Воплоти мечты сегодня 8 800 200 10 10 или
Услуги Хранение документов

Хранение документов в архиве

Различные нормативные акты и корпоративные процедуры предписывают необходимость долговременного хранения множества бумажных документов в архиве, например, договоров, личных дел, финансовых бумаг. Одни из наиболее распространенных — задачи хранения документов бухгалтерского учета и хранения кадровых документов.

Правила хранения бухгалтерских документов, документов налогового учета, в том числе сроки хранения денежных документов (накладных, счетов-фактур, актов, кассовых документов, документов строгой отчетности, т.е. так называемой «первички») регулируются законами РФ, приказами Росархива и варьируются (см. также Программа управления кредиторской задолженностью). Кроме того, в определенный момент количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих государственных и коммерческих компаний, предприятий и организаций. Долгосрочное хранение документов непосредственно в офисе компании имеет тенденцию сдерживать скорость движения документов и эффективность ее работы в целом, не говоря уже об увеличении стоимости затрат содержания архива.

До недавнего времени большинству компаний и организаций в такой ситуации приходилось отнимать площади под архив у дорогого офисного пространства, приходилось также самостоятельно заботиться о сохранности архива, обучении персонала подготовке документов к архивному хранению, систематизации и хранению документов. Несовершенные условия хранения документов, устаревшие технологии и текучка кадров замедляли поиск документов и становились частой причиной их утери. ОСГ предлагает компаниям современное альтернативное решение, которое позволяет уменьшить расходы и повысить эффективность — это организация архивного хранения документов.

Услуги по хранению документов, т.е. организация депозитарного хранения документов в специализированном архивном комплексе при постоянном контроле сроков и других условий хранения каждого из многочисленных видов документов — современное решение проблемы дорогостоящего содержания собственного архива для крупных компаний и компаний с большим документооборотом в бумажной форме.

document storage

Архивное хранение документов

Несмотря на кажущуюся сложность, подготовка документов к архивному хранению и сдача документов в архив происходят относительно быстро. ОСГ упакует ваши документы в специально предназначенные для этого короба, транспортирует их и разместит в своих хранилищах — специально оборудованных помещениях для хранения документов.

Помимо надежности и конфиденциальности внеофисное хранение документов обладает массой полезных свойств. Вы можете в любой момент запросить скан документа, если сканирование документов не было произведено ранее в соответствии с услугой e-Архив, заказать доставку оригиналов документов, а по истечении обозначенных законодательством сроков архивного хранения документов — конфиденциальное уничтожение документов.

i-Архив от ОСГ поднимает процесс хранения документов на качественно новый уровень, передавая заботы об организации архивного хранения документов всего Вашего архива в руки специалистов ОСГ. Информация о каждом документе помещается в вашу новую онлайн базу данных. Вы можете запросить сканирование любого документа и получить его по сети или заказать доставку оригинала курьером ОСГ.

Во всех крупных регионах России ОСГ имеет филиалы и широкую клиентскую сеть. В каждом из них вы найдете специалистов, которые проконсультируют вас по вопросам архивного хранения документов и дел, организации хранения архивных документов на вашем предприятии или в организации.

e-Архив предусматривает не только конфиденциальное хранение документов в архиве, но и сканирование (оцифровку) документов всего вашего бумажного архива — вы получаете его полностью в цифровом формате. Представьте себе офис без лишних бумаг… Кроме того, у вас появляется круглосуточный доступ ко всем файлам отсканированных документов, где бы вы ни находились! Хранение документов в электронной форме обогащает ваш инструментарий незаменимой функцией быстрого поиска по ключевым словам и атрибутам документов!

Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка и передача документов на архивное хранение производится квалифицированными специалистами, четко понимающими всю важность и серьезность поставленной задачи.

Архивное хранение документов

Архивное хранение документов вне офиса дает множество преимуществ, начиная с элементарной экономии офисного пространства и заканчивая сохранением значительных финансовых ресурсов, расходуемых на самостоятельное ведение архива.

imageimageimage

Преимущества хранения документов в архиве:

  • Сокращение расходов на персонал, пространство и оборудование, необходимые для ведения архива своими силами
  • Высвобождение дополнительного рабочего пространства в офисе
  • Быстрый и точный поиск документов по штрих-кодам или ключевым словам (см. e-Архив - Электронный архив документов)
  • Хранение документов становится полностью безопасным и конфиденциальным
  • Сбор и доставка документов осуществляются курьером от ОСГ
  • Больше никаких потерянных документов!
  • Консультации по юридическим вопросам относительно хранения документов

ОСГ на Первом канале (2015)
ОСГ на Первом канале
Video
Знакомство с ОСГ
Дети в ОСГ
Экскурсия в архив

Свяжитесь с ОСГ

Свяжитесь с ОСГ прямо сейчас и получите оценку специалиста.

 

Login Form