Архивное хранение документов

Архивное хранение документов – это важный процесс для любой организации, который обеспечивает сохранность, учет и оперативный доступ к архивным материалам. В компании ОСГ эксперты предлагают комплексные решения по организации хранения документов в архиве, включая учет, комплектование и использование архивных документов в соответствии с законодательными требованиями.

Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Заказать расчет стоимости

Зачем нужно архивное хранение документов?

Хранение документов в архиве – это не только возможность освободить место для того, что важно для бизнеса, одновременно сохраняя ваши деньги, выгод намного больше.

Экономия на аренде помещений

Хранение документов в ОСГ позволяет сократить расходы на аренду офиса или оптимизировать существующие площади.

Быстрый поиск документов

Архивное хранение документов сопровождается контролем перемещения. ОСГ быстро находит документы по запросу и доставляет вам.

Защищённое хранение документов

Хранение документов в архиве ОСГ ограничивает доступ к данным всех несанкционированных лиц.

Преимущества архивного хранения документов в ОСГ

Организация хранения и учета архивных документов. Компания ОСГ обеспечивает полный цикл работы с архивами: от приема документов на хранение до их учета и использования. ОСГ соблюдает все правила архивного хранения документов в организации, гарантируя их безопасность и доступность.
Комплектование и учет архивных документов. Эксперты ОСГ предлагают услуги по комплектованию архивных фондов, включая хранение, учет и передачу документов в архив на постоянное хранение. Этот процесс включает сортировку, каталогизацию и создание оптимальных условий для хранения архивных материалов.
Создание и поддержка архивных фондов. ОСГ помогает организациям формировать и вести архивные фонды, соответствующие требованиям законодательства. Эксперты обеспечивают сохранность и учет документов архивного фонда, а также организют их использование в соответствии с нормативными актами.
Конфиденциальность и безопасность. В ОСГ строго соблюдаются правила хранения конфиденциальных документов. Специализированные архивные помещения отвечают всем требованиям безопасности, включая пожарные и нормативные условия хранения архивных документов.

Как правильно организовать архивное хранение документов

Для быстрой и чёткой работы с документами ОСГ организует все этапы обработки документов: от упаковки в архивные короба до передачи документов в государственный архив. Организация архивного хранения документов включает несколько этапов, каждый из которых важен для обеспечения надежности и безопасности архива:

Прием и подготовка документов к архивному хранению. Документы, подлежащие архивному хранению, сортируются, каталогизируются и упаковываются в архивные короба. ОСГ соблюдает все правила архивного хранения документов и гарантируем, что каждый документ будет учтен и защищен.
Учет и каталогизация. Организация учета архивных документов — ключевой этап работы с архивами. ОСГ создает подробные описи и каталоги, которые упрощают доступ к архивным материалам и обеспечивают оперативное их использование.
Создание и ведение архивного фонда. ОСГ помогает организациям создавать и вести архивные фонды, соответствующие всем нормативным требованиям. ОСГ обеспечивает комплексное архивное хранение, учет и использование документов.
Правила хранения архивных документов. В ОСГ строго соблюдаются нормативные режимы хранения архивных документов. ОСГ обеспечивает создание оптимальных условий для долговременного хранения архивных материалов, соблюдая все технические и законодательные требования.

ОСГ рекомендует подготовиться к архивному хранению документов, учитывая тип и сроки хранения документов, а также задачи, которые вы будете решать, обращаясь к документам.

Организация хранения документов в архиве ОСГ

Организация хранения документов в архиве ОСГ включает все необходимые этапы для обеспечения долгосрочной сохранности документов:

Прием дел на архивное хранение

ОСГ принимает на хранение архивные документы организаций, обеспечивая их защиту и сохранность.

Учет и использование архивных документов

Ведение учета архивных документов позволяет клиентам ОСГ легко находить и использовать нужные им материалы.

Правила и нормативные требования

ОСГ соблюдает все требования архивного законодательства, включая условия хранения и учет архивных документов.

Услуги архивного хранения документов

ОСГ предоставляет полный спектр услуг архивного хранения:

Организация архивного хранения дел. ОСГ помогает организациям правильно организовать хранение документов в архивах, включая сортировку и учет документов.
Передача документов на архивное хранение. Организуем процесс передачи архивных документов на постоянное хранение в специализированные архивы ОСГ.
Обеспечение сохранности архивных документов. В ОСГ эксперты обеспечивают надежное хранение документов, используя современные технологии и соблюдая все нормативные требования.

Правила организации архивного хранения

При организации архивного хранения в ОСГ эксперты руководствуются следующими принципами:

Соблюдение нормативных условий хранения архивных документов. ОСГ обеспечивает оптимальные условия хранения, включая температурные и влажностные режимы, необходимые для долговременного хранения архивных материалов.
Соблюдение законодательства. Архивные решения ОСГ соответствуют всем требованиям законодательства по архивному хранению документов.
Комплексный подход. ОСГ предоставляет услуги по организации хранения, учета и использования архивных документов в полном соответствии с нормативами.

Видео про хранение документов в ОСГ

ОСГ Рекордз Менеджмент — самая крупная архивная компания в России и странах СНГ. Для вас мы оборудовали 50 Архивов, в разделе Видео и вебинары посмотрите в видео как мы храним ваши документы.

Полезные ссылки по архивному хранению документов

Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите раздел Руководства и инструкции ОСГ.

Хранение кадровых документов
Хранение документов в Москве
Хранение документов в Санкт-Петербурге
Обратитесь к специалисту ОСГ за консультацией

Посетите раздел инструкций >>

Оставьте заявку на организацию архивного хранения

Возможно, Вам будет интересно:

E-Архив: электронный архив документов

Электронный архив документов, создаваемый ОСГ – оцифрованные документы, помещённые в интерфейс, где можно быстро найти скан-образ документа по ключевым данным. Запросить демоверсию

Архивная обработка документов

Ответственность за хранение и архивную обработку документов возложена на сотрудников организации, чаще всего руководителей.

Сканирование документов

Сканирование документов – это метод сократить расходы организации на оплате рабочего времени сотрудникам, которое они тратят на поиск бумажных документов, а также на аренде и обслуживании помещений.

Внеофисное хранение документов

Внеофисное хранение документов является формой аутсорсинга бизнес-процессов. Внеофисное архивное хранение документов включает в себя перевозку документов вашей компании в специализированное хранилище профессиональной архивной компании.

Уничтожение документов

Существует ряд значимых причин, по которым следует обратить внимание на то, как вы организуете уничтожение документов вашей компании.

Уничтожение бухгалтерских документов

Ведение бухгалтерской документации — один из важнейших бизнес-процессов любой компании. Ежедневно в бухгалтерский отдел поступают документы самых разных типов. Но вопросы хранения и уничтожения бухгалтерских документов не являются профильными для сотрудников бухгалтерии.

Подготовка документов к передаче в архив

Любому бизнесу важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала привести в соответствующее состояние, подготовить.

Архивное хранение бухгалтерских документов

Большой частью потока бумажной документации являются бухгалтерские документы. Они составляют примерно 80% от общей массы документов.

Назад к списку

Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос по услуге

Задать вопрос

Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос

Задать вопрос