Архивное хранение документов

Документы хранятся в профессиональном архиве и вы уверены в их безопасности и конфиденциальности, потому что доступ к документам, право на заказ доставки, сканирования, обработки, копирования документов имеют только те сотрудники, кого вы сами назначили и авторизовали в профессиональной системе по управлению бумажными документами i-Архив.
Внеофисное хранение документов сокращает ваши расходы на дорогое офисное пространство. Регистрация документов в ОСГ при принятии на хранение позволяет вам быстро заказать и безопасно получить оригинал или скан-копии любого нужного вам документа. Время на поиск документов сокращается в разы. Сотрудники используют своё рабочее время на выполнение целевых задач, которые ведут к успеху и повышают прибыль организации.
Каждый документ имеет установленный законодательством срок хранения, в течение которого фискальные и друге надзорные органы могут запросить документ и вы будете обязаны его предоставить. В случае непредоставления документов в срок организация рискует быть оштрафованной за каждый такой случай на 300 000 рублей. Профессиональная система по управлению документами исключает вероятность организации быть оштрафованной, гарантирует вам сохранность документов на протяжении всего срока хранения и позволяет получить оригинал любого документа из архива быстро.
Документы хранятся в профессиональных архивных хранилищах, оборудованных системами противопожарной безопасности и климат-контролем. Большинство хранилищ соответствует стандартам класса А и А+. Каждое хранилище – стратегический объект, централизованная система безопасности и техническое обеспечение которых гарантирует физическую сохранность документов. Обеспечена юридическая безопасность руководителей компании и сотрудников финансовой службы: все требуемые законом документы в сохранности и доступны в течение суток.
Все требуемые законом документы доступны по первому требованию контролирующих организаций. Данные хранятся в соответствии с установленными законом сроками хранения. Руководители компании защищены от рисков понести уголовную и административную ответственность, устанавливаемую за нарушение обработки и сохранности документов.
Управляйте вашими документами с помощью интеллектуальной системы по управлению документацией - i-Архив. Интерфейс i-Архива прост и интуитивно понятен, вы и ваши сотрудники можете приступить к работе в i-Архиве сразу – без специальной подготовки или обучения. Например, вы можете заказать скан-образ документа, оригинал документа и получить его в день заявки или на следующий день.
ОСГ работает во всех городах России и странах СНГ. Мы помогаем управлять архивами любого объёма, в том числе архивами компаний общенационального и международного масштаба. Сеть из 30 профессиональных архивных хранилищ позволяет построить удобную схему хранения документов всех офисов вашей компании в любых городах России.
Быстрый и точный поиск любого документа позволяет оперативно работать с любыми запросами клиентов. Сокращение расходов на хранение документов и организация эффективного документооборота даёт вам возможность предоставить лучшие решения и лучшее обслуживание вашим клиентам. Современный документооборот способствует ускорению принятия управленческих решений. Вы обретаете личный успех, а ваша компания – растёт.

Архивное хранение документов

Различные нормативные акты и корпоративные процедуры предписывают обязательное долговременное хранение множества бумажных документов в архиве, например, договоров, личных дел, финансовых бумаг.Наиболее распространенные задачи по хранению документов в организации — хранение документов бухгалтерского учета и хранение кадровых документов.
Правила хранения бухгалтерских документов, документов налогового учета, в том числе сроки хранения денежных документов (накладных, счетов-фактур, актов, кассовых документов, документов строгой отчетности, т.е. так называемой «первички») регулируются законами РФ, приказами Росархива и варьируются (см. также Программа управления кредиторской задолженностью). Кроме того, в определенный момент количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих государственных и коммерческих компаний, предприятий и организаций. Долгосрочное хранение документов непосредственно в офисе компании имеет тенденцию сдерживать скорость движения документов и эффективность ее работы в целом, не говоря уже об увеличении стоимости затрат содержания архива.

До недавнего времени большинству компаний и организаций в такой ситуации приходилось отнимать площади под архив у дорогого офисного пространства, приходилось также самостоятельно заботиться о сохранности архива, обучении персонала подготовке документов к архивному хранению, систематизации и хранению документов. Несовершенные условия хранения документов, устаревшие технологии и текучка кадров замедляли поиск документов и становились частой причиной их утери. ОСГ предлагает компаниям современное альтернативное решение, которое позволяет уменьшить расходы и повысить эффективность — это организация архивного хранения документов.

Услуги по хранению документов, т.е. организация депозитарного хранения документов в специализированном архивном комплексе при постоянном контроле сроков и других условий хранения каждого из многочисленных видов документов — современное решение проблемы дорогостоящего содержания собственного архива для крупных компаний и компаний с большим документооборотом в бумажной форме.

Хранение документов в архиве

Несмотря на кажущуюся сложность, подготовка документов к архивному хранению и сдача документов в архив происходят относительно быстро. ОСГ упакует ваши документы в специально предназначенные для хранения документов короба, транспортирует их и разместит в своих архивных хранилищах — профессионально оборудованных помещениях для хранения документов.

Помимо надежности и конфиденциальности внеофисное хранение документов обладает массой полезных свойств. Вы можете в любой момент запросить скан документа, если сканирование документов не было произведено ранее в соответствии с услугой e-Архив, заказать доставку оригиналов документов, а по истечении обозначенных законодательством сроков архивного хранения документов — конфиденциальное уничтожение документов.

i-Архив от ОСГ поднимает процесс хранения документов и управления ими на качественно новый уровень, передавая заботы об организации архивного хранения документов всего Вашего архива в руки специалистов ОСГ. Информация о каждом документе помещается в вашу новую онлайн базу данных. Вы можете запросить сканирование любого документа и получить его по сети или заказать доставку оригинала курьером ОСГ.

ОСГ работает во всех городах России, Архивные хранилища документов ОСГ есть во всех крупных регионах России. Наши специалисты проконсультируют вас по вопросам архивного хранения документов и дел, организации хранения архивных документов на вашем предприятии или в организации.

e-Архив предусматривает не только конфиденциальное хранение документов в архиве, но и сканирование (оцифровку) документов всего вашего бумажного архива. В результате вы получаете полностью электронный архив в то время, как бумажные документы надёжно хранятся в профессиональных архивных хранилищах ОСГ. Представьте себе современный офис без лишних бумаг. Более того, у вас появляется круглосуточный доступ ко всем файлам отсканированных документов, где бы вы ни находились. Хранение документов в электронной форме обогащает ваш инструментарий незаменимой функцией быстрого поиска по ключевым словам и атрибутам документов.

Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка и передача документов на архивное хранение производится квалифицированными специалистами, четко понимающими всю важность и серьезность поставленной задачи.

Архивное хранение документов вне офиса дает множество преимуществ, начиная с элементарной экономии офисного пространства и заканчивая сохранением значительных финансовых ресурсов, расходуемых на самостоятельное ведение архива.

Как организовано архивное хранение документов в ОСГ

1.
Доступ к i-Архиву
Сразу после заключения договора вам предоставляется доступ в i-Архив – интеллектуальную систему управления вашими документами. Ответственные сотрудники вашей компании получают персонализированный доступ к этой системе. Через i-Архив вы оформляете передачу документов на внеофисное хранение, заказываете скан-копии документов или доставку оригиналов документов в офис. С помощью этой системы можно также оформлять заказы на архивную обработку документов, создание е-Архива и другие услуги.
Узнайте больше: Система i-Архив
2.
Обеспечение хранения
Ваши документы хранятся в огромных архивных хранилищах ОСГ среди десятков тысяч других документов. Документы помещены в специальные архивные короба, которые абсолютно идентичны и обезличены. Архивные короба ОСГ изготовлены из высокопрочного гофрокартона, выдерживают большие нагрузки и вмещают в себя до 2500 документов. Конструкция короба защищает документы от внешних повреждений.
Узнайте больше: Центры хранения ОСГ
3.
Перемещение документов в Архив
В момент приёма документов наши курьеры наклеивают уникальный штрих-код на каждый короб. Штрих-коды сканируются на каждом этапе перемещения документов: при передаче документов сотруднику ОСГ, доставке в хранилище, перемещении документов на архивную обработку или сканировании и размещении на стеллажах. Точно так же штрих-коды считываются на каждом шаге, когда вы запрашиваете доставку оригиналов в офис. Таким образом, в каждый момент времени мы точно знаем, где находятся ваши документы.
4.
Размещение на стеллажах
При поступлении документов в хранилище обезличенные штрихкодированные короба мы размещаем на архивных стеллажах. Короба расположены на разных стеллажах архива, без группировки по клиентам. Каждый короб находится на определённом месте, мы всегда знаем, где конкретно установлен короб или документ, который вы заказали на доставку, сканирование, архивную обработку или конфиденциальное уничтожение.
5.
Получение нужных документов
Через i-Архив вы в любой момент можете заказать скан-копию нужного вам документа или доставку оригинала в офис. Скан-образ документа или его оригинал вы получаете в день заказа или на следующий рабочий день. По вашему заказу квалифицированные архивисты могут провести архивную обработку документов, экспертизу ценности, составить архивную опись. Специалисты ОСГ также могут перевести ваши документы в электронный вид. Управляйте документами с i-Архивом - это легко.
6.
Конфиденциальное уничтожение
Мы поможем вам определить сроки хранения ваших документов, после которого их можно будет уничтожить, проведя экспертизу ценности документов. По окончании срока хранения документы по вашему желанию будут отправлены прямо на конфиденциальное уничтожение или мы продолжим их хранить. Ваши данные защищены на протяжении всего жизненного цикла документа.
Узнайте больше: Уничтожение документов

Сделать запрос сейчас

Полезные ссылки по архивному хранению документов

Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.

Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10