Deloitte

Любому бизнесу важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала привести в соответствующее состояние, подготовить. Тщательная и аккуратная работа с документом позволит вам избежать санкций и штрафов, предусмотренных российским законодательством.
Опись документов, четкая каталогизация и индексация документов — экспертные услуги, которые позволят профессионально организовать ваш архив вне зависимости от его размера.
Архивная опись — основной научно-справочный документ, созданный для оперативного поиска того или иного документа в Архиве.
Каталогизация документов — комплекс работ по подготовке, созданию и ведению каталогов документов.
Индексация документов — система кодирования документов для их учета. Код, включающий цифровое обозначение отдела, к компетенции которого относится данный документ, и порядковый номер документа, проставляется в установленном месте на самом документе.
Для того, чтобы вам было легче сориентироваться в количестве этапов подготовки документов к архивному хранению – в собственном Архиве или, используя ресурсы внеофисного хранения документов, рекомендуется ознакомиться с порядком действий:
Экспертиза ценности документов — это определение научной, исторической, социальной и культурной ценностей, а также практической значимости данных для того, чтобы установить срок хранения каждого документа и определить, какой из них требуется передать на хранение в архив, а какой подлежит уничтожению.
Результатом проведенной экспертизы ценности документа становится решение о передаче его или на хранение, или на уничтожение. Сам процесс проходит в три этапа:
Экспертиза ценности документов в организации часто проводится с помощью внешних специалистов, но окончательное утверждение проходит только внутри компании. За процесс согласования экспертизы ценности документов внутри компании ответственна экспертная комиссия, которая состоит из квалифицированных работников компании с большим опытом работы. Это могут быть сотрудники административного отдела, бухгалтерии и архива.
Определение документов на уничтожение происходит строго после описи дел постоянного и временного хранения. При составлении акта об уничтожении документов стоит учитывать, что рассматриваться они будут в тот же период времени, когда и описи дел срока хранения документов. Каждый акт утверждается генеральным директором компании после оценки экспертной комиссии.
После согласования документы, у которых истек срок хранения, передают на уничтожение. Уничтожить документы можно двумя способами:
Выбирая внеофисное уничтожение документов, вы уверены в соблюдении всех требований законодательства, а также в конфиденциальности процесса. Специалисты заберут документы и доставят их с соблюдением всех мер обеспечения безопасности в центр уничтожения документов. При помощи промышленных шредеров, которые одновременно измельчают и режут большие объемы документации, эксперты избавят вас от обязанности заниматься уничтожением документов самостоятельно. После вам будет предоставлен отчет и свидетельство об уничтожении.
Один из выходов для компании, желающей хранить документы внутри компании, это создание собственного Архива. Однако стоит всегда помнить, что архив должен соответствовать всем нормам и стандартам законодательства Российской Федерации, а именно:
Основные требования к зданиям и помещениям архива регулируются законодательством Российской Федерации. При нарушениях предусмотрена административная ответственность – наложение административного штрафа на должностные лица в размере 2000-3000 руб.
Выбирая внеофисное хранение документов, вы освобождаете себе от обязанности заниматься обустройством собственного хранилища, сокращаете расходы на помещения, оборудование и сотрудников. К тому же, внеофисное хранение документов подходит компаниям, которые хотят стопроцентной конфиденциальности.
Хранилища коммерческих архивных организаций оборудованы таким образом, чтобы доступ к информации был только у заказчика. Интеллектуальные системы безопасности, новейшие системы пожаротушения, гарантия обезличенности коробов с документами – эти моменты становятся определяющими для компаний, поставивших, например, задачу передачи в архив документов с персональными данными.
Вопрос о создании электронных архивов в компании становится все более актуальным. Наличие большого массива бумажной документации, низкой эффективности и производительности работы отделов, существенных затрат на содержание собственных архивов приводит к потребности в разработке продукта, полностью отвечающего требованиям организации.
Если вы понимаете, что хранить документы для вас удобнее в электронном виде, вы можете создать электронный архив или обратиться в стороннюю организацию, которая оптимизирует и внедрит электронный архив для вас.
Преимущества внедрения электронного архива:
Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: