Воплоти мечты сегодня 8 800 200 10 10 или
Услуги Сканирование документов

Сканирование документов

Важный шаг при оптимизации бизнес-процессов компании — сканирование документов. Только упорядочив архив и создав удобную систему доступа к документам, можно обеспечить эффективную и успешную работу организации.

Преимущества оцифровки документов:

Согласно статистике — сканирование архивов документов позволяет сократить внутренние трудозатраты персонала компании в среднем на 75%. Сотрудники перестают заниматься непрофильной деятельностью по поиску и хранению документов и более качественно выполняют свои служебные обязанности.

Второе существенное преимущество сканирования архивов — экономия полезных площадей офисного пространства. Оцифрованный документ всегда доступен в электронном виде и таким образом можно освободить офис: перестать хранить бумажные оригиналы документов.

Так же сканирование документов позволяет существенно повысить уровень конфиденциальность при работе с информацией. Оцифрованный документ, помещенный в электронный архив, может быть получен для работы только тем сотрудником, который имеет для этого авторизованный доступ.

Работа со сканами документов обеспечивает удобный доступ к информации, позволяя таким образом эффективнее организовать работу с документами. Документ всегда доступен и может быть загружен для работы в любой момент.

В зависимости от целей и задач оцифровки документов есть два варианта организации работы.

  1. Сканирование в специализированном центре обработки документов.

    В этом случае перед тем, как отсканировать документ — его нужно транспортировать к месту сканирования. Удобно, когда компания, занимающаяся сканированием — имеет в своем составе специальную курьерскую службу для доставки документов.

  2. Сканирование документов на территории заказчика.

    В таком варианте квалифицированные специалисты по сканированию приезжают к Вам в офис и проводят высокотехнологичное сканирование на своем или Вашем оборудовании.

Услуги сканирования большого количества документов (дел, документов бухгалтерского учета, технической документации и др.)

Соблюдение конфиденциальности информации:

Важно: вся работа при сканировании архивных документов выполняется с соблюдением высочайших критериев конфиденциальности. Информация, поступающая на сканирование, защищена от посторонних глаз.

Методы защиты конфиденциальности

  • Использование профессионального оборудования для сканирования документации;
  • Использование системы видеонаблюдения;
  • Ответственное соблюдение соглашения о конфиденциальности информации.

Опыт работы показывает: сканирование документации превращает архив компании в ценный актив — во всех сферах бизнеса. Но есть отрасли, где сканирование и распознавание документов наиболее востребованы.

К таким отраслям относятся:

  • Банковская сфера;
  • Розничная торговля;
  • Страховые компании;
  • Компании, предоставляющие консалтинговые услуги;
  • Юридические компании.

Ответственный и системный подход требуется при сканирование архивных документов в большом объеме. Чем больше документов нужно перевести в цифровой формат — тем сложнее подготовка документов к сканированию. С комплексом гениальных решений ОСГ сканирование любого объема архивных документов выполнено быстро и качественно.

Для того, чтобы сканирование и распознавание документов было выполнено максимально эффективно, специалисты ОСГ подготовят документы к сканированию.

На этом этапе сканирования документов выполняются две основные задачи:

  • Техническая обработка документов;
  • Систематизация документов.

Этап технической обработки документов

Включает в себя комплекс действий для физической подготовки бумажных носителей к созданию сканов документов. В зависимости от:

  • вида и состояния документов, поступающих на сканирование;
  • задач, которые поставлены перед сканированием;

проводится техническая обработка документов. Этот этап очень важен для того, чтобы в дальнейшем процесс сканирования был максимально автоматизирован.

На этом же этапе оцифровки документов из них изымаются все металлические элементы, способные помешать процедуре сканирования.

Этап систематизации информации

На этой стадии работ проводится смысловой анализ архивов документов при сканировании. В зависимости от того, какие именно услуги сканирования заказаны - специалисты выполнят комплексную работу по сортировке и систематизации данных.

Может быть проведена работа по определению документов, подлежащих сканированию. Если из всего архива - нужно сканирование только определенных типов документов - сотрудники ОСГ выполнят эту сортировку. Таким образом, отсканирована будет только та информация, которую действительно нужно переводить в электронный вид.

Так же на этом этапе сканирования архивных документов проводится сортировка документов с учетом:

  • хронологического порядка;
  • типа документации;
  • состояния и внешнего вида.

Этап систематизации очень важен при подготовке документов к дальнейшей индексации. Удобство доступа к отсканированным документам зависит того, насколько тщательно были выполнены работы на этапе систематизации данных.

Возможности современной техники позволяют выполнять сканирование документов онлайн. Но если говорить именно про сканирование целых архивов больших компаний – то, конечно же, такое сканирование должно выполняться специализированной компанией - аутсорсером. Такой метод позволяет оптимизировать сканирование документов и при квалифицированном выполнении превращает бумажные документы в интеллектуальный электронный архив.

Выбирая: где сделать сканирование документов - следует помнить, что сама процедура сканирования – это только часть комплексного решения, которое требуется реализовать для полноценной обработки документации.

Специалист по сканированию ОСГ занимается сканированием и распознаванием документов архива клиентаСканированные бухгалтерские документы и дела из архива на компакт-дисках

Преимущества сканирования документации с ОСГ:

  • Сканирование документов в любом объеме. Рабочие мощности ОСГ позволяют сканировать сколько угодно большие архивы документов в максимально сжатые сроки.
  • Конфиденциальное сканирование архивов. Сканируемая информация защищена от несанкционированного доступа.
  • Низкая себестоимость одной скан-копии. Отсканировать документы на аутсорсинге выгодно и для крупных, но и для средних и малых бизнесов.
  • Цветное сканирование документов, черное-белое и широкоформатное — все эти задачи решаются комплексом по сканированию ОСГ.
  • После сканирования документы с истекшими сроками хранения могут быть конфиденциально уничтожены в центре уничтожения ОСГ.
ОСГ на Первом канале (2015)
ОСГ на Первом канале
Video
Знакомство с ОСГ
Дети в ОСГ
Экскурсия в архив

Свяжитесь с ОСГ

Свяжитесь с ОСГ прямо сейчас и получите оценку специалиста.

 

Login Form