Индексирование документов

ОСГ работает на Российском рынке уже 18 лет. Мы работаем с Российскими и международными компаниями малого, среднего и крупного бизнеса всех индстурий бизнеса и уже знаем что в хранении документов и управлении данными важно для вас. Вам мы предложим лучшие решения для вашего бизнеса, основанные на знаниях, опыте и современных тезнологиях. Мы также знаем какие законодательные требования, касающиеся документов, применимы к вашей организации и поможем вам рсоблюсти их, избежать штрафов и наказаний.
Решениями ОСГ пользуются более 3 000 организаций по России. Мы постоянно равиваемся и инвестируем в наиболее современные технологии, чтобы предоставлять вам лучшие решения для вашего бизнеса, которые помогают вам сохранять свои документы, защищать ваши данные, управлять документами быстро и безопасно, обеспечить непрерывность бизнес-процессов в любой ситуации. Посмотрите что говорят наши клиенты.
Законодательство вменяет организациям в обязанность правильно хранить, вести учёт и организацию документов. Каждый документ имеет свой срок хранения, в течение котрого он должен быть быстро оступен по запросу государственных органов. Чтобы определить какие документы сколько хранить и как вести их учёт - закажите у нас экспертизу ценностей своих документов. Результаты экспертиы ценностей дадут вам полное понимание о наличии, комплектности и сроках хранения всех обработанных документов. В ОСГ работают профессиональные архивисты, будьте уверены, что работая с нами вы соблюдаете требования закона относительно документов.
Управляя документами профессионально с ОСГ свои документы вы назодите быстро и легко, обеспечивая при этом высокую конфиденциальность данных документа. Вы повышаете скорость ответа на клиентские запросы, скорость согласования документов и их подписания. Клиенты получают лучшее обслуживание и удовлетворение о работе с вами. Повышайте лояльность своих клиентов к вам, рассказывая как вы профессионально заботитесь о защите их персональных данных вместе с ОСГ.

Индексация документов

При создании е-Архива каждый документ после сканирования индексируется. В день ОСГ сканирует более 2 000 000 документов, и, чтобы вы быстро смогли воспользоваться всеми преимуществами е-Архива, для части документов мы применяем автоматические системыраспознавания данных.Специально для вашего типа документов программные разработчики ОСГ настраивают профиль сканирования документов с возможностью применения технологии, с помощью чего мы извлекаем данные из установленных полей для индексации автоматически.

Индивидуальный подход

Во многих случаях автоматическое распознавание данных не даёт достаточной точности, и мы применяем ручной ввод данных. Скан-образы документов индексируют сотрудники Центра ввода данных, работая через аппликации, специально разработанные программистами ОСГ. Для каждого нового вида документов мы применяем уникальный алгоритм обработки документов, который разрабатываем, опираясь на знания и опыт работы с документами, используя инновационные технологии, и статистические и психологические методы выявления ошибок.

Как происходит индексация документов

1.
Настройка е-Архива
Определите, какие условия е-Архива вам нужны. Должны ли быть документы, с которыми вы будете работать в е-Архиве, связаны между собой? Например, документы который вы ищете - договор с контрагентом, а связанные с ним документы - счета, акты приёма-передачи, доверенности, и следующие приложения к договору, которые сразу видны вам без поиска в интерфейсе е-Архива. Укажите нам по каким полям вы хотите искать документы в системе е-Архив: по номерам, названию документов, типу документов, дате, названиям контрагентов и другое. Определите несколько полей индексации для более быстрого и точного поиска. Мы можем подсказать вам как лучше настроить ваш личный е-Архив, чтобы работа с документами стала максимально лёгкой и эффективной.
Узнайте больше: е-Архив
2.
Перемещение документов
Для сканирования документов и их последующей индексации мы бережно перевезём ваши документы из ваших офисов или архивов. Собственный автопарк и специально обученные специалисты курьерской службы ОСГ дают вам возможность передать свои документы на сканирование и обработку из любого офиса России. Мы приедем, упакуем и вывезем ваши документы в центры сканирования ОСГ. Передайте в ОСГ документы уже существующие, и вновь образовывающиеся - свяжитесь с менеджером ОСГ и вместе настройте график вывоза документов из ваших офисов по всей России. По графику мы будем забирать документы, обрабатывать их и загружать в е-Архив, а бумажные оригиналы сохраним в наших профессиональных архивах документов. Будьте свободны от бумаг - работайте с информацией в е-Архиве.
3.
Сканирование документов
Перед тем, как отсканировать документы мы производим подготовку документов к сканированию - раскрепляем листы, снимаем скрепки и другое. Если вам нужно оцифровать сшивы документов, книги, скреплённые печатью дела, то мы отсканиурем их не раксрепляя на специальных книжных или планетарных сканерах. Затем мы наклеиваем на документ штрихкод и сканируем документы, используя программы и технолгии разработанные ОСГ специально для качественного и быстрого сканирования документов в е-Архив. После сканирования данные загрудаются на сервера ОСГ и поступают на индексацию.
Узнайте больше: Оцифровка документов
4.
Индексация документов
Индексация нужна для дальнейшего поиска нужного документа среди всех остальных документов своего архива. Документы индексируются по полям, которые вы раннее определили и утвердили. ОСГ сканирует более 2 000 000 документов в день, и мы применяем систему автоматического распознавания данных (OCR) там, где это возможно. Документы, данные с которых распознать возможно только вручную, попадают в центр индексации, где разные операторы дважды индексируют поля ваших документов. В своём е-Архиве вы можете получить файл с данными индексации - в одной xml файле вы увидите описания полей всех ваших документов.
5.
Гибкая настройка
Настройте свой е-Архив так, как считаете нужным для себя и сотрудников своей организации. Определите уровни доступа разных сотрудников для разных документов - например, бухгалтерские документы доступны только сотрудникам бухгалтерии и финансового департамента, и закрыты от всех других пользователей е-Архива. Также определите уровень доступа к редактированию для отдельных сотрудников или групп сотрудников: только просмотр, просмотр и редактирование документов, выгрузка документов из е-Архива на локальный компьютер, возможность поделиться документом через е-Архив или по электронной почте, согласование документов, изменение документов и многие другие функции можно выборочно настроить для каждого авторизованного пользователя или групп пользователей е-Архива.
6.
Хранение документов
Документы доступны вам быстро в е-Архиве, и вы сразу работаете с ними из любого места, с любого устройства. Бумажные оригиналы документов мы переместим на архивное хранение в профессиональные архивы документов ОСГ. Хранение документов в архивах ОСГ обеспечивает конфиденциальность данных и гарантирует сохранность документов на протяжении всего обязательного и нужного вам срока хранения. ОСГ инвестировала в создание современных архивов документов. Архивы оборудованы централизованной системой безопасности, системой климат-контроля для поддержания оптимальной температуры для документов длительного срока хранения. 30 архивов документов расположены по всей России - от Калининграда до Петропавловска-Камчатского. Используйте наши инвестиции для достижения своих целей.

Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10