Ретроконверсия

Ретроспективная конверсия – сканирование больших объёмов бумажных носителей с использованием специального оборудования. ОСГ в день сканирует более 2 000 000 страниц, и ваш архив или даже библиотечный фонд мы переведём в электронный вид быстро.
Сканирование сшивов документов и книг – задача для профессионалов. ОСГ имеет знания, технологии и опыт, которые позволяют нам отсканировать ваш библиотечный фонд и документы быстро и качественно.
Будьте уверены, что вся информация с листа – от корешка до края страницы – будет отсканирована с высокой чёткостью и к ней вы имеете доступ везде.
Современное профессиональное оборудование ОСГ позволяет ваш архив перевести в электронный вид даже если документ имеет нестандартный размер и распечатан на нестандартной бумаге. Опыт, знания и технологии позволяют нам осуществить для вас потоковое и полистное сканирование документов, сканирование чертежей размером шириной до 1189 мм, сканирование книг и ветхих документов.

Ретроконверсия документов и библиотечных фондов

Перевод большого количества текстовой документации, библиотечных и научно-исследовательских каталогов с помощью технологии «ретроконверсия» становится с каждым днем все актуальнее. Ретроконверсия или ретроспективная конверсия — это один из самых эффективных способов заполнения и создания электронного архива для вашей компании.

Ретроконверсия — это процесс преобразования информации, перевод документов из одной формы в другую, например, каталога в карточной форме — на микроносители, компакт диски или в форму книжного издания. Ретроконверсия — это не обычная оцифровка документов, это поточное сканирование с использованием специального оборудования. Используя ретроконверсию документов, вы освобождаете себя от риска потерять документ и освобождаете сотрудников от его долгих поисков. Переведя архив в электронный вид, у вас появится возможность осуществлять поиск документов по любым ключевым параметрам за любую дату.

«Краткий словарь терминов по библиотековедению и информатике» дает следующее определение: «Ретроспективная конверсия — это конверсия записей из существующего каталога в машиночитаемую форму, а также процесс, с помощью которого библиотека приобретает копии существующих машиночитаемых записей для собственного использования». Объектом ретроконверсии является бумажный архив документов, а результатом ретроконверсии становится электронный архив документов.

Особо отметим, что ретроспективная конверсия не предполагает обязательного уничтожения прежних форм каталогов, поскольку они могут представлять собой важный архивный источник. В таком Архиве содержатся ценнейшие документы, предоставляющие историческую значимость, поэтому компания ОСГ не рекомендует уничтожать документы после их перевода в электронный архив.

Преимущества ретроконверсии

Большой поток бумажных документов в организациях уже давно определил растущую потребность бизнеса в создании электронного архива документов. ОСГ предлагает эффективную, полную и качественную конверсию карточных и печатных каталогов, отражающих совокупный фонд российских библиотек. Создав е-Архив, электронный архив документов, с помощью ретроконверсии, заказчик получает быстрый и удобный способ работы с потоком документации. Ретроконверсия эффективна и актуальна, т.к. при применении этой технологии используется поточное сканирование, что существенно сокращает время работы с каждым документом.

e-Архив сокращает время сотрудников на выполнение задач, которые являются непрофильными — например, поиск документов. Электронный архив позволяет мгновенно находить информацию, сохраняя бесценное рабочее время, и освобождает дорогую офисную площадь.

Виды ретроконверсии

Своим клиентам компания ОСГ предлагает 3 варианта ретроконверсии документов и возможной обработки информации при переводе ее в электронный вид:

  1. Имиджинг
    Имиджинг — это процесс получения изображения. В данном случае, это сканирование документов и информации и перевод каждого отсканированного документа в электронный вид, т.е. создание «образов». Документы хранятся в виде набора графических образов отсканированных страниц. Имиджинг не позволяет сканировать документы в высоком разрешении. Этот способ подойдет компаниям, желающим перевести большой архив бумажных документов — договоров, актов, заявок и тд., в электронный архив.Для организации доступа к документам в этом случае производится индексация документов по минимальному набору полей, идентифицирующих документ или даже группу документов. Имиджинг — самый простой и наименее затратный способ ретроконверсии документов.
  2. Идентификационная конверсия
    Идентификационная конверсия (точная графическая ретроспективная конверсия) — перевод большого количества графических данных в электронный вид без потери в качестве.Если вам нужно перевести в электронный вид огромный массив информации, в который входят каталоги библиотек, музеев, научных центров, т.е. содержат кроме текстовой графическую информацию, способ «идентификационная конверсия» подойдет вам наибольшим образом. Качество документов, используя «идентификационную конверсию», повышается в несколько раз. Формирование базы данных в данном случае происходит на основе входных документов, после чего образы уже не нужны, а возможности поиска определяются программным обеспечением, работающим с базой данных. Данный вид идентификационной ретроконверсии документов осуществляется для более точного поиска документации.
  3. Индивидуальный вариант
    Для организаций, в которых поток текстовой информации перемежается с графической, ОСГ предлагает индивидуальный вариант ретроспективной конверсии, при котором производится индексация полей для увеличения возможностей поиска. Результат поиска — просмотр имиджей. Остановив выбор на этом способе, вы получите возможность мгновенного доступа к текстовой и графической информации — в первом случае используя преимущества имиджинга, а во втором — идентификационной конверсии.Перед тем, как начать процесс создания е-Архива, определите концепцию вашего будущего электронного архива документов. Мы настоятельно рекомендуем обратить внимания на этот этап, поскольку смена целей, задач и методики достижения цели в процессе работы значительно усложнит работы и увеличит их время.

Этапы проведения ретроконверсии

Эксперты ОСГ тщательно изучают ваш бумажный архив на предмет определения технологических параметров: количество и номенклатура документов, качество бумаги, сложность структуры документов, их читаемость и т.д. На основе результатов экспертизы уточняется постановка задачи и определяются состав и характеристики этапов работ:

  • Сканирование документов на специальных поточных сканнерах компании ОСГ.
  • Индексация документов по заданным параметрам.
  • Приведение формата полученных данных к требованиям e-Архива / синхронизация обработанных данных.

Наши специалисты проведут анализ состояния ваших документов и предоставят вам полную информацию о необходимых работах и сроках исполнения. Вы можете быть уверены в высоком качестве предоставляемых услуг.

Ретроконверсия документов с компанией ОСГ — это прозрачный и надежный способ сохранения ценнейшей информации, а также экономия средств на хранение документов в собственных архивах.

ОСГ также предлагает уникальную возможность — осуществление работ на территории заказчика: ретроконверсия в библиотеке, в музее и т.д.

Как работает ретроконверсия документов и библиотечных фондов

1.
Определите объем
Определите объём документов для оцифровки самостоятельно и оформите заказ на сканирование в ОСГ. Или обратитесь к нам за помощью, мы поможем вам выявить типы документов, которые нужно отсканировать для реализации ваших задач, увеличения продуктивности вашей работы и вашего успеха.
2.
Доставка
Сделайте заказ через i-Архив, и мы приедем быстро, чтобы аккуратно доставить ваши документы в центр сканирования ОСГ. Мы обладаем собственным автопарком и способны вывезти для обработки и хранения любой объём документов, из любого города России и стран СНГ. Передайте на оцифровку и хранение документы и всех офисов и филиалов вашей компании и получите преимущества профессионального управления документами.
Узнайте больше: i-Архив
3.
Сканирование и ввод данных
Метод сканирования, применяемый к документам зависит от типа документов. При ретроконверсии мы построим наиболее эффективный процесс по подготовке документов к сканированию и их оцифровке. Для последующей загрузки документов в е-Архив и лёгкого поиска нужного документа внутри электронного архива, мы проиндексируем отсканированные документы по согласованным с вами полям: название документа или книги, дата составления документа, номер документа, тип документа, название контрагента или другое. Наслаждайтесь современностью вашей работы, применяя гениальные решения ОСГ Рекордз Менеджмент

Сделать запрос сейчас

Полезные ссылки по ретроконверсии

Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.

Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
ОСГ Рекордз Менеджмент 8 800 200 10 10.