Подготовка документов к передаче в архив будет выполнена профессиональными архивистами ОСГ. Мы накопили опыт работы с различными документами и уже занем как обрабатывать документы вашей организации.
Все этапы обработки мы проведём для вас быстро, вы занимаетесь своими основными рабочими задачами или распоряжаетесь свободным от обработки документов времени по вашему желанию.
Документы сформированы и переданы в архив, а ваш офис свободен от бумаг. Подключите специальный порфессиональный сервис для быстрой, надёжной, эффективной работы с документами архива.
Подготовка документов к передаче в архив
Любому бизнесу важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала привести в соответствующее состояние, подготовить. Тщательная и аккуратная работа с документом позволит вам избежать санкций и штрафов, предусмотренных российским законодательством.
Опись документов, четкая каталогизация и индексация документов — экспертные услуги, которые позволят профессионально организовать ваш архив вне зависимости от его размера.
Для того, чтобы вам было легче соориентироваться в количестве этапов подготовки документов к архивному хранению – в собственном Архиве или, используя ресурсы внеофисного хранения документов, рекомендуется ознакомиться с порядком действий:
- Экспертиза ценности документов по личному составу (полистная);
- Изъятие документов временного срока хранения из дел;
- Научно-техническая обработка каждого приказа по личному составу;
- Внутренние описи к каждому делу;
- Переплет каждого дела;
- Оформление обложки и корешка каждого дела;
- Опись дел по временным признакам — постоянного и временного хранения.
Обязательно нужно оформить опись документов, передаваемых на хранение. Пропуск этого этапа означает, что, когда вам понадобится получить документ из архива, вам будет сложно его найти. Если архив документов большой, и отсутствует современная, профессиональная система учёта и организации хранения документов, то велик риск ненахождения документов или вовсе их утери.
Как осуществляется подготовка документов к передаче в архив
1.
Экспертиза ценности документов
Для большинства документов установлены предельные сроки временного хранения архивных документов. Документы, срок хранения которых истёк могут быть уничтожены по акту, составленному в результате экспертизы ценности документов. Для вас мы проведём экспертизу ценности документов и выделенные дела уничтожим конфиденциально и по факту уничтожения подготовим акты установленного образца.
2.
Подготовка документов к передаче в архив
Подготовка дел к передаче в архив включает в себя все работы по формированию, оформлению и переплёту документов, и каждый этап имеет установленные Правилами организации документов Архивного фонда РФ требования. Изучить и соблюсти все требования сложно, поэтому сразу сами позвоните в ОСГ и мы профессионально подготовим ваши документы к архивному хранению.
3.
Хранение документов
Организовать собственный архив сложно, дорого и долго. Поэтому мы инвестировали в оборудование профессиональных современных архивов и предлагаем вам хранить свои документы в архивах ОСГ. Архивы ОСГ оборудованы центральном системой безопасности, соответствуют Правилам работы архивов организаций, международным стандартам качества. Хранить документы в ОСГ легко, так как мы обладаем 30 архивами на территории всей России.
Полезные ссылки по подготовке документов к передаче в архив
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.
