Внеофисное хранение документов

Внеофисное хранение документов освобождает вас от оплаты аренды офисной площади, занятой шкафами и полками с документами. Регистрация документов в ОСГ при принятии на хранение позволяет вам быстро заказать и безопасно получить оригинал или скан-копию любого нужного вам документа. Сотрудникам больше не нужно тратить время на поиск документов между коллегами и отделами в офисе, и они могут работать над выполнением целевых задач, которые ведут к успеху и повышают прибыль организации.
Архивное хранение документов в ОСГ обеспечивает конфиденциальность данных хранимых документов и лёгкий контроль над документами. Если вам понадобится документ из архива, просто закажите его скан-копию и работайте с данными в то время, как бумажный документ надёжно хранится в профессиональном архивном хранилище. Если вам нужен бумажный документ, закажите доставку оригинала документа к вам в офис и верните документ на хранение в архив ОСГ, когда завершите работу с ним. Все заказы легко сделать через i-Архив. Доступ к заказу документов есть только у тех сотрудников, кого вы сами назначили и авторизовали в профессиональной системе по управлению бумажными документами i-Архив.
Профессиональные архивные хранилища документов ОСГ оборудованы централизованной системой безопасности и системой климат-контроля для поддержания оптимальной температуры для хранения бумажных документов длительного срока хранения. Документы хранятся в специальных архивных коробах и файлах – единицах хранения. Все единицы хранения обезличены, документы одной компании хранятся на разных стеллажах архивного хранилища. В 2016 году ОСГ хранит более 5 000 000 архивных коробов с документами компаний малого, среднего и крупного бизнеса из различных индустрий.
Сроки хранения документов организации точно определены архивным законодательством РФ. На протяжении всего обязательного срока хранения надзорные органы могут запросить оригинал документа, и компания будет обязана его предоставить в требуемый срок. В случае непредоставления документов организация может быть оштрафована на сумму до 300 000 рублей. Мы убережём вас от наказаний, проведём экспертизу ценностей документов, определим обязательные сроки хранения для всех типов документов вашего архива и сохраним их на протяжении всего срока и дольше – по вашему желанию. Вы работаете в соответствии с требованиями закона. Репутация и бюджет компании под защитой профессионалов.
Вы и ваши коллеги легко управляете любыми объёмами документов, переданными на хранение в ОСГ с помощью понятного интерфейса i-Архив. Например, вы можете заказать скан-копию документа или доставку оригинала документа и получить его в день заявки или на следующий день.
ОСГ работает во всех городах России и СНГ. 30 архивных хранилищ документов расположены по всей России - от Калининграда до Петропавловска-Камчатского. ОСГ работает с компаниями, работающими по федеральной сети любого масштаба.
Благодаря профессиональной организации хранения документов вы быстро обрабатываете заявки клиентов, разрешаете споры с партнёрами и оперативно согласовываете договоры, счета и другие документы. Используйте ваше время, чтобы двигаться вперёд с гениальными решениями от ОСГ. Современный документооборот способствует ускорению принятия управленческих решений. Вы обретаете личный успех, а ваша компания – растёт.

Внеофисное хранение документов

Внеофисное хранение документов является формой аутсорсинга бизнес-процессов. Внеофисное архивное хранение документов включает в себя перевозку документов вашей компании в специализированное хранилище профессиональной архивной компании. Это приводит как к существенному сокращению издержек, так и к увеличению эффективности управления информацией. Вы получате доступ к своим документам с помощью электронного доступа с большим набором инструментов.

Аутсорсинг хранения документов

ОСГ — самая большая и опытная компания в России и СНГ, предлагающая услуги по внеофисному хранению документов. При передаче своих документов на внеофисное хранение в ОСГ, вы можете быть уверены в надежной системе безопасности, защите от пожаров и наводнений, оптимизированной системе управления документами. Приходите на экскурсию в хранилище внеофисного хранения документов ОСГ или узнайте больше про i-Архив – услугу по внеофиcному хранению документов.

Как работает внеофисное хранение документов

1.
Получите доступ в i-Архив
Вы получаете доступ в профессиональную систему по управлению бумажной документацией - i-Архив. В i-Архиве вы создаете заказ на перемещение вашего архива документов в современные центры хранения и обработки документов ОСГ. Интерфейс i-Архива легко понятен, вам и вашим сотрудникам легко начать профессиональное архивное хранение документов вашей организации.
Узнайте больше: Получить i-Архив
2.
Приём документов в архив
По вашему заказу курьеры ОСГ приедут к вам в офис чтобы принять и переместить документы на архивное хранение в ОСГ. Штрихкод каждой единицы хранения сканируется в момент приёма документов, информация о передаче документа в ОСГ доступна вам сразу в i-Архиве. По вашему заказу архивисты ОСГ составят опись документов по важным для вас параметрам. Опись также будет загружена в i-Архив и вы будете использовать её для ещё более лёгкого и удобного управления документами из архива в любом объеме.
3.
Защищённое хранение
Архивы документов ОСГ оборудованы централизованной системой безопасности, системой климат-контроля, поддерживающей правильную температуру в Архиве для бумажных документов длительного срока хранения. Все документы помещены в специальные архивные короба, которые защищают бумажные документы от физического повреждения, пыли и влаги во время перемещения документов в Архив. Все архивные короба одинаковы, документы одной организации хранятся в разных частях на разных стеллажах Архива.
Узнайте больше: Центры ОСГ
4.
Быстрый доступ к оригиналам
Через i-Архив заказывайте скан нужного вам документа или доставку оригинала документа в офис в день заказа или на следующий день. Каждый носитель информации имеет уникальный штрих-код, который сканируется на каждом этапе перемещения и мы точно знаем, где находится каждый ваш документ.
Узнайте больше: Интерфейс i-Архива
5.
Соблюдение сроков хранения
Сроки хранения документов точно определены законом. Руководство организации обязано обеспечить правильное хранение документов на протяжении всего срока хранения. Для вас мы проведём экспертизу ценностей документов архива организации и определим сроки хранения документов. В описи документов мы укажем возможную дату уничтожения документов, и когда срок хранения документа подойдёт к концу, вы закажете через i-Архив конфиденциальное уничтожение документов. Продолжайте хранить документы, если вы считаете, что они вам понадобятся в дальнейшей работе.
6.
Любые объёмы хранения
Передавайте документы на архивное хранение в Архивы ОСГ и управляйте документами профессионально с помощью гениальных решений ОСГ. Мы работаем во всех городах России, 30 Архивов расположены от Калининграда до Петропавловска-Камчатского. Сегодня мы надёжно храним более 5 000 000 архивных коробов с документами компаний из всех индустрий. Более 3000 компаний крупного, среднего и малого бизнеса передают нам свои документы на обработку и хранение, обеспечивая конфиденциальность данных, повышая эффективность работы сотрудников и увеличивая прибыль организации.
Узнайте больше: Центры хранения ОСГ

Сделать запрос сейчас

Полезные ссылки по внеофисному хранению документов

Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.

      Узнайте больше о компании

      Обратитесь в ОСГ сегодня

      Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10

      Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
      ОСГ Рекордз Менеджмент 8 800 200 10 10.