Зачем нужно уничтожать документы?
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения правомерно считать (п. 2.3 Правил, установленных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526):
Документы со сроком хранения более 10 лет обязательно направляются в архив (с меньшим сроком — остаются в структурном подразделении, в котором осуществляется делопроизводство). Таким образом, можно ориентироваться на правило: документы, находящиеся в архиве, уничтожать необязательно. Однако, объективная потребность в уничтожении документов может быть обусловлена:
Кроме того, предприятие будет продолжать нести затраты на обеспечение сохранности документов.
Правовые требования для уничтожения документов
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения не регламентирован на федеральном уровне. Есть инструкции, действующие на уровне региональных, муниципальных, ведомственных правовых актов.
На основании ключевых положений указанных нормативов можно сформировать нижеследующую общую инструкцию, на основании которой проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
Какие документы можно уничтожить?
Разрешается уничтожать только документы, у которых:
1. Истек срок хранения
2. Однозначно не установлен постоянный срок хранения согласно приказу № 236, перечню от 06.10.2000 года.
Методы уничтожения документов
С документами могут быть осуществлены: измельчение (шредирование), сжигание или воздействие на них химическими реактивами. При этом, проведение таких процедур силами предприятия может быть значительно осложнено. Во всех указанных случаях уничтожение документов сопровождается формированием твердых бытовых отходов (мелкой бумаги, пепла). Их утилизацию должна производить специализированная организация по договору с хозяйствующим субъектом. Необходима проработка процедуры передачи ТБО подрядчику, документирования оборота отходов.
По вопросам уничтожения документов с истекшими сроками хранения получите консультацию эксперта бесплатно по телефону: 8 800 200 10 10