Архивы и архивные услуги ОСГ Рекордз Менеджмент
ОСГ – №1 в архивном хранении и цифровизации документов в России!
8 800 200 10 10
website@osgrm.ru
@osgrm
Заказать звонок
Компания ОСГ
  • История ОСГ
  • Миссия и руководство
  • Отзывы клиентов
Услуги
  • Услуги хранения документов
    • Архивное хранение документов
    • Внеофисное хранение документов
    • Архивные короба для документов и контейнеры для магнитных лент
    • Вывоз и доставка документов
  • Услуги архивной обработки
    • Архивная обработка документов
    • Упорядочение документации
    • Экспертиза ценности документов
    • Каталогизация документов
    • Передача дел в государственный архив
    • Передача документов в архив при ликвидации организации
  • Услуги электронного архива
    • E-Архив: электронный архив документов
    • Сканирование документов
    • Индексирование документов
    • Ретроконверсия
  • Услуги конфиденциального уничтожения
    • Уничтожение документов
    • Уничтожение бухгалтерских документов
  • Другие услуги
    • Архивные услуги
    • Хранение жестких дисков и магнитных лент
    • Услуга хранения вещей для компаний
    • Программа по защите информации
    • Инвентаризация основных средств
    • Архивное хранение кадровых документов
    • Ввода данных
    • Передача архива на хранение
    • Подготовка документов к передаче в архив
    • Подготовка документов к передаче на государственное хранение
    • Управление документооборотом
    • Архивное хранение бухгалтерских документов
Центры ОСГ
  • Сканирования
  • Конфиденциального уничтожения
  • Хранения магнитных носителей и накопителей данных
  • Архивного хранения документов
Центр знаний
  • Архивное законодательство
  • Правовая информация
  • Сроки хранения документов
  • Частые вопросы
  • Статьи по архивному хранению
  • Видео и вебинары ОСГ
  • Полезные материалы
  • Калькулятор экономии
Новости
Контакты
Работа в ОСГ
  • Вакансии
  • Частые вопросы
  • Анкета кандидата
  • Истории успеха
Клиентский портал
    Архивы и архивные услуги ОСГ Рекордз Менеджмент
    Компания ОСГ
    • История ОСГ
    • Миссия и руководство
    • Отзывы клиентов
    Услуги
    • Услуги хранения документов
      • Архивное хранение документов
      • Внеофисное хранение документов
      • Архивные короба для документов и контейнеры для магнитных лент
      • Вывоз и доставка документов
    • Услуги архивной обработки
      • Архивная обработка документов
      • Упорядочение документации
      • Экспертиза ценности документов
      • Каталогизация документов
      • Передача дел в государственный архив
      • Передача документов в архив при ликвидации организации
    • Услуги электронного архива
      • E-Архив: электронный архив документов
      • Сканирование документов
      • Индексирование документов
      • Ретроконверсия
    • Услуги конфиденциального уничтожения
      • Уничтожение документов
      • Уничтожение бухгалтерских документов
    • Другие услуги
      • Архивные услуги
      • Хранение жестких дисков и магнитных лент
      • Услуга хранения вещей для компаний
      • Программа по защите информации
      • Инвентаризация основных средств
      • Архивное хранение кадровых документов
      • Ввода данных
      • Передача архива на хранение
      • Подготовка документов к передаче в архив
      • Подготовка документов к передаче на государственное хранение
      • Управление документооборотом
      • Архивное хранение бухгалтерских документов
    Центры ОСГ
    • Сканирования
    • Конфиденциального уничтожения
    • Хранения магнитных носителей и накопителей данных
    • Архивного хранения документов
    Центр знаний
    • Архивное законодательство
    • Правовая информация
    • Сроки хранения документов
    • Частые вопросы
    • Статьи по архивному хранению
    • Видео и вебинары ОСГ
    • Полезные материалы
    • Калькулятор экономии
    Новости
    Контакты
    Работа в ОСГ
    • Вакансии
    • Частые вопросы
    • Анкета кандидата
    • Истории успеха
    Клиентский портал
      Архивы и архивные услуги ОСГ Рекордз Менеджмент
      • Компания ОСГ
        • Назад
        • Компания ОСГ
        • История ОСГ
        • Миссия и руководство
        • Отзывы клиентов
      • Услуги
        • Назад
        • Услуги
        • Услуги хранения документов
          • Назад
          • Услуги хранения документов
          • Архивное хранение документов
          • Внеофисное хранение документов
          • Архивные короба для документов и контейнеры для магнитных лент
          • Вывоз и доставка документов
        • Услуги архивной обработки
          • Назад
          • Услуги архивной обработки
          • Архивная обработка документов
          • Упорядочение документации
          • Экспертиза ценности документов
          • Каталогизация документов
          • Передача дел в государственный архив
          • Передача документов в архив при ликвидации организации
        • Услуги электронного архива
          • Назад
          • Услуги электронного архива
          • E-Архив: электронный архив документов
          • Сканирование документов
          • Индексирование документов
          • Ретроконверсия
        • Услуги конфиденциального уничтожения
          • Назад
          • Услуги конфиденциального уничтожения
          • Уничтожение документов
          • Уничтожение бухгалтерских документов
        • Другие услуги
          • Назад
          • Другие услуги
          • Архивные услуги
          • Хранение жестких дисков и магнитных лент
          • Услуга хранения вещей для компаний
          • Программа по защите информации
          • Инвентаризация основных средств
          • Архивное хранение кадровых документов
          • Ввода данных
          • Передача архива на хранение
          • Подготовка документов к передаче в архив
          • Подготовка документов к передаче на государственное хранение
          • Управление документооборотом
          • Архивное хранение бухгалтерских документов
      • Центры ОСГ
        • Назад
        • Центры ОСГ
        • Сканирования
        • Конфиденциального уничтожения
        • Хранения магнитных носителей и накопителей данных
        • Архивного хранения документов
      • Центр знаний
        • Назад
        • Центр знаний
        • Архивное законодательство
        • Правовая информация
        • Сроки хранения документов
        • Частые вопросы
        • Статьи по архивному хранению
        • Видео и вебинары ОСГ
        • Полезные материалы
        • Калькулятор экономии
      • Новости
      • Контакты
      • Работа в ОСГ
        • Назад
        • Работа в ОСГ
        • Вакансии
        • Частые вопросы
        • Анкета кандидата
        • Истории успеха
      • Клиентский портал
      • 8 800 200 10 10
      • Архивы и архивные услуги ОСГ Рекордз Менеджмент ✔️
      • Информация
      • Новости
      • 5 распространенных ошибок при подготовке документов к архивному хранению и как их избежать

      5 распространенных ошибок при подготовке документов к архивному хранению и как их избежать

      29 октября 2024

      Организация архива — ключевой аспект для каждой компании, стремящейся к эффективному управлению документооборотом. Ошибки на этапе подготовки документов к архивному хранению могут привести к потерям данных, замедлению бизнес-процессов и серьезным штрафам. Как избежать этих распространенных ошибок?

      Неправильная категоризация документов: как это влияет на Ваш архив?

      Одной из самых частых ошибок при подготовке документов к архивному хранению является отсутствие четкой системы классификации и смешение временных и постоянных документов. Когда документы с разными сроками хранения находятся вместе, управление архивом становится затруднительным, что может привести к путанице при их поиске. Важно помнить, что каждая категория документов имеет свои правила и сроки хранения. Игнорирование этих требований может повлечь за собой раннее уничтожение важных документов, что может нанести непоправимый ущерб компании. С другой стороны, хранение ненужных документов дольше, чем предписано законом, также может увеличить затраты на содержание архива и негативно сказаться на эффективности бизнес-процессов.

      Чтобы решить эту проблему, важно внедрить четкую систему классификации документов, которая обеспечит удобный доступ к любым данным и облегчит работу с архивом. Документы должны быть разделены на категории по срокам хранения и типам данных, каждая папка или файл должны быть снабжены соответствующими маркировками. Важную роль играет также автоматизация процесса классификации, что существенно снижает вероятность ошибок на этом этапе.

      Отсутствие системы учета: где Ваши документы?

      Ведение документации без системы учета — это путь к хаосу! Еще одной частой ошибкой в организации архивного хранения является отсутствие системы учета документов. Если компания не ведет точный учет документов и их местоположения, это создает хаос в архиве. В такой ситуации даже поиск одного документа может занять много времени, особенно если речь идет о важных документах, которые требуются для проверок, отчетности или анализа. Без должного учета, утрата документов может привести к нарушению нормативов сроков хранения, что повлечет за собой штрафы и репутационные риски для бизнеса.

      Для организации эффективного учета можно использовать специализированное программное обеспечение, которое позволит отслеживать местоположение каждого документа и его срок хранения. Важно создать внутренний регламент по учету, который будет доступен и понятен всем сотрудникам, работающим с архивом. Программные решения помогут вести автоматический учет и исключить человеческий фактор, что повысит безопасность работы с документами.

      Хранение поврежденных документов: риск потери данных

      Физическое состояние архивных документов — важный аспект, на который часто не обращают должного внимания. Со временем бумага стареет, документы становятся менее читаемыми, деформируются и повреждаются. Это может затруднить их использование и привести к потере данных. Нередко компании упускают момент, когда документы нуждаются в реставрации или оцифровке, что в итоге может вызвать необратимые последствия.

      Поддержание архивных документов в хорошем состоянии требует регулярной проверки их состояния. Если документы начинают изнашиваться, следует принять меры по их сохранению. Оцифровка поврежденных документов не только позволит сохранить информацию, но и упростит доступ к данным, исключив риск их дальнейшего физического повреждения. При необходимости бумажные документы можно также отреставрировать, что предотвратит их разрушение.

      Игнорирование нормативных сроков хранения: как это может навредить бизнесу?

      Одной из ключевых ошибок при организации архива является несоблюдение нормативных сроков хранения документов. Некоторые документы должны храниться строго определенный срок в соответствии с законодательством, и нарушение этих сроков может привести к серьезным последствиям. Например, если документы, связанные с персональными данными, будут уничтожены слишком рано или, наоборот, хранятся дольше необходимого, компания может столкнуться с крупными штрафами и судебными разбирательствами.

      Чтобы избежать этого, необходимо внедрить систему контроля сроков хранения. Разработанный график уничтожения поможет следить за сроками и своевременно избавляться от документов, срок хранения которых истек. Программные системы помогут автоматизировать этот процесс, отправляя напоминания о том, что документ пора уничтожить или продлить срок его хранения. Таким образом, соблюдение нормативов станет частью регулярного документооборота, и компания сможет избежать штрафов.

      Неправильное архивирование электронных документов: важность защиты данных

      С переходом на цифровые технологии многие компании перешли на электронное хранение документов, однако, несмотря на все удобства, связанные с цифровыми архивами, этот процесс также сопряжен с рядом рисков. Главным из них является недостаточная защита электронных данных. В отсутствие современных систем безопасности компания рискует столкнуться с утечкой информации, кражей данных или потерей важных документов.

      Для эффективного архивирования электронных документов важно использовать современные системы защиты данных, соответствующие актуальным требованиям безопасности. Шифрование данных, резервное копирование и многоуровневые системы доступа помогут предотвратить утрату или кражу документов. Также важно регулярно обновлять программное обеспечение и проверять его на наличие уязвимостей, чтобы защитить компанию от киберугроз. Электронные архивы позволяют не только улучшить доступ к документам, но и сделать хранение более безопасным и долговечным.

      Важность регулярного обучения сотрудников и использования современных решений

      Для обеспечения эффективного архивного хранения важно не только правильно организовать работу с документами, но и регулярно обучать сотрудников, работающих с архивом. Без грамотного подхода к документообороту даже самые продвинутые системы учета и хранения не смогут обеспечить полной безопасности. Регулярное проведение тренингов, обучающих программ и курсов для сотрудников позволит снизить количество ошибок при работе с документами и улучшить общее качество документооборота.

      Также нельзя недооценивать роль современных технологий. Автоматизированные системы учета и хранения позволяют значительно снизить вероятность ошибок при подготовке документов к архивному хранению. Использование специальных программ для оцифровки и управления документами поможет не только улучшить качество хранения, но и сократить временные затраты на работу с архивом.

      Архивное хранение — это не просто формальный процесс, а важная составляющая эффективного управления документооборотом компании. Избегайте этих ошибок, чтобы снизить риски, улучшить доступ к документам и обеспечить безопасность данных.

      Свяжитесь с ОСГ сегодня, чтобы получить профессиональную помощь в организации архивного хранения и минимизации рисков, связанных с документооборотом.

      ПРИМЕЧАНИЕ
      Компания ОСГ является лидером в области архивного хранения в России и странах СНГ, имея более чем 25-летний работы. Компания обслуживает широкий круг организаций как в России, так и за ее пределами. На данный момент ОСГ хранит более чем 22 миллиона коробов в 50 архивных центрах по всей России. Услуги ОСГ охватывают управление бумажным архивом, включая архивное хранение, архивную обработку и конфиденциальное уничтожение, а также управление электронным архивом, предоставляя сканирование документов, автоматическое распознавание данных, создание электронного архива и многое другое.


      Услуги
      Архивное хранение документов
      Архивное хранение документов
      Архивное хранение документов – это важный процесс для любой организации, который обеспечивает сохранность, учет и оперативный доступ к архивным материалам. В компании ОСГ эксперты предлагают комплексные решения по организации хранения документов в архиве, включая учет, комплектование и использование архивных документов в соответствии с законодательными требованиями.
      Сканирование документов архива
      Сканирование документов
      Сканирование документов – это метод сократить расходы организации на оплате рабочего времени сотрудникам, которое они тратят на поиск бумажных документов, а также на аренде и обслуживании помещений.
      Подготовка документов к передаче в Архив
      Подготовка документов к передаче в архив
      Любому бизнесу важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала привести в соответствующее состояние, подготовить.
      Архивное хранение бухгалтерских документов
      Архивное хранение бухгалтерских документов
      Большой частью потока бумажной документации являются бухгалтерские документы. Они составляют примерно 80% от общей массы документов.
      Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос
      Задать вопрос

      Назад к списку

      telegram @osgrm
      Присоединяйтесь к нашему telegram-каналу «ОСГ Рекордз Менеджмент»!
      Здесь вы найдете важную информацию о хранении, архивной обработке, цифровизации, видео-обзоры и другие полезные материалы! Подписывайтесь, чтобы быть в курсе последних новостей вместе с нами!
      Подписаться
      Компания
      История ОСГ
      Миссия и руководство
      Отзывы клиентов
      Услуги
      Услуги хранения документов
      Услуги архивной обработки
      Услуги электронного архива
      Услуги конфиденциального уничтожения
      Другие услуги
      Электронный архив
      Вход для клиентов
      Клиентский портал
      Будьте всегда в курсе
      Наши контакты

      8 800 200 10 10
      website@osgrm.ru
      Отдел продаж
      Поддержка
      Политика в отношении обработки персональных данных
      Условия использования сайта
      Раздел новостей ОСГ
      © 2025 Все права защищены

      Поддержка сайта
      АСТОНИА
      osg-logo Получить консультацию
      закрыть
      Индивидуальное предложение бесплатно по ответам на 3 вопроса
      Вы действующий клиент ОСГ Рекордз Менеджмент?
      Укажите Ваш клиентский номер (код)
      Укажите Ваш клиентский номер (код)
      Обратитесь, пожалуйста, на почту client@osgrm.ru
      Какой именно у Вас вопрос?
      Обратитесь, пожалуйста, на почту account@osgrm.ru
      Какой вопрос Вас интересует?
      Какая услуга Вас интересует?
      Заполните информацию о Вашей организации:
      Заполните, пожалуйста, форму ниже для отправки результатов
      Вопрос 1

      ОСГ Рекордз Менеджмент Центр использует файлы cookie (куки), для проведения аудита и сбора статистической информации, чтобы оптимизировать работу и функциональность этого сайта, сделать его более удобным для вас. Продолжая пользоваться сайтом www.osgrm.ru, вы даете согласие на использование файлов cookie (куки). Подробнее о том, как мы используем эти данные, можно узнать в Политика cookie.