Повышение экономической эффективности управления коммерческим банком: хранение и защита данных

1 Декабрь, 2008 В современных условиях совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально организовано в учреждениях и на предприятиях информационное и документационное обеспечение управления.

Banks & technology

А.В. Рыков

Руководитель Департамента ДОУ
и архивной обработки документов
ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр»,
преподаватель кафедры Документоведения и ДОУ
Государственного Университета Управления

 

В современных условиях совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально организовано в учреждениях и на предприятиях информационное и документационное обеспечение управления. Вообще, управление документацией — это функция менеджмента, которая распространяется на полный жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, архивное хранение и уничтожение.

«Документы создаются, получаются и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия регулирующей среде и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени».

В настоящей статье приведена методология разработки стандарта учета и передачи документов кредитной организации на внеофисное хранение, синхронизации процедур обработки документов на всех стадиях его жизненного цикла.

Кредитные организации являются собственниками документов и хранят свои документы самостоятельно в соответствии с правилами бухгалтерского учета и документами, выпускаемыми Центробанком, налоговой службой и другими министерствами и ведомствами. Преимущественно, кредитные организации реализуют следующие операции:

  • привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);
  • размещение указанных выше привлеченных средств от своего имени и за свой счет;
  • открытие и ведение счетов юридических и физических лиц;
  • расчеты по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков-корреспондентов, по их банковским счетам;
  • инкассацию денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;
  • куплю-продажу иностранной валюты в наличной и безналичной формах;
  • привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов;
  • выдачу банковских гарантий;

Кредитные организации в пределах своей компетенции обеспечивают защиту сведений, составляющих государственную тайну, ведут бухгалтерский учет и предоставляет финансовую и иную отчетность в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами и нормативными актами Банка России. Все кредитные организации обязаны хранить документы в течение сроков, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

Соответственно приведенным выше операциям и процедурам создаются различного рода документы (бумажные и электронные). Их движение называется документооборотом. Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Для обеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного рода решений и предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена информационно-поисковая система. Самый значительный объем документов кредитных организаций – документы дня (дебетовые документы дня по операциям со счетами клиентов: платежные поручения, мемориальные ордера, платежные требования, инкассовые поручения и сводные мемориальные ордера - рубли, валюта.).

Разнообразие информационных ресурсов (как по форме представления информации, так и по виду носителя) и их значительный объем порождает проблему нахождения данных, необходимых в конкретный момент времени и на определенной стадии подготовки и принятия управленческих решений. Эффективная реализация функции поиска возможна лишь при соответствующей организации процесса хранения данных

При прочих равных условиях, система должна обеспечивать минимальные затраты на организацию процесса хранения документов, которые в современных условиях в основном складываются из затрат связанных с арендой помещений, затрат на техническое, кадровое и методическое обеспечение функционирования архива.

Как правило, затраты на организацию процесса хранения документов составляют значительную часть совокупных затрат организации и как следствие возникает адекватная потребность в их минимизации.

Рассмотрим вариант передачи функции ведения архива на внешнее управление. Во многом внеофисное хранение документов позволяет снизить накладные расходы на ведение бизнеса, сосредоточиться исключительно на деятельности, приносящей прибыль. Специализированная компания, которая профессионально занимается хранением и архивной обработкой документов (далее Хранитель), хранит документы своих клиентов (далее Заказчик) в специализированных архивных хранилищах. Такие хранилища обязательно оборудуются в соответствии с основными принципами безопасности, а именно: системами пожарной сигнализации и пожаротушения в соответствии с требованиями пожарной службы РФ а также системами, обеспечивающими поддержание температурно-влажностного режима, необходимого для длительного хранения документов и круглосуточной охраной.

В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги. Каждому коробу, а также папке, делу или файлу внутри короба присваивается номер (в самых современных хранилищах используется система штрих ? кодирования каждой единицы хранения), который заносится в систему учета документов, поступивших в архивное хранилище. На каждый короб составляется описание вложения документов. Если заказчику необходимо поработать с документами, переданными на хранение в архивное хранилище, он отправляет Хранителю заявку на изъятие документа. Далее документы либо выдаются из архивного хранилища авторизованному представителю Заказчика, либо хранитель доставляет документы непосредственно в офис Заказчика.

При передаче документов на депозитарное хранение сторонней организации Заказчик полностью обеспечивает надежную защиту информации: архивные хранилища устроены таким образом, что абсолютно невозможно понять, что хранится в том или ином коробе без соответствующего запроса информационной системы.

Документы, хранятся в аутсорсинговых компаниях обезличено. Понять принадлежность короба с документами к той или иной компании невозможно без соответствующего запроса информационной системы. Ответственные сотрудники, имеющие полномочия на формирование соответствующих запросов не имеют свободного доступа в хранилища. И наоборот: кладовщики, обслуживающие хранилища (авторизованный персонал), не имеют доступа к информационной системе. Доступ представителей клиентов возможен только в сопровождении авторизованного сотрудника аутсорсинговой компании.

Все архивные хранилища находится под круглосуточной охраной, обеспечиваемой частными охранными агентствами. Помимо этого, хранилища оснащены специальной охранной системой, которая в случае несанкционированного доступа посылает сигнал тревоги не только на внешний пункт охраны складского комплекса, но и в местное отделение милиции, и на мобильный телефон ответственного сотрудника компании. В целях обеспечения пожарной безопасности хранилища оснащены уникальной многоуровневой спринклерной системой пожаротушения и системой дымодетекции. В случае возникновения пожара сигнал тревоги посылается как на пункт охраны складского комплекса, так и в ближайшую пожарную часть, и мобильный телефон ответственного сотрудника компании. В каждой секции хранилища установлены порошковые огнетушители. В целях поддержания правильного температурно-влажностного режима хранения документов в хранилище установлена система климат-контроля: в хранилищах постоянно поддерживается температура не ниже 13? С; уровень влажности не превышает 65%. Уровень пола в хранилищах расположен на высоте 1 метра над уровнем земли. Первый уровень стеллажей находится на высоте 10 см от пола.

Инициирование любого процесса движения коробов с документами возможно только по заявке клиента. В целях обеспечения конфиденциальности и предоставления доступа к документам только авторизованному персоналу компании клиента, специально применяется система авторизации сотрудников Банка.

Компании, которые профессионально занимаются депозитарным хранением документов, оказывают широкий спектр дополнительных услуг по «приведению документов в порядок», а точнее - по архивной обработке документов (в.т.ч. составление номенклатуры дел, проведение экспертизы ценности документов и др.). Соответственно, документы могут передаваться на депозитарное хранение будучи уже проиндексированными по номенклатуре (которую также сможет разработать специализированная аутсорсинговая компания). Тогда документы будут систематизированы и подготовлены к передаче на внеофисное хранение уже с учетом их классификации по логическим структурам. Таким образом, данная процедура вполне может претендовать на комплексную экспертизу ценности всего фонда документов.

Процесс передачи фонда документов на внеофисное хранение может быть формально разделен на 3 этапа:

  • описание и упаковка документов в архивные короба;
  • вывоз документов из организации;
  • управление фондом документов, находящихся на внеофисном хранении.

Первый и второй этапы реализуется посредствам направления в Банк архивистов для описания и индексирования всех документов согласно номенклатуре. Третий этап реализуется посредствам заказов и соответствующей доставки коробов с документами. Традиционно, большинство заявок на обслуживание документов отправляются посредствам факсимильной связи. Но существует и альтернативный способ – web доступ к средствам управления данными. При соответствующем обслуживании, система позволяет любому зарегистрированному пользователю контролировать собственные архивные записи, которые могут храниться как в его офисе, так и в специализированном архивном хранилище. Система позволяет сотрудникам Банка получать доступ к базе данных и самостоятельно выполнять самые разнообразные задачи, тем самым исключая необходимость использования телефонных средств связи и позволяя забыть о связанном с ними искажении информации. Данная система позволяет заказывать самые разные услуги, проверять текущее состояние размещенных заказов, а также постоянно обновлять информацию, связанную с позициями, переданными на внеофисное хранение. XE "Logging In" Важнейшим параметром для клиентов является безопасность. Соответствующие системы гарантирует уровень конфиденциальности информации клиентов. Для этого каждый пользователь, чтобы войти в систему должен иметь уникальное Имя пользователя XE "User Name"и Пароль XE "Password" . Настройки для имен пользователей и паролей задаются через отдел обслуживания клиентов путем заполнения формы для предоставления доступа к конфиденциальной информации.

XE "Pick up items from me:Delivery Wizard" XE "I'll describe the type of service I want: Delivery Wizard" Если пользователь желает, чтобы аутсорсинговая компания обеспечила его сервисом, отличным от сбора для дальнейшего хранения или доставки контейнеров, папок с документами или магнитных лент, необходимо выбрать соответствующую опцию: на экран компьютера пользователя будет выведено окно со свободным полем для ввода текстовой информации, в котором он может дать словесное описание того типа обслуживания, который ему необходим.

Предположим, пользователю необходимо просто ознакомиться с содержанием одного документа, который находится в определенном контейнере на хранении, но при этом пользователю не нужна доставка этого контейнера и не требуется оригинал искомого документа. В этом случае пользователь может разместить заказ на поиск такого документа и отправки его по факсу.

Теперь попробуем определить экономическую эффективность внеофисного хранения документов. Для расчёта потребуются следующие данные:

  • стоимость аренды офисной площади,
  • стоимость и размеры оборудования, используемого для хранения документов в офисе,
  • кадровые затраты,

Для точного расчёта будут нужны расценки на оказываемые услуги:

Операция Примерная стоимость
Стоимость короба 1,5-2,5 долларов
Хранение короба 1-2 доллара в месяц
Доставка коробов 10-15 долларов за поездку
Перемещение короба 1-2 доллара за операцию
Уничтожение короба 2-4 доллара за короб
Безвозвратное изъятие короба из Хранилища 2-4 доллара

Рассмотрим небольшую организацию (100 ? 200 сотрудников), с документооборотом 3000 стандартных дел в год. Пусть компания арендует помещение за 600 долларов за квадратный метр в год. Предположим, что в архиве организации используется экономичное хранение документов (на открытых стеллажах). Будем считать, что на внеофисное хранение ежегодно планируется отправлять полный объём документов ? 3000 дел.

При 6-полочном хранении 3000 стандартных дел (150 листов - 1,5 см) потребуется 7,5 м стеллажей, а один такой метр приблизительно стоит 200 долларов. Итак, в год на 7,5 м стеллажей, которые не потребуется закупать благодаря передачи документов экономия составит 1500 долларов.

При длине стеллажа 1м. и ширине 0,5 м., площадь 7,5 стеллажей составит 3,75 кв.м. Если учесть и площадь обслуживания (т.е. площадь проходов), то общая площадь стеллажей составит 6,4 кв.м. Чтобы определить экономию на офисной площади, подсчитаем стоимость годовой аренды 6,4 кв.м по ставке 600 дол./кв.м в год. Получаем, что экономия составит 3840 долларов в год.

По оценкам специалистов, в среднем на обслуживание 10000 дел требуется один сотрудник архива. Таким образом, отправляя на хранение 3000 дел, организация экономит 0,3 ставки архивиста, примерно равной 500 долларов.

При внеофисном хранении документов, хранение короба будет стоить около 20 долларов в год; обслуживание короба примерно удваивает стоимость. Поэтому оценим общие расходы на внеофисное хранение документов, в пересчете на короб, в 40 долларов в год (для более точной оценки нужно будет определить, насколько часто документы будут возвращаться из внешнего хранилища, будет ли использоваться услуга конфиденциального уничтожения документов, и т.д.)

Остается подсчитать, в какую сумму обойдется внеофисное хранение 3000 дел: для размещения 45 метров документов потребуется 113 коробов; при стоимости хранения одного короба 40 долларов в год, затраты фирмы в год на внеофисное хранение документов составят 4520 долларов.

В результате всех подсчетов получается, что суммарная экономия составит 2220 долларов в год. Таким образом, в рассмотренном примере передача документов на внеофисное хранение оправдана, даже с учётом возможных погрешностей в расчётах.

Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
ОСГ Рекордз Менеджмент 8 800 200 10 10.