9 сентября 2021 года компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» представила сервис по организации безбумажного офиса. Сервис позволит компаниям без больших инвестиций перейти на безбумажный офис и сделать более доступным удаленный формат работы. Продукт сочетает в себе триаду услуг: оцифровку документов, безопасное хранение бумажных носителей и их конфиденциальное уничтожение при необходимости.
Данный сервис ОСГ позволяет бизнесу организовать работу без бумаг независимо от того, на каком этапе внедрения цифровых технологий он находится. Сотрудники перестают зависеть от офиса как локации для хранения документов, их обработки и извлечения необходимой информации.
Безбумажный офис обеспечивает триада сервисов ОСГ:
- Архивное хранение документов. Уже накопленные в компании документы принимаются на хранение в архивные хранилища ОСГ, которые представлены по всей России. А для вновь поступающих документов предусмотрен сервис удаленной канцелярии: входящие документы будут поступать не в офис компании, а напрямую в архивы ОСГ и предоставляться клиенту в оцифрованном виде.
- Электронный архив («е-Архив»). ОСГ оцифровывает принятые на хранение документы и предоставляет сотрудникам клиента доступ к ним через электронный архив — «е-Архив» — строго в соответствии с уровнем доступа. «e-Архив» может быть встроен в привычную информационную систему компании, а это значит, что сотрудникам не нужно тратить рабочее время на освоение программ. В «е-Архиве» сохраняется цифровой след изменений, а доступ к данным чётко разграничен для каждого авторизованного сотрудника.
- Конфиденциальное уничтожение документов. Документы, срок хранения которых истёк, отправляются на конфиденциальное уничтожение. Перед уничтожением документов проводится выделение дел к уничтожению с составлением соответствующего акта согласно требованиям законодательства. Для сбора бумаг дня, которые появляются в офисе «по привычке», например, черновики договоров, презентации, не финальные версии документов и т.п., ОСГ устанавливает в офисе клиента специальные опломбированные контейнеры. По мере заполнения контейнеров ОСГ вывозит их в собственный центр конфиденциального уничтожения, а после — на вторичную переработку. Переработка одного такого контейнера сохраняет 1 дерево.
Важно понимать, что безбумажный офис — это не полный отказ от бумаги, а правильное управление существующими бумажными потоками. Также это не означает, что компании придётся оцифровать весь бумажный актив. То, какие документы лучше переводить в электронный вид, зависит от вида деятельности компании, — отметила Елена Соренсен, коммерческий директор ОСГ. — Например, для банков мы чаще всего сканируем клиентские досье. Для страховых компаний и предприятий в сфере ИКТ — договоры с клиентами, так как к этим документам они обращаются чаще всего. Безбумажный офис — это не просто удобство и дань современности. Четкое разграничение доступов и отсутствие лишней информации в офисе усиливает систему информационной безопасности компании. С этой точки зрения, стоит передавать на хранение в ОСГ не только бумагу, но и иные носители информации.
Безбумажный офис позволяет компаниям любого размера бизнеса сократить несколько статей расходов, например, исключить полностью расходы на канцелярию, оборудование и обслуживание архива. Внеофисное хранение предотвращает несанкционированный доступ к данным благодаря различным уровням доступа и отслеживанию изменений.
ПРИМЕЧАНИЕ
ОСГ - лидирующая архивная компания в России и СНГ. Имея за плечами более, чем 20-летний опыт работы в данной отрасли, ОСГ обслуживает тысячи российских и иностранных организаций. Деятельность компании была неоднократно отмечена профессиональными наградами. На сегодня ОСГ хранит и обрабатывает более 12 миллиардов документов в 5 странах мира. Услуги, предоставляемые компанией, включают в себя управление как бумажным архивом - архивное хранение документов, архивная обработка документов и их конфиденциальное уничтожение, так и электронным архивом - сканирование документов, автоматическое распознавание данных и их оцифровка, создание полноценного электронного архива и многое другое.
@osgrm
