Уничтожение архива документов

Конфиденциальное уничтожение архива документов защищает ваши данные от возможности использования данных с документов мошенниками, конкурентами или кем-либо ещё.
Полный цикл архивных работ своих документов от создания до уничтожения проводите в ОСГ и вы всегда будете с соблюдением архивного законодательства
Многие документы содержат персональные данные ваших клиентов, партнёров, сотрудников. Конфиденциальное уничтожение таких документов в ОСГ производится в согласии с ФЗ №152 "О персональных данных".
После выделения дел к уничтожению вы абсолютно законно при желании можете уничтожить документы с истёкшим сроком хранения. Затраты на содержание архива снизятся.
Уничтожать свои документы в ОСГ - отличный способ для компаний продемонстрировать свою корпоративную социальную ответственность. Документы уничтожаются путём шредирования и уничтоженный материал оправляется на вторичную переработку.

Уничтожение архива документов

Утилизация любых типов документов — сложный, многоступенчатый процесс. На протяжении которого требуется и знание законодательной базы, и опыт решения специфических задач. Доверить задачу организации по уничтожению документов — значит существенно оптимизировать бизнес-процессы. Уничтожение архива документов в организации силами внутреннего персонала — это непрофильное использование сотрудников компании и дополнительные издержки на обработку документов. За преждевременное уничтожение документов предусмотрена административная (ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ) и налоговая (ст. 120 НК РФ) ответственности. При совершении организацией двух или более правонарушений — штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение.

Уничтожение архива документов производится согласно строго регламентированной законодательством процедуре. Порядок действий такой же, как и при обработке меньшего количества документации. Проводится экспертиза ценности документов, выделяются дела постоянного и длительного хранения. Архивная документация с истекшим сроком хранения может быть направлена на уничтожение. Для того чтобы гарантированно убедиться в том, что на уничтожение направлены только документы с истекшим сроком хранения — требуется провести полистный просмотр всех архивных дел. Статистика показывает, что при ведении архива силами внутреннего персонала компании до 25% документации лежит в папках, название корешков которых не соответствует их содержимому. В такой ситуации полистный просмотр — единственная возможность избежать риска уничтожения документов длительного или постоянного хранения.

Как происходит уничтожение архива документов

1.
Выделение дел к уничтожению
Перед тем, как заказать уничтожение архива документов, нужно провести выделение дел к уничтожению. Можно организовать отдельные работы по выделению дел к уничтожению или заказать профессиональную услугу экспертизы ценности документов. В результате экспертизы ценности вы обладаете и списком документов, которые уже можно уничтожить, и информацией о сроках хранения всех остальных документов, уничтожить которые по закону можно после окончания срока хранения. Дата, после которой разрешено уничтожить документы из архива будет указана в описи. Закажите экспертизу ценностей документов, чтобы получить значния о точных сроках хранения для каждого своего документа.
2.
Уничтожение архива документов
После выделения дел к уничтожению и подписания акта с указанием дел руководителем орагнизации, документы сотрудники ОСГ переместят в центр конфиденциального уничтожения документов. В Центре уничтожения данных документы уничтожают методом шредирования на специальном шредере, с уровнем уничтожения от третьего и выше. Документы уничтожаются методом шредирования. Шредированный материал передаётся на вторичную переработку. Документы уничтожены безвозвратно. Данные защищены. Законы соблюдены.
3.
Сохранение экологии
Вторичная переработка бумаги сокращает вырубку лесов, потребление воды и электроэнергии, и, как следствие – сохраняет природу. Уничтожение документов в ОСГ – отличный метод для вас внести свой вклад в сохранение природы и позаботиться о будущих поколениях, а также рассказать своим партнёрам о вашей социальной ответственности. Получите сертификат экологического менеджмента в ОСГ после передачи документов на уничтожение, повесьте его в офисе, разместите на сайте и сообщите о своём вкладе партнёрам и коллегам из индустрии.

Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
ОСГ Рекордз Менеджмент 8 800 200 10 10.