Тенденции цифровизации в архивном секторе

Как и большинство рабочих сфер, данный сектор активно переходит к цифровизации своей деятельности. Цифровизация – это, безусловно, позитивный вектор развития, поскольку сильно сокращает объем бумажных носителей, создавая единый архив, а также значительно упрощает поиск нужной документации благодаря единой базе. Цифровизация затронула как малый, так и средний бизнес: логистику, энергетику и другие сферы.

Современные информационные технологии в архивной отрасли

Современные информационные технологии оказывают значительное влияние на отрасль, преображая способы сбора, хранения, обработки. Эти технологии помогают им стать более доступными и интерактивными, а также улучшают эффективность их работы. Ключевые аспекты применения современных информационных технологий в данной отрасли:

• Цифровизация: Цифровая конверсия физических документов и артефактов в электронный формат является одним из главных направлений. Это не только обеспечивает сохранность оригиналов, но и упрощает работу с документами для широкой аудитории через интернет.
• Электронное архивирование: Современные структуры электронного документооборота позволяют эффективно управлять как электронными копиями, так и изначально электронными документами. Это включает в себя процессы каталогизации, индексации и хранения в соответствии с нормативными требованиями.
• Облачные технологии: Использование облачных хранилищ позволяет сократить затраты на хранение больших объемов информации и обеспечивает высокую степень доступности и надежности информации.
• Искусственный интеллект и машинное обучение: Применение этих технологий находится на начальной стадии, но уже показывает впечатляющие результаты в автоматизации процессов каталогизации и поиска, а также в распознавании текстов и изображений на сканированных документах.
• Блокчейн: Технология распределенного реестра может быть использована для обеспечения целостности и неизменности записей, что особенно важно для юридически значимых документов.
• Виртуальные выставки и архивы: Создание виртуальных экскурсий и выставок позволяет пользователям исследовать исторические документы и артефакты в интерактивном режиме, не покидая свой дом.
• Комплексы управления контентом: Специализированное программное обеспечение для управления помогает организовать эффективное хранение, поиск и предоставление разрешения к работе с материалами.
• Стандарты: Разработка и внедрение стандартов для обмена информацией между различными организациями улучшает совместимость.

Автоматизация процессов и электронное хранение документов

Этот процесс способствует повышению эффективности управления и распределения информации, а также значительно упрощает работу с документами, повышает их сохранность и конфиденциальность.

Автоматизация процессов подразумевает внедрение информационных систем, способных обрабатывать большие объемы информации, структурировать их и обеспечивать быстрый поиск необходимой информации. Системы электронного документооборота (СЭД) играют здесь ключевую роль, позволяя автоматизировать процессы приема, регистрации, хранения, поиска и выдачи документов.

Преимущества цифровизации для архивного дела

Преимуществами электронного документооборота являются:

• Быстрый доступ к информации. Категоризация документов позволяет «в несколько кликов» находить нужную документацию.
• Эффективное управление. Автоматизация упрощает процессы каталогизации, индексации и архивирования документов.
• Экономия ресурсов. Сокращается потребность в физическом пространстве для хранения документов и снижаются затраты на их обслуживание.
• Безопасность. Информационные комплексы предлагают многоуровневые схемы защиты, обеспечивая их конфиденциальность и целостность.

Электронные архивы значительно упрощают управление документацией, делая её доступной из любой точки мира.

Процесс внедрения механизмов автоматизации и переход к электронному архивированию включает в себя ряд этапов: от анализа текущего состояния и определения требований к системе до обучения персонала. Однако, несмотря на очевидные преимущества, организации могут столкнуться с рядом вызовов, таких как высокие начальные затраты на внедрение, необходимость обучения сотрудников работе с новыми системами и вопросы, связанные с юридической действительностью электронных документов.

Важным аспектом является также обеспечение соблюдения требований к компьютерной безопасности и защите персональных данных, что требует внедрения современных средств криптографической защиты и регулярного аудита.

Юридический аспект

Это подразумевает не только их соответствие установленным нормам и стандартам, но и возможность использования в качестве доказательной базы в судебных и административных процедурах. Решение этой задачи во многом зависит от правильной организации процессов электронной подписи и сертификации документов.

Технологические решения

На рынке существует множество технологических решений для автоматизации процессов и перехода к электронному хранению. Ключевым выбором здесь становится между облачными сервисами и локальными информационными системами архива. Облачные решения предлагают гибкость и масштабируемость, но требуют тщательного подхода к вопросам безопасности. Локальные системы, в свою очередь, предоставляют полный контроль над инфраструктурой, однако могут потребовать значительных вложений в IT-инфраструктуру и поддержку.

Примеры успешного внедрения автоматизации процессов и электронного хранения документов можно найти в различных отраслях, от государственного управления до частного бизнеса. Организации, принявшие эти инновации, отмечают улучшение эффективности работы, сокращение времени на поиск и обработку информации, а также повышение уровня клиентского сервиса за счет оперативного предоставления необходимых документов.

Внедрение и использование информационных технологий

Внедрение и использование информационных технологий в архивное дело — это процесс, который упрощает управление ими, а также усложняет доступ злоумышленникам. С развитием компьютерных технологий материалы становятся более доступными, что способствует улучшению исследований, образования и сохранению культурного наследия.

Процесс превращения физических документов в цифровой формат – первый шаг к модернизации. Цифровизация позволяет защитить документы от физического износа и облегчает их поиск.

Системы СЭД (управления электронными документами) предоставляют инструменты для управления цифровыми материалами: каталогизацию, хранение, поиск, доступ. СЭД обеспечивают высокий уровень безопасности и контроль доступа к документам

Разработка и применение стандартов и нормативов в области электронного архивирования необходимы, чтобы обеспечить данным идеальную совместимость, а также их долгосрочное сохранение и доступность: форматы файлов, метаданные и протоколы передачи информации.

Информационные технологии позволяют предоставлять разрешение к работе с документами через интернет, расширяя аудиторию пользователей (если это библиотечный цифровой архив документов). Онлайн-выставки, виртуальные туры и виртуальные коллекции делают их более привлекательными для широкой публики.

Электронное сохранение включает в себя ряд технологий и стратегий для обеспечения долгосрочного доступа к виртуальным материалам: регулярные обновления хранилищ, использование надежных форматов файлов (возможно, с шифровкой) и создание резервных копий.

Внедрение информационных технологий в эту сферу зачастую требует интеграции с другими информационными системами – например, библиотечными или музейными каталогами. Это необходимо для обеспечения единого доступа к культурному наследию. Однако, внедрение информационных технологий влечет за собой необходимость обучения и профессионального развития персонала для эффективного использования новых инструментов.

Электронные архивы и системы документооборота

Электронные системы документооборота являются ключевыми технологиями в современном мире управления информацией и документацией. Они помогают организациям эффективно управлять, хранить, извлекать и обрабатывать большие объемы документов и данных. Вот глубокий взгляд на каждую из этих механизмов и их взаимосвязь.

Электронные документы в архивах — это цифровые репозитории, предназначенные для хранения, каталогизации и сохранения электронных документов и других типов медиа-файлов. Они обеспечивают долгосрочное хранение информации в упорядоченной и доступной форме. Главной целью инструмента является сохранение информационных ресурсов для будущего доступа и использования, независимо от изменений в технологиях или форматах данных. Современные архивы часто используются государственными учреждениями, библиотеками, университетами и коммерческими организациями для сохранения наследия в электронном виде и обеспечения соблюдения нормативных требований.

Системы документооборота предназначены для управления созданием, обзором, хранением, отслеживанием и распределением документов внутри организации. Они обеспечивают централизованный доступ к документам и информации, улучшая сотрудничество и повышая эффективность работы. Системы документооборота могут включать:

• версионирование документов;
• управление правами доступа;
• автоматизацию бизнес-процессов и интеграции с другими офисными приложениями.

Эти системы помогают минимизировать риски, связанные с потерей или неправильным использованием важных документов, и способствуют соблюдению нормативных и юридических требований.

Несмотря на различия в функциях, они тесно связаны и часто интегрируются в общую информационную инфраструктуру организации. Системы документооборота обеспечивают эффективное управление документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до утверждения, обмена и хранения. Как только документы больше не активно используются в текущих бизнес-процессах, они могут быть перенесены в электронное хранилище для долгосрочного хранения и сохранения, что позволяет организациям оптимизировать управление информацией.

Онлайн-доступ к архивным материалам и их долгосрочное хранение

Онлайн-доступ к архивным материалам и их долгосрочное хранение являются ключевыми аспектами современного управления информацией и сохранения культурного наследия. Эти процессы требуют тщательного планирования, использования современных технологий и стратегий для обеспечения сохранности, доступности и целостности информации на протяжении длительного времени.

Онлайн-доступ к хранилищам позволяет пользователям изучать и использовать исторические документы, фотографии, записи и другие материалы без необходимости непосредственного присутствия. Онлайн-архивы могут быть размещены на специализированных платформах - сайтах, а также на платформах с открытым доступом. К его преимуществам относятся:

• Удобство доступа;
• Расширение аудитории;
• Сохранения места из-за ненадобности использовать бумажные носители.

Долгосрочное хранение материалов включает не только физическое хранение бумажных и других носителей в подходящих условиях, но и сохранение цифровых данных.

Чтобы избежать устаревания цифровых форматов, необходимо регулярно обновлять и переносить материал на современные носители. Создание множественных копий данных и их хранение в разных местах обеспечивает защиту от потери данных из-за технологических сбоев, катастроф или других непредвиденных обстоятельств. Предпочтение следует отдавать открытым и широко поддерживаемым форматам данных, которые с большей вероятностью будут доступны в будущем. Для бумажных и других нетрадиционных носителей важно обеспечить контроль температуры, влажности и света, а также защиту от вредителей и загрязнения. Регулярный мониторинг состояния как физических, так и виртуальных материалов необходим для своевременного обнаружения и устранения потенциальных проблем, которые могут привести к их повреждению или утрате. Эффективное управление метаданными (описание содержания, контекста и структуры материалов) важно для их поиска, доступа и интерпретации в долгосрочной перспективе. Метаданные должны быть структурированы таким образом, чтобы оставаться понятными и актуальными в течение длительного времени.

Проблемы и вызовы цифровизации архивного сектора

Несмотря на свою пользу, цифровизация архивного сектора является проблематичным процессом. Возникает необходимость в обучении кадров новым инструментам. Учитывая, что в основном в данном секторе работают достаточно возрастные люди, сложность обучения увеличивается. Следующие проблемы могут появиться в процессе цифровизации.

Безопасность данных и проблемы конфиденциальности

К основным проблемам безопасности относятся такие факторы, как уязвимость к хакерам, риски утери данных, а также доступ со стороны к секретным архивам.

• Уязвимость к хакерским атакам. Цифровые архивы могут стать целью для хакеров, желающих украсть, изменить или удалить ценные материалы. Это может включать в себя персональные данные людей, содержащиеся в документах, что делает вопрос безопасности крайне важным.
• Риск потери данных. Цифровая информация подвержена риску потери из-за технических сбоев, таких как повреждение жесткого диска, ошибки программного обеспечения или катастрофические события, влияющие на центры данных
• Несанкционированное проникновение. Без должных мер безопасности, таких как шифрование и системы управления, цифровые архивы могут быть легко доступны для несанкционированных пользователей.

К проблемам конфиденциальности относится недостаточная защита личной информации, хранение файлов в устаревших, небезопасных форматах.

Архивы часто содержат конфиденциальную информацию о личной жизни людей. При цифровизации необходимо соблюдать законы и регуляции по защите конфиденциального материала, чтобы не нарушить конфиденциальность.

Что нужно делать, чтобы не допустить утечку:

1. Применяйте стандарты шифрования. Оно может значительно снизить риск несанкционированного доступа.
2. Создавайте резервные копии файлов. Создание резервных копий на различных физических и географически разделенных носителях предотвратит потерю информации.
3. Используйте системы, которые управляют доступом. Системы, контролирующие, кто и когда может получить доступ к определенным материалам не позволят попасть в секретные архивы несанкционированному пользователю.
4. Соблюдайте законы о защите данных. Важно следовать местным и международным законам и регуляциям о защите, чтобы обеспечить соответствующий уровень конфиденциальности. Проводите проверку безопасности. Регулярная проверка систем безопасности на предмет уязвимостей и их своевременное устранение помогает поддерживать высокий уровень защиты и конфиденциальности в цифровизированных архивах.
5. Обучите ваших сотрудников компьютерным инструментам. Важной также является подготовленность персонала, работающего с архивами. Их необходимо проинформировать о том, каким образом злоумышленники могут попасть к документам, обойдя системы безопасности.
6. Разработайте план на случай взлома. Важно иметь четкий и эффективный план действий на случай нарушения безопасности. В этом помогут процедуры оповещения, алгоритм действий по устранению последствий нарушения и восстановлению системы.
7. Используйте облачные технологии с шифрованием. Облачные сервисы предлагают расширенные возможности для хранения, резервного копирования и шифрования.

Технические проблемы и обновление оборудования

Среди основных технических проблем выделяется устаревание технологий, несоответствие современным стандартам хранения, риск потери информации из-за технических сбоев, а также сложности с цифровой миграцией и интеграцией новых систем.

Современные решения включают в себя внедрение облачных технологий для бэкапа и хранения, использование специализированных систем управления архивами, а также применение методов цифровой консервации и реставрации.

Также важно применение стандартов и протоколов для обеспечения безопасности и конфиденциальности хранящейся информации, а также разработка и реализация политик по устойчивости и сохранению данных на долгосрочную перспективу.

Обучение персонала и сохранение аутентичности документов

Обучение персонала направлено на повышение их компетенций и умений, такие как знания о технологиях защиты информации и управления документооборотом. Сохранение аутентичности документов подразумевает использование современных методов верификации и защиты: цифровые подписи, шифрование и применение блокчейн технологий для предотвращения подделок и потери важной информации. Эти меры помогают поддерживать высокий уровень доверия и профессионализма внутри организации и со стороны клиентов и партнёров.

Перспективы развития и новые направления

Цифровизация архивов развивается через внедрение новых технологий и подходов, направленных на улучшение доступа, сохранности и интерактивности архивных материалов:

• Искусственный интеллект;
• VR (виртуальная реальность);
• Блокчейн технологии;
• Доступность и включение;
• Цифровая сохранность.

Инновационные подходы и технологии в архивном деле

• Цифровая архивация: Перевод бумажных документов в электронный вид с использованием сканирования высокой точности. Это упрощает поиск и обработку информации, а также обеспечивает её долгосрочное сохранение.
• Облачные технологии: Использование облачных хранилищ для архивирования данных позволяет увеличить их доступность и надёжность хранения, а также упрощает совместную работу с документами.
• Искусственный интеллект и машинное обучение применяются для автоматизации процессов каталогизации и индексации архивных материалов. Алгоритмы могут распознавать текст, изображения и даже анализировать структуру документов для упрощения поиска.
• Блокчейн: Технология, обеспечивающая высокую степень защиты архивов от подделок и несанкционированного доступа. Блокчейн может использоваться для создания надёжной верификации подлинности документов.
• Виртуальная и дополненная реальность (VR/AR) позволяют виртуально "посещать" архивы, осматривать документы и предметы в трёхмерном пространстве, что может быть особенно полезно в образовательных и исследовательских целях.
• Интерактивные и мультимедийные архивы: Разработка интерактивных платформ, которые предоставляют доступ к материалам в различных форматах (текст, аудио, видео), делая их более доступными и понятными для широкой публики.

Влияние цифровизации на будущее архивных учреждений

Цифровизация оказывает глубокое влияние на архивные учреждения, преобразуя их методы работы и взаимодействия с аудиторией. Превращение традиционных документов в цифровой формат значительно увеличивает доступность их содержания для широкой публики. Это позволяет исследователям, студентам и любознательным лицам со всего мира изучать исторические документы, фотографии и другие материалы онлайн, без необходимости физического посещения архива. Такая доступность расширяет образовательные возможности и способствует распространению знаний.

Кроме того, цифровизация позволяет сохранить материал на длительные сроки (в перспективе, бесконечно), минимизируя риск их повреждения или утраты. Учреждения, интегрируя передовые технологии, обеспечивают долгосрочное сохранение ценного культурного и исторического наследия. В то же время, они сталкиваются с новыми вызовами, включая необходимость обеспечения цифровой безопасности и разработки стратегий по управлению огромными объемами материалов.