Соблюдение сроков хранения кадровых документов - это не только формальность, но и гарантия правовой безопасности бизнеса. В 2025 году актуальность этой темы усиливается новыми требованиями, зафиксированными в приказах Росархива № 236 и № 77, а также в положениях ФЗ № 125. Несоблюдение этих нормативов может привести к серьёзным последствиям - от штрафов и проверок до потери репутации и уголовной ответственности. Организация хранения и учёта документов по личному составу требует системного подхода и знания правил архивного дела. В этой статье эксперты архивной компании ОСГ разбирают ключевые положения нормативных актов, дают советы по подготовке документов и делятся практиками, которые помогут избежать штрафов. Компания ОСГ предоставляет полный комплекс архивных услуг: от экспертной оценки документов до их профессионального хранения и уничтожения.
Публикация по теме «Сроки хранения кадровых документов и ответственность работодателей» доступна в Telegram-канале ОСГ.
Подписывайтесь, чтобы не пропустить практические рекомендации, обновления архивного законодательства и кейсы проверок.
Перейти к публикации в Telegram
Какие приказы Росархива регулируют сроки хранения кадровых документов
Архивное законодательство России регулируется несколькими ключевыми документами. Они обязательны к соблюдению всеми организациями, независимо от масштаба бизнеса или формы собственности.
Приказ Росархива № 236: как пользоваться перечнем документов
Приказ № 236 от 20.12.2019 утвердил типовой перечень управленческих документов, в том числе по кадровой части. Документы в перечне разбиты по тематическим разделам и снабжены указанием нормативных сроков хранения. В частности, кадровая документация охвачена разделами «Трудовые отношения», «Кадровое обеспечение» и «Учёт оплаты труда».
Срок хранения может составлять 1, 5, 50 или 75 лет, в зависимости от значимости документа. Перечень является обязательным нормативом и применяется при формировании архивных дел. Это позволяет структурировать кадровый архив в соответствии с требованиями Росархива.
Приказ № 77 и ФЗ № 125: ключевые положения для компаний
Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 года устанавливает правила организации хранения документов в архиве. Он описывает, как проводить экспертизу ценности документов, оформлять обложки, составлять описи и листы-заверители. Также закрепляет регламент уничтожения документов по акту.
Федеральный закон № 125 «Об архивном деле» вводит понятие "архивное хранение кадровых документов" и закрепляет ответственность юридических лиц за его нарушение. В статье 22.1 указано, как рассчитываются сроки хранения - с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства.
Сроки хранения кадровых документов: классификация и типовые ошибки
Правильное определение сроков хранения документов по личному составу - ключевой шаг в обеспечении соответствия требованиям Росархива.
Таблица сроков хранения: 1, 5, 50 и 75 лет - что к чему
Типовые сроки хранения кадровой документации регламентированы приказом № 236. Например, приказы об отпусках хранятся 5 лет, трудовые договоры - 50 лет (или 75, если оформлены до 2003 года), а штатные расписания - 75 лет. Номенклатура дел компании должна учитывать эти сроки для каждого типа документа.
Одна из распространённых ошибок - хранение документов с истёкшим сроком, без акта уничтожения. Это приводит к неэффективному использованию архива и риску получения штрафов.
Документы по личному составу, подлежащие долгосрочному хранению
В категорию документов, подлежащих долгосрочному хранению, входят личные карточки работников, лицевые счета, сведения о стаже, приказы о приёме и увольнении. Они формируют юридическую базу для расчёта пенсий и других социальных выплат.
Такие документы необходимо хранить в запираемых металлических шкафах или передавать в архивные центры. По истечении срока хранения возможна передача в государственный архив при ликвидации компании.
Подготовка кадровых документов к архивному хранению
Перед передачей документов в архив необходимо выполнить ряд формальных и технических требований.
Как проводить экспертизу ценности документов по правилам Росархива
Экспертиза ценности позволяет определить, какие документы подлежат дальнейшему хранению, а какие - уничтожению. Проводится на основании пунктов 4.8, 17 и 47 приказа № 77. Все действия фиксируются в акте, утверждаемом комиссией.
Эксперты ОСГ проводят экспертизу ценности с учётом структуры организации, профиля деятельности и специфики документооборота. Это помогает избежать ошибок при отборе и снизить риски санкций.
Требования к оформлению, упаковке и передаче в архив
Документы должны быть сшиты, пронумерованы, снабжены внутренними и сводными описями. Оформление обложек должно соответствовать шаблонам, утверждённым Росархивом. В одно дело - не более 250 листов.
Компания ОСГ предоставляет чек-листы и сопровождение по всем этапам подготовки документов к архивному хранению, включая переплёт, нумерацию и цифровую индексацию.
Чек-лист: как подготовить документы к архивному хранению:
- Провести экспертизу ценности документов в соответствии с приказом № 77.
- Сформировать дела по номенклатуре - не более 250 листов в одном.
- Пронумеровать листы, составить внутреннюю и сводную описи.
- Оформить титульные листы и обложки по шаблонам Росархива.
- Подготовить акты приёма-передачи и акт уничтожения.
Хранение документов в архиве: сроки, условия, ответственность
Неправильное хранение кадровой документации может обернуться для компании финансовыми и репутационными потерями.
Кто отвечает за хранение: руководитель, кадровик, архивариус
Руководитель компании несёт общую ответственность за соблюдение законодательства. Кадровик оформляет документы в соответствии с номенклатурой, а архивариус следит за соблюдением сроков хранения и подготовкой к уничтожению.
Распределение ответственности должно быть прописано в должностных инструкциях и положениях об архивной службе. Это защитит организацию при проверках.
Правила хранения в подразделении, архиве и при ликвидации компании
Документы по личному составу сначала хранятся в кадровом подразделении, затем - в архиве компании, а при ликвидации - передаются на государственное хранение. Несоблюдение этой цепочки грозит санкциями.
Компания ОСГ предлагает услугу полного аутсорсинга архивного хранения, включая транспортировку, сканирование и уничтожение документов с истекшими сроками.
Чек-лист 2: Как организовать архив кадровых документов:
- Назначить ответственных лиц (руководитель, кадровик, архивариус).
- Разработать и утвердить внутренние регламенты и архивную политику.
- Обеспечить условия хранения: металлические шкафы, защита от влаги и огня.
- Регулярно проводить аудит соответствия требованиям Росархива.
- Обратиться в ОСГ для сопровождения и создания электронного архива.
Штрафы за нарушение сроков хранения: что проверяют и как избежать
Нарушения сроков хранения кадровых документов могут быть выявлены при проверках различных госорганов.
Проверки ФНС, прокуратуры и трудовой инспекции: что запрашивают
Контролирующие органы чаще всего требуют номенклатуру дел, акты приёма-передачи, акты уничтожения и внутренние регламенты. Отсутствие этих документов или их неправильное оформление может привести к штрафам.
Особое внимание уделяется соответствию реального состояния архива требованиям приказов Росархива. ОСГ помогает компаниям подготовиться к проверкам, включая аудит архива и выстраивание процессов хранения.
Как избежать штрафов: аудит, внедрение политик, архивный аутсорсинг
Чтобы избежать санкций, важно внедрить внутреннюю архивную политику, проводить регулярную экспертизу и обновлять номенклатуру дел. Рекомендуется использовать аутсорсинг архивного хранения у профессиональных операторов.
Компания ОСГ проводит аудит документации, архивную обработку и берет на себя архивное хранение, организацию электронного архива и уничтожение документов по акту.
Как ОСГ помогает соблюдать сроки хранения и избежать штрафов
Услуги по архивному хранению и экспертизе ценности документов
ОСГ предоставляет услуги архивного хранения кадровых документов в 50 специализированных архивных центрах. Компания применяет современные технологии и строго соблюдает нормы конфиденциальности.
Также доступны услуги по сканированию, ретроконверсии, цифровому архивированию и уничтожению документов. Это позволяет полностью передать процессы на профессиональный аутсорсинг.
Результаты клиентов ОСГ: как архивный аутсорсинг снижает риски
Клиенты ОСГ отмечают снижение операционных и юридических рисков, связанных с архивным хранением. Благодаря выстроенным процессам, организация успевает вовремя отбирать документы, формировать дела и проходить проверки без замечаний.
Дополнительное преимущество - внедрение электронного архива, обеспечивающего удалённый доступ к данным и автоматическое отслеживание сроков хранения.
FAQ по срокам хранения кадровых документов
Сколько хранятся трудовые договоры и приказы по личному составу?
До 75 лет - если документ составлен до 2003 года; после - 50 лет.
Кто устанавливает сроки хранения кадровых документов?
Приказ Росархива № 236 - основной нормативный акт по этому вопросу.
Как подготовить документы к передаче в архив?
Сшить, пронумеровать, составить описи, экспертизу и акт передачи.
Можно ли уничтожить документы по личному составу без экспертизы?
Нет. Требуется экспертиза ценности и оформление соответствующего акта.
Обязаны ли ИП соблюдать приказ Росархива № 236?
Да, ИП обязаны соблюдать требования архивного законодательства наравне с юридическими лицами.
Соблюдение сроков хранения кадровых документов - это защита компании от штрафов, проверок и репутационных потерь. Эксперты ОСГ помогают бизнесу выстроить систему архивного учёта в соответствии с приказами Росархива № 236 и № 77, минимизируя риски.
Хотите избежать штрафов и ошибок в хранении кадровых документов? Эксперты ОСГ помогут организовать правильное хранение по закону - от оценки до архивации!
@osgrm
