Процесс подготовки документов к передаче в архив
Любому бизнесу важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала привести в соответствующее состояние, подготовить. Тщательная и аккуратная работа с документом позволит вам избежать санкций и штрафов, предусмотренных российским законодательством.
Опись документов, четкая каталогизация и индексация документов — экспертные услуги, которые позволят профессионально организовать ваш архив вне зависимости от его размера.
Архивная опись — основной научно-справочный документ, созданный для оперативного поиска того или иного документа в Архиве.
Каталогизация документов — комплекс работ по подготовке, созданию и ведению каталогов документов.
Индексация документов — система кодирования документов для их учета. Код, включающий цифровое обозначение отдела, к компетенции которого относится данный документ, и порядковый номер документа, проставляется в установленном месте на самом документе.
Для того чтобы вам было легче сориентироваться в количестве этапов подготовки документов к архивному хранению, архивирование документов – в собственном архиве или, используя ресурсы внеофисного хранения документов, рекомендуется ознакомиться с порядком действий:
- Экспертиза ценности документов по личному составу (полистная)
- Изъятие документов временного срока хранения из дел
- Научно-техническая обработка каждого приказа по личному составу
- Внутренние описи к каждому делу
- Переплет каждого дела
- Оформление обложки и корешка каждого дела
- Опись дел по временным признакам — постоянного и временного хранения
Обязательно нужно оформить опись документов, передаваемых на хранение. Пропуск этого этапа означает, что, когда вам понадобится получить документ из архива, вам будет сложно его найти. Если архив документов большой, и отсутствует современная, профессиональная система учёта и организации хранения документов, то велик риск не нахождения документов в архиве или вовсе их утери. Подключите профессиональный сервис в ОСГ для быстрой, надёжной, эффективной работы с документами в архиве.
Как осуществляется подготовка документов к передаче в архив
Полезные ссылки по подготовке документов к передаче в архив
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.