Архивное дело сегодня – все требования, решения, нормативы РФ, о которых важно знать

Современный бизнес сталкивается с необходимостью эффективного управления документацией. Архивное дело играет ключевую роль в организации документооборота, соблюдении законодательства и защите интересов компании. Каковы требования законодательства? Какие решения помогут оптимизировать хранение документов? Как обеспечить соответствие нормативам РФ по архивному делу?

Эксперты ОСГ подготовили подробный разбор актуальных вопросов.

1. Обязательно ли создавать архив в организации?

В правовой практике архив — это структурное подразделение, занимающееся управлением документами, их учетом и обработкой. Само место хранения носителей информации называют термином архивное хранилище документов.

Организация не обязана создавать архив, но должна обеспечивать сохранность документов до истечения сроков их хранения. Хранение можно организовать самостоятельно или воспользоваться услугами профессионального архивного хранения, например, в специализированных центрах ОСГ. Правильное хранение документов – залог сохранности и доступности документов!

2. Какие нормативы РФ по архивному делу должна соблюдать любая организация?

Каждая организация обязана соблюдать законодательные требования к архивному делу. Основные нормативные акты:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» – регулирует порядок хранения, учета и использования документов.
• Правила организации хранения документов Архивного фонда РФ – определяют требования к комплектованию, учету и использованию архивных документов.
• Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения – содержит сроки хранения различных типов документов.

Эти нормативы обязательны для соблюдения всеми компаниями, вне зависимости от их формы собственности.

3. Какие риски возникают при неправильной организации архива?

Ошибки в организации архива могут привести к серьезным последствиям для бизнеса, включая утрату важных документов, штрафы за несоблюдение архивного законодательства РФ и снижение операционной эффективности. Отсутствие четкой структуры хранения усложняет поиск информации, что приводит к задержкам в работе и возможным юридическим рискам. Некачественные условия архивного хранения документов повышают вероятность физического повреждения бумаг, а отсутствие резервных копий делает их уязвимыми перед утратой. Оптимальная стратегия включает оцифровку документов, внедрение электронного архива и использование современных систем защиты данных.

4. Как правильно подготовить документы для передачи на архивное хранение?

Для эффективного архивного хранения документов необходимо соблюдать несколько ключевых этапов подготовки. Во-первых, важно провести экспертную оценку документов, определить сроки их хранения и классифицировать по категориям. Во-вторых, документы должны быть защищены от повреждений: их следует размещать в специализированные архивные коробки, исключая перегибы и потерю важных страниц. В-третьих, перед передачей в архив рекомендуется оцифровать документы и создать резервные копии, чтобы обеспечить быстрый доступ к информации. Команда ОСГ предлагает комплексные услуги по организации архива, гарантируя соответствие нормативным требованиям РФ и высокий уровень сохранности данных.

5. Когда передавать документы на государственное хранение?

Если организация не является источником комплектования госархива, то передача документов возможна только в случае ликвидации компании. В этом случае в госархив поступают:

• Лицевые счета работников;
• Личные карточки (Т-2);
• Приказы по личному составу;
• Трудовые договоры и акты к ним;
• Табели учета рабочего времени сотрудников с вредными условиями труда.

Остальные документы хранятся по решению учредителей или ликвидатора.

6. Разница между сроком исковой давности и сроком хранения документов

Срок исковой давности – период, в течение которого можно подать иск в суд (регламентируется ст. 195 ГК РФ).

Срок хранения документов – определяется нормативами Росархива и часто превышает срок исковой давности.

Отсчет ведется с 1 января года, следующего за годом окончания документа.

7. Как решить проблему нехватки места для документов?

Значительная часть документов в компании имеет ограниченный срок хранения. Чтобы оптимизировать организацию архива, эксперты ОСГ рекомендуют:

• Выделить документы с длительными сроками хранения и упорядочить их;
• Провести анализ и уничтожить документы, срок хранения которых истек;
• Передать документы на архивное хранение в специализированный архив ОСГ.

8. Можно ли объединить архивное дело и современные IT-решения для автоматизации процессов?

Современное архивное дело невозможно без цифровых технологий. Автоматизация процессов хранения и обработки данных позволяет ускорить работу с документами, снизить риск ошибок и обеспечить юридическую безопасность. Интеграция электронного архива с корпоративными системами документооборота позволяет компаниям оперативно управлять документами, контролировать доступ и анализировать рабочие процессы. ОСГ использует передовые IT-решения для оцифровки документов, внедрения интеллектуального поиска и автоматического распознавания данных, помогая клиентам оптимизировать архивные процессы.

9. Электронный архив и сканирование документов: что важно знать?

Скан-копия документа не равна электронному документу!
Графическое изображение не имеет юридической силы. Только изначально созданный электронный документ, подписанный электронной подписью, является полноценным юридическим оригиналом.

10. Когда стоит сканировать документы?

• Если документ часто используется – его удобно перевести в цифровой вид;
• Архивные документы с долгосрочными сроками хранения целесообразно хранить в электронном архиве;
• Для удобного поиска и быстрого доступа к важным данным.

Не рекомендуется сканировать всю документацию подряд – это может привести к ненужным затратам.

11. В чем преимущества электронного архива перед бумажным и какие есть подводные камни?

Электронный архив предоставляет бизнесу значительные преимущества: снижение затрат на бумажное хранение, мгновенный доступ к данным, удобную систему поиска и высокий уровень защиты информации. Однако переход к цифровым решениям требует четкой стратегии: важно учитывать требования законодательства, грамотно структурировать данные и обеспечить надежные механизмы резервного копирования. Эксперты ОСГ помогают компаниям успешно внедрять электронные архивы, обеспечивая безопасность данных и их соответствие нормативам.

12. Как оцифровка документов помогает оптимизировать работу организации?

Оцифровка документов позволяет компаниям автоматизировать процессы работы с данными, минимизировать временные затраты на поиск нужной информации и повысить защищенность документов. Использование электронного архива исключает вероятность потери важных документов, снижает необходимость в физическом хранении и упрощает доступ к данным для сотрудников. Кроме того, современные технологии, такие как OCR и AI, позволяют автоматически распознавать и индексировать информацию, что делает управление документооборотом более эффективным. ОСГ предлагает решения, адаптированные под бизнес-задачи клиентов, обеспечивая надежную интеграцию цифровых архивов в корпоративные процессы.

13. Ответственность за утерю документов, неправильное хранение

Юридическая практика доказывает, что при нарушении требований по архивному делу возможны штрафы со стороны:

• ФНС – за отсутствие бухгалтерских документов;
• ГИТ – за нарушения в кадровом делопроизводстве;
• МЧС – за несоблюдение правил пожарной безопасности;
• Прокуратуры – за не передачу документов по личному составу в Госархив при ликвидации компании.

14. Как отбирать и уничтожать документы с истекшими сроками хранения?

95% документов компании можно уничтожить по истечении 5-летнего срока хранения.

Порядок действий:

1. Провести архивную обработку документов с долговременными сроками хранения.
2. Составить Акт о выделении дел на уничтожение и утвердить его.
3. Документы, подлежащие уничтожению, измельчить на шредере и оформить соответствующий акт.

15. Как сократить затраты на документооборот?

Оптимизация работы с документами поможет значительно сократить расходы:

• Организация архива и уничтожение ненужных документов освободят место и снизят затраты на аренду;
• Архивное хранение в ОСГ – выгодная альтернатива самостоятельному хранению;
• Электронный архив ускоряет поиск данных и обеспечивает безопасность;
• Автоматизация документооборота сокращает ошибки и повышает эффективность работы.

16. Какие документы нужно хранить особенно тщательно?

Некоторые категории документов необходимо сохранять до 75 лет:

• Приказы по личному составу;
• Карточки уволенных работников (Т-2);
• Трудовые договоры и договоры ГПХ;
• Табели учета рабочего времени сотрудников с вредными условиями труда;
• Лицевые счета и расчетные ведомости по начислению зарплаты.

Эксперты ОСГ готовы помочь с организацией архива, сканированием документов и внедрением электронного архива. Оптимизируйте документооборот с профессионалами архивного дела!

17. Как определить срок хранения документа?

Сроки хранения документов регламентируются нормативными актами Росархива, включая «Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения», который устанавливает порядок хранения различных видов документации. Также регламентация осуществляется в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Правилами организации хранения документов Архивного фонда РФ. Полный перечень сроков хранения можно найти в статье Сроки хранения документов.

18. Как правильно составить график документооборота и сроков хранения?

Грамотный график документооборота включает четкое определение категорий документов, сроков их хранения и порядка уничтожения. Важно учитывать законодательные требования, особенности бизнес-процессов и необходимость оцифровки документов для удобного доступа к данным. ОСГ предлагает комплексные решения по организации архива, помогая компаниям выстроить эффективную систему учета и хранения данных, минимизировать риски и оптимизировать процессы работы с документацией.

19. Как организовать хранение документов при ликвидации компании?

В случае ликвидации организации документы передаются на государственное хранение либо уничтожаются в соответствии с нормативами РФ, регламентированными Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», "Правилами организации хранения документов Архивного фонда РФ" и "Перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения". Эксперты ОСГ готовы помочь в правильной организации хранения и передаче документов в архивные фонды.

20. Как выбрать надежного партнера для хранения документов и какие критерии учитывать?

При выборе компании для архивного хранения документов важно учитывать несколько ключевых факторов: соответствие услуг нормативным требованиям РФ, наличие сертифицированных архивных хранилищ, уровень защиты данных и качество логистической инфраструктуры. Также стоит обратить внимание на возможности оцифровки документов и интеграции с корпоративными системами.