Архивное хранение бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы занимают большую часть вашего архива. Освободите офисное пространство, заказав внеофисное архивное хранение бухгалтерских документов,и документов других типов в ОСГ.
Документы хранятся точно в соответствии с установленными законом сроками и условиями хранения. Руководители и компания защищены от административного наказания, штрафов, и уголовной ответственности.
Закажите доставку нужных бухгалтерских документов из Архива прямо к вам в офис или получите его скан-копию через электронный архив - е-Архив.
Документы сохранены от потери, защищены от физических повреждений, конфиденциальность информации соблюдена.

Большой частью потока бумажной документации являются бухгалтерские документы. Они составляют примерно 80% от общей массы документов. Существуют определенные ограничения в сроках хранения бухгалтерской документации — документы постоянного и временного хранения.
Хранить бухгалтерскую документацию — первичная обязанность юридических лиц (ООО, ОАО, ИП). Ключевым моментом в этом случае является соблюдение законодательства Российской Федерации в обеспечении безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета.

Законодательные требования к хранению бухгалтерских документов

Архивное хранение бухгалтерских документов регламентируется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях. При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, указанных в статье 15 настоящего Федерального закона, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В статье №17 Федерального закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» прописаны обязанности организации по хранению бухгалтерской документации:

  1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
  2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
  3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях. При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, указанных в статье 15 настоящего Федерального закона, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок хранения бухгалтерской документации учтен также в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 25.08.2010,Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 и Налоговом кодексе РФ. В последнем указывается, что гражданин РФ обязан хранить бухгалтерские документы в течение 4 лет – это учет доходов, расходов, а также удержание налогов.

Для того, чтобы правильно организовать архивное хранение бухгалтерских документов вам нужны профессионалы для учёта, обработки и организации хранения документов. Найти таких профессионалов достаточно сложно, прогрессивное законодательство вынуждает вас постоянно дополнительно обучать сотрудников, оплачивая им курсы и выделяя отпуска на обучение. Конечно же, нанятые сотрудники рано или поздно покидают компанию и весь процесс нужно заново начать. Будьте спокойны - ОСГ освобождает вас от трудозатратного процесса поиска, найма, обучения и контролирования персонала. Передавая документы в ОСГ вы получаете заботу о своих документах от команды профессиональных архивистов. Сотрудники департамента ДОУ ОСГ известны на рынке как лучшие профессионалы архивного дела. Уже сейчас получите профессиональные услуги ОСГ по обработке и хранению своих документов. Для вас мы организуем как архивное хранение бухгалтерских документов, так и архивное хранение кадровых, финансовых, административных, проектных и любых других документов вашей организации.

Как осуществляется архивное хранение бухгалтерских документов

1.
Доступ к i-Архиву
Сразу после заключения договора вам предоставляется доступ в i-Архив – интеллектуальную систему управления вашими бухгалтерскими документами. Через i-Архив вы оформляете передачу документов на внеофисное хранение, заказываете сканы документов или доставку оригиналов документов в офис.
Узнайте больше: Система i-Архив
2.
Обеспечение хранения
Ваши бухгалтерские документы хранятся в профессиональных архивных хранилищах ОСГ среди десятков тысяч других документов. Документы помещены в специальные архивные короба, которые абсолютно идентичны и обезличены. Архивные короба ОСГ изготовлены из высокопрочного гофрокартона, выдерживают большие нагрузки и вмещают в себя до 2500 документов.
Узнайте больше: Центры хранения ОСГ
3.
Перемещение документов в Архив
В момент приёма документов наши курьеры наклеивают уникальный штрих-код на каждый короб. Штрихкоды сканируются на каждом этапе перемещения документов при приёме документов на хранение или обработку. Точно так же штрихкоды сканируются на каждом шаге, когда вы запрашиваете доставку оригиналов в офис. Таким образом, в каждый момент времени мы точно знаем, где находятся ваши документы.
4.
Размещение на стеллажах
При поступлении документов в архивное хранилище, обезличенные штрихкодированные короба мы размещаем на архивных стеллажах. Короба расположены на разных стеллажах архива, без группировки по клиентам. Каждый короб находится на определённом месте. Благодаря профессиональной системе регистрации документов, мы всегда знаем, где установлен заказанный вами на доставку или архивную обработку документ.
5.
Получение нужных документов
Через i-Архив вы в любой момент можете заказать скан нужного вам документа или доставку оригинала в офис в день заказа или на следующий рабочий день. По вашему заказу квалифицированные архивисты и специалисты ОСГ проведут архивную обработку документов, экспертизу ценности, составят архивную опись, переведут ваши документы в электронный вид.
6.
Конфиденциальное уничтожение
Мы поможем вам определить сроки хранения ваших бухгалтерских документов, после которого их можно будет уничтожить. По окончании срока хранения документы по вашему желанию будут отправлены прямо на конфиденциальное уничтожение. Ваши данные защищены на протяжении всего жизненного цикла документа
Узнайте больше: Уничтожение документов

Сделать запрос сейчас

Полезные ссылки по архивному хранению бухгалтерских документов

Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.

Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
ОСГ Рекордз Менеджмент 8 800 200 10 10.