Сканирование документов

Разнотипные сканеры, в том числе широкоформатные и планетарные, позволяют оцифровать ваши документы любого размера и любого вида: отдельные бумаги, книги, чертежи, сшивы, дела и даже старинные ветхие манускрипты.
Сегодня ОСГ сканирует 2 000 000 страниц в день, и мы способны увеличить это количество, чтобы создать ваш современный е-Архив из бумажного архива любого объёма в короткие сроки.
Современное оборудование и специально обученный персонал гарантируют быстрое и точное сканирование любых документов вашей организации.
Наш опыт, масштабы и технологии позволяют предложить лучшие цены.
Мы готовим ваши документы к сканированию: раскрепляем скобы и снимаем скрепки, формируем документы в дела и складываем их в определенном порядке, чтобы вы сразу видели всю нужную информацию.
Отсканированные документы мы сохраняем в любом выбранном вами формате, в том числе tiff, pdf и jpeg, и они сразу же становятся доступными вам в е-Архиве.
В процессе сканирования, при вашем заказе, мы сразу же индексируем документы вашей компании, то есть присваиваем скан-образам ключевую информацию, например: тип документа, дата, адрес офиса и другие данными для удобного и быстрого поиска электронного документа в е-Архиве.
Курьеры ОСГ оперативно примут документы из любого вашего офиса, расположенного в России и СНГ, и доставят в центр сканирования документов. Вы можете делать как разовые заказы, так и составить удобный для вас график передачи новых документов на сканирование изо всех офисов вашей организации - во всей России.

Преимущества оцифровки документов

Важный шаг при оптимизации бизнес-процессов компании — сканирование документов. Только упорядочив архив и создав удобную систему доступа к документам, можно обеспечить эффективную и успешную работу организации.

Согласно статистике — сканирование архивов документов позволяет сократить внутренние трудозатраты персонала компании в среднем на 35%. Сотрудники перестают заниматься непрофильной деятельностью по поиску и хранению документов и более качественно выполняют свои служебные обязанности.

Второе существенное преимущество сканирования архивов — экономия полезных площадей офисного пространства. Оцифрованный документ всегда доступен в электронном виде и таким образом можно освободить офис: перестать хранить бумажные оригиналы документов.

Так же сканирование документов позволяет существенно повысить уровень конфиденциальности при работе с информацией. Оцифрованный документ, помещенный в электронный архив, может быть получен для работы только тем сотрудником, который имеет для этого авторизованный доступ. При этом бумажный оригинал документа надёжно хранится в архивном хранилище ОСГ.

Работа со скан-образами документов обеспечивает удобный доступ к информации, позволяя таким образом эффективнее организовать работу с документами. Документ всегда доступен и может быть загружен для работы в любой момент.

Сканирование осуществляется в специализированном центре сканирования документов ОСГ. Перед тем, как отсканировать документ его нужно транспортировать к месту сканирования. ОСГ имеет специальную курьерскую службу для доставки документов и обеспечивает вам полный комплекс услуг - от комплектования и перемещения документов - до создания е-Архива и архивного хранения документов.

Соблюдение конфиденциальности информации

Важно: вся работа при сканировании архивных документов выполняется с соблюдением высочайших критериев конфиденциальности. Информация, поступающая на сканирование, защищена от посторонних глаз.

Методы защиты конфиденциальности
  • Использование профессионального оборудования для сканирования документации;
  • Использование системы видеонаблюдения;
  • Ответственное соблюдение соглашения о конфиденциальности информации.

Опыт работы показывает: сканирование документации превращает архив компании в ценный актив — во всех сферах бизнеса. Но есть отрасли, где сканирование и распознавание документов наиболее востребованы.

К таким отраслям относятся:
  • Банковская сфера;
  • Розничная торговля;
  • Страховые компании;
  • Компании, предоставляющие консалтинговые услуги;
  • Юридические компании.

Ответственный и системный подход требуется при сканирование архивных документов в большом объеме. Чем больше документов нужно перевести в цифровой формат — тем сложнее подготовка документов к сканированию. С комплексом гениальных решений ОСГ сканирование любого объема архивных документов выполнено быстро и качественно.

Для того, чтобы сканирование и распознавание документов было выполнено максимально эффективно, специалисты ОСГ подготовят документы к сканированию.

На этом этапе сканирования документов выполняются две основные задачи:
  • Техническая обработка документов;
  • Систематизация документов.

Этап технической обработки документов

Включает в себя комплекс действий для физической подготовки бумажных носителей к созданию сканов документов. В зависимости от:

  • вида и состояния документов, поступающих на сканирование;
  • задач, которые поставлены перед сканированием;

проводится техническая обработка документов. Этот этап очень важен для того, чтобы в дальнейшем процесс сканирования был максимально автоматизирован.

На этом же этапе оцифровки документов из них изымаются все металлические элементы, способные помешать процедуре сканирования.

Этап систематизации информации

На этой стадии работ проводится смысловой анализ архивов документов при сканировании. В зависимости от того, какие именно услуги сканирования заказаны - специалисты выполнят комплексную работу по сортировке и систематизации данных.

Может быть проведена работа по определению документов, подлежащих сканированию. Если из всего архива - нужно сканирование только определенных типов документов - сотрудники ОСГ выполнят эту сортировку. Таким образом, отсканирована будет только та информация, которую действительно нужно переводить в электронный вид.

Так же на этом этапе сканирования архивных документов проводится сортировка документов с учетом:

  • хронологического порядка;
  • типа документации;
  • состояния и внешнего вида.

Этап систематизации очень важен при подготовке документов к дальнейшей индексации. Удобство доступа к отсканированным документам зависит того, насколько тщательно были выполнены работы на этапе систематизации данных.

Возможности современной техники позволяют выполнять сканирование документов онлайн. Но если говорить именно про сканирование целых архивов больших компаний – то, конечно же, такое сканирование должно выполняться специализированной аутсорсинговой компанией - ОСГ Рекордз Менеджмент. Такой метод позволяет оптимизировать сканирование документов и при квалифицированном выполнении превращает бумажные документы в интеллектуальный электронный архив.

Выбирая: где сделать сканирование документов следует помнить, что сама процедура сканирования – это только часть комплексного решения, которое требуется реализовать для полноценной обработки документации.

Как мы сканируем документы

1.
Определите цели сканирования
Сообщите нам, для каких целей вы планируете использовать е-Архив – электронный архив документов, и мы дадим рекомендации, как лучше сканировать документы вашей компании: по отдельности или сформированными в пакеты, и какие документы стоит объединять в дела для удобства дальнейшей работы.
2.
Определите объем
Решите, с какими документами вы хотите работать где нравится, и передайте их в ОСГ на сканирование. Мы переведём в цифровой вид и весь уже сформированный архив организации, и появляющиеся новые документы. Просто укажите график доставки документов из любых ваших офисов в центры сканирования ОСГ. Мы доставим документы быстро с помощью собственной курьерской службы.
3.
Сканирование документов из Архива
Если вы храните бумажные архивы в центрах хранения документов ОСГ, закажите услугу сканирования документов через i-Архив. Укажите номера шрихкодов коробов, и мы переместим их из хранилища в центр сканирования. Уже через сутки вы можете начать работать с документами в вашем е-Архиве.
4.
Индексирование
Чтобы вы могли быстрее воспользоваться всеми преимуществами е-Архива, мы индексируем идентификационные поля отсканированных документов, применяя автоматические системы распознавания данных. Применение OCR позволяет нам быстро считать информацию с отсканированного документа и расшифровать её, чтобы вы ещё быстрее начали пользоваться преимуществами е-Архива.
5.
Доступ к отсканированным документам
После сканирования и индексации мы загружаем ваши документы в е-Архив, и вы сразу же можете просматривать их, редактировать, распечатывать, пересылать коллегам и использовать весь остальной функционал е-Архива.
Узнайте больше: е-Архив
6.
Передача оригиналов документов в Архив
После сканирования бумажные оригиналы документов мы перемещаем в архивы ОСГ для хранения документов в профессиональных архивных хранилищах. В Архивах созданы оптимальные условия для надежного и конфиденциального хранения любых носителей информации.

Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10