Забота о ближнем за его же деньги

1 Апрель, 2008 14 ноября 2006 года впервые в истории Российской Федерации внимание высшего государственного органа было уделено острейшим проблемам развития банковской системы страны.

Office magazineОксана Королева

Кто-нибудь задумывался о том, сколько рабочего времени «съедают» текущие дела? Закон «80 на 20», согласно которому за полноценный рабочий день только 20 процентов приходится на основную работу, а все остальное время тратится на «текучку» - стал классическим примером во всех учебниках по тайм-менеджменту. Все сокрушаются, жалуются и соглашаются с тем, что так больше жить нельзя, но… все равно посвящают работе только пятую часть рабочего времени. А ведь есть, есть способ перестать тратить время на сопутствующие дела! Имя ему – аутсорсинг.

Что такое, кто такой?

Если совсем кратко, то аутсорсинг – это передача непрофильных задач специально обученным людям. То есть, если надо отвезти документы – не вы едете в другой конец Москвы, а сотрудник курьерской службы. Если надо привести в порядок ваш архив или систематизировать важные бумаги не вы копаетесь в бумагах недели напролет, а поручаете это дело профессиональным архивистам. Если встал вопрос о том, чтобы организовать корпоративное питание сотрудников, потому что после обеда их невозможно вытащить из ближайшего кафе после бизнес-ланча – эту задачу решает не завхоз вашей фирмы и не секретарь, а снова таки специальные кейтеринговые компании. То же и с уборкой помещений. Правда, с этой задачей вполне успешно справятся клининговые компании. В общем, идея аутсорсинга – избавить компанию от хлопот и забот, без которых нельзя нормально функционировать и в то же время, которые забирают много сил, времени и денег. Есть у аутсорсинга один важный нюанс – обращаться к нему следует только в том случае, если ваша проблема не носит эпизодический или случайный характер.

«На аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1-2 лет)», - рассказывает Дмитрий Прусов, руководитель дивизиона «Товары» компании ОМС.

Ты мне нужен или нет?

В каких случаях нужно прибегать к аутсорсингу? Общий принцип аутсорсинга предполагает: то, на чем компания делает деньги, - она выполняет сама, а для ведения непрофильных функций нанимает специализированные компании. Эксперты выделяют три основные причины перехода на аутсорсинг: желание сконцентрироваться на основном виде деятельности, повысить качество выполнения непрофильных бизнес процессов, добиться снижения затрат на их выполнение.

В целом логично отдать во внешнее ведение все, что не является профильным направлением бизнеса, - ИТ (частично), PR- (частично), маркетинговый консалтинг, уборку, охрану, питание, расчет заработной платы. Целесообразно отдать на внешний подряд также все, что связано с дорогой инфраструктурой, например, телекоммуникации, управление недвижимостью или эксплуатацию зданий. К наиболее востребованным услугам аутсорсинга относятся также аренда серверного оборудования и сетевой инфраструктуры, хостинг баз данных и web-систем, резервное хранение данных, администрирование систем, обеспечение информационной безопасности, техническая поддержка и обслуживание, мониторинг и статистика, онлайновая поддержка пользователей, восстановление информационных систем в случае аварий (DRS), любые заказные решения и пр.

По мнению экспертов рынка, особенный спрос в услугах внешних подрядчиках испытывают компании, которые находятся в стадии интенсивного роста, а также компании, финансовое состояние которых может себе позволить услуги аутсорсинга.

Кстати говоря, сами аутсорсинговые компании вполне активно пользуют аутсорсинг. Рассказывает Дмитрий Прусов: «Наша компания, являясь провайдером услуг клининга, кейтеринга, эксплуатации и МТО, сама пользуемся услугами аутсорсинга. Так, управление складом, начиная с поддержания товарного запаса, заканчивая отгрузкой клиентам мы передали нашему партнеру. И знаете, нисколько об этом не жалеем. Заявляю вам ответственно – я лично, как руководитель по логистике, избавился от огромной головной боли, связанной с нормальным функционированием склада».

Одна из главных причин активного развития и постоянного расширения горизонтов рынка аутсорсинга заключается в том, что аутсорсинг – очень выгодная услуга, достоинства которой весомо превышают недостатки.

Прежде всего, аутсорсинг решает самую главную проблему – экономит время заказчика. Заказывая услугу, клиент сразу получает результат, а не подготовительные работы. Подрядчик приступает к профессиональному исполнению своих обязанностей сразу же после подписания договора о сотрудничестве. Ему не нужно входить в курс дела, адаптироваться к компании, знакомиться с нюансами и проходить другие этапы, которые неизбежно оказываются на пути любого нового сотрудника, который гипотетически мог бы выполнять штатно задачу аутсорсеров. К тому же, нет необходимости тратить время на поиски этого сотрудника, формировать для него место, тратить время на обучение и т.д. Компания-поставщик услуги уже владеет технологией выполнения задач. Если заказчик ощущает, что этой технологии нет и идут разговоры о погружении в проблему, то от услуг такого поставщика нужно немедленно отказаться.

Еще один плюс – четкость позиции. Исполнитель знает, что хочет, на какие уступки он может пойти. К тому же, он – стороннее лицо, заинтересованное в том, чтобы сохранить свою репутацию и пополнить ряды клиентов. В отличие от него сотрудники внутри организации часто имеют свои интересы, не соответствующие декларируемой менеджерами цели. Иначе говоря, аутсорсинг позволяет «разбить» горизонтальные связи в корпорации, которые с точки зрения теории управления далеко не всегда желательны. «Нам не интересны интриги и политесы клиента, - рассказывает соучредитель компании «Мегаполис», - главное для нас – удовлетворить заказчика и сделать так, чтобы он не только стал нашим постоянным клиентом, но еще и других за собой привел».

Немаловажным является и прозрачность отношений. Заказчик получает не пылесос и тряпку, а чисто убранный офис, не специалиста по IT, а работающую сеть, не повара, а сытых сотрудников, список можно продолжать бесконечно долго.

При всех очевидных выгодах, есть у аутсорсинга и ряд недостатков. По мнению участников рынка, самые главные риски аутсорсинга – утечка информации, нечеткое определение целей и задач, некачественный сервис. Еще один минус аутсорсинга – чрезмерная зависимость от одной компании и гипотетическая неуправляемость процессов в форс-мажорных обстоятельствах. «Все-таки при аутсорсинге степень взаимного проникновения компаний-участников велика и в случае какой-то неординарной ситуации, невозможность исправить ситуацию заказчиком собственными силами. Тем не менее, считаю, если правильно договориться на переправе, перед подписанием договора – то данный минус настолько теряется за всеми плюсами, что о нем не стоит и упоминать» - объясняет ситуацию Дмитрий Прусов из компании «ОСМ».

А вот мнение Ирины Талановой из компаний «ОСГ Рекордз менеджмент»: «Трудно сказать о слабых сторонах аутсорсинга. Все зависит от степени полномочий, которые вы передаете организации, степени доверия между партнерами, степени детализации переданной на хранение информации, которая позволяет или не позволяет компании аутсорсеру вовремя и эффективно выполнить заявку клиента».

Существуют еще и так называемые ценовые риски. Так, нередко случается, что клиент заключает долгосрочный договор на одни деньги, а потом оказывается, что дешевле было бы все делать своими силами (например, если упадет стоимость кадров). Опять же, у клиента нет никаких рычагов влияния на подрядчика. Единственный аргумент – денежный рубильник, но если доходит до штрафов, неустоек и прочих финансовых скандалов, то всякий раз, защищая свои интересы, клиенту приходится тратить и силы, и нервы, и время.

Не менее значимым является и так называемый психологический риск. Зачастую, клиенты не внешних организаций не готовы доверить внутрифирменную информацию и положиться на «варягов». Причем, как отмечают наши эксперты, подобные барьеры существуют как у «дающей» стороны, так и у «принимающей».

Расширяем горизонты

Клининг, кейтеринг, бухгалтерские и IT-услуги являются безусловными лидерами на рынке аутсорсинга. Наряду с традиционными, появляются и новые, весьма перспективные направления. Рассказывает Ирина Таланова из компании «ОСГ Рекордз Менеджмент»: «Аутсорсинг документационного обеспечения управления (ДОУ) – от разработки номенклатуры дел и положений о подразделениях службы ДОУ до вывода архива организации на внешнее внеофисное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения – это новая разновидность аутсорсинга, только набирающая оборот в России. На определенном этапе развития любой компании наступает момент, когда становится очевидна необходимость управления процессом роста количества документов, обеспечения их правильного учета и безопасного хранения. Аутсорсинг ДОУ позволяет передавать (и как показывает практика весьма результативно) часть традиционных функций управления таких как, например, регистрация и поиск информации, сторонней организации. При четкой организации правовых отношений (и в частности заключении договора) собственник документов гарантирует себе четкую и бесперебойную работу всей обеспечивающей подсистемы управления».

Еще одна тенденция развития рынка аутсорсинга, возникновение так называемого аутстаффинга, когда организация эксперт в своей области предоставляет услуги своих квалифицированных и профессиональных сотрудников для выполнения задач клиента на его территории. Для примера, компания ОСГ, являясь экспертом в области оказания услуг по архивной обработке документов, успешно сотрудничает со многими крупными компаниями из различных секторов экономики по организации внутреннего документооборота с учетом специфики и требований к организации архива компании заказчика.

Но дальше всех пошла, пожалуй, компания «ОСМ», которая первой на рынке аутсорсинга России ввела понятие «аутсорсинг аутсорсинга». В прайсе компании эта услуга носит название Аутсорсинг Управления Делами (АУД) и представляет из себя мечту любого офис-секретаря – концентрацию всех необходимых для жизнеобеспечения офиса услуг в формате «одного окна». Организация корпоративного питания, снабжение товарами для офиса, уборка помещений и территорий, эксплуатация зданий и сооружений, обеспечение телекоммуникаций, обслуживание оргтехники,

офисный секретарь, курьерская служба, организация поездок, организация корпоративных мероприятий, архивирование и хранение документов, охрана – все эти, казалось бы, разноплановые услуги теперь можно заказать буквально у одного менеджера. Разумеется, компания, которая предлагает АУД не содержит в своем штате всех специалистов. Она просто перепоручает заказы своим субподрядчикам. Как к этому относятся другие игроки рынка? «Исключительно положительно, - отвечает Ирина Таланова из компании «ОСГ Рекорд Менеджмент», - при условии, что все стороны участники проекта являются профессиональными игроками на рынке и экспертами в своей области. Однако, заключая подобные соглашения, необходимо принимать во внимание согласие заказчика на привлечение субподрядчика на оказание услуг. Так же важно, при участии в проекте более чем одного исполнителя в договоре на оказание услуг/работ, должна быть четко прописана ответственность исполнителя (ей) за результат».

А вот мнение Дмитрия Прусова из компании «ОСМ»: «Аутсорсинг Управления Делами и в самом деле уникальная для России система. То, на чем наша компания специализируется – мы выполняем нашими силами. В остальных случаях – привлекаем сторонние компании. В любом случае у таких заказчиков нет ни Директора АХО, ни офис-менеджера, ни девушки на reception – есть надежный партнер, который закрывает работу офиса в целом. Очень удобная, к слову, услуга для небольших офисов, численностью до 100-150 сотрудников».

ВРЕЗ: В ЧЕМ ВЫГОДА АУТСОРСИНГА? (на примере бухгалтерских услуг)

Наименование Цена: штатного главного бухгалетра Цена по договору со специалистами компании-аутсорсера
Оснащение рабочего места для бухгалетра мин. 60 000 руб. 0
Покупка бухгалтерской программы и ее обслуживание мин. 12 000 руб. 0
Стоимость работы 30 000 руб. от 10 000 руб.
Повышение квалификации (семинары, курсы) мин. 4 500 руб. 0
Конфиденциальность Нет гарантии Есть гарантия
Ответственность за проделанную работу На плечи руководителя По договору

По данным журнала Office Magazine

Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
ОСГ Рекордз Менеджмент 8 800 200 10 10.