127083, Россия, Москва, ул. 8 Марта, д.14

Неочевидный способ цифровизации бизнес-процессов

Финансовая газета поделилась мнением коммерческого директора ОСГ Рекордз Менеджмент Елены Соренсен по поводу необходимости аутсорсинга хранения документов и создания электронных архивов в банковской сфере (https://fingazeta.ru/business/management/474683).

Необходимость быть конкурентоспособными заставляет банки пересматривать используемые методы работы и сокращать издержки. По данным «Коммерсанта», к концу 2019 года у российских банков осталось 30,4 тыс. структурных подразделений против 31,2 тыс. годом ранее.
В 2020 году, по оценкам Deloitte, Россия вошла в топ-10 стран по уровню цифровизации банковской сферы. Ускорению этого процесса способствовала пандемия — новой функцией для трети банков (34%), реализованной в связи с COVID-19, стало внедрение полностью цифровых процессов.

Менеджмент / Елена Соренсен, коммерческий директор «ОСГ Рекордз Менеджмент» в России и СНГ 15 февраля 2022, 12:21
Стойка жестких дисков

Согласно исследованию Tadvise и ЛАНИТ, в 2021 году бюджеты на автоматизацию увеличились у 52% опрошенных банков. Основной драйвер — растущие ожидания клиентов относительно качества сервисов (88%). Среди топ-3 причин также были отмечены необходимость предоставлять абсолютно все услуги онлайн, растущая конкуренция и необходимость сокращения сроков вывода новых продуктов на рынок.
Эксперты считают, что цифровизация обострит конкуренцию между банками за клиента. Согласно исследованию PwC макротрендов развития рынка финансовых услуг после пандемии, фирмы будут продолжать сталкиваться с неослабевающим давлением рынка, это потребует повышения производительности за счет оцифровки бизнес-процессов и рабочей силы.

Один из бизнес-процессов, который требует оцифровки, — документооборот. Типичный офисный работник тратит в среднем от 30% до 40% своего рабочего времени на поиск печатных документов. Внедрение технологий, в частности системы электронного архива, позволяет снизить операционные расходы. Вместе с хранением документов в профессиональном архиве, системы для работы с электронными документами минимизируют риски несанкционированного доступа к данным и усиливают информационную безопасность, важность которой стала еще более явной с пандемией и появлением гибридных команд. 

Оцифровка и организация защищенного хранения не выступают профильными задачами для финансовых организаций и требуют значительных ресурсов, от приобретения специального оборудования до найма сотрудников и их обучения. Передача профессионалам организацию документооборота позволяют решить несколько задач.

По данным, которые приводят РБК Тренды, большинство компаний пользуются аутсорсингом, чтобы снизить затраты, сфокусироваться на основном бизнесе и решить проблемы с производительностью. 17% опрошенных отметили, что с помощью профессионалов на аутсорсинге они проводят трансформацию.

Например, в ходе цессии и выделения определенных комплектов документов из всего массива кредитных досье банки часто испытывают трудности с регистрацией передачи документов, контролем их выемки или возврата в архив, что приводит к проблеме отсутствия у них части досье, которые вошли в портфель для продажи. 

Также обычно выделение досье из всего массива и передача документов осуществляется силами сотрудников банков, что приводит к увеличению сроков процедуры, а значит снижает риски. Однако чем короче сроки выдачи портфеля цессионарию, от которых зависит начало судебных взысканий коллекторами, тем по большей стоимости цессионарий готов выкупать досье у банков. В итоге все оказываются в плюсе: банк продаёт досье по большей стоимости, а у коллекторов большая вероятность взыскать долговые обязательства благодаря своевременному началу судебных взысканий. 

Приведу пример. Наш клиент, крупный банк, принял решение о проведении цессии с одним из ведущих коллекторских агентств, что требовало произвести передачу 123 000 досье в полном объеме. При этом все страховые досье крупного банка находились на хранении в профессиональных архивах «ОСГ Рекордз Менеджмент» по всей России. Коллекторское агентство также являлось клиентом ОСГ. Чтобы снизить затраты на административную организацию процесса в 10 городах России одновременно и на логистику, банк доверил передачу документов цессионарию нашей компании. 

Сотрудники ОСГ произвели поиск досье по списку, полученному от банка, среди 23 000 коробов с документами. Выделенный массив в общей сложности насчитывал 1 243 000 документов. Далее досье были отсканированы и проиндексированы, и созданный электронный архив был передан цессионарию по API. Поскольку от полноты комплекта досье зависит успех взыскания задолженности, на этапах подготовки документов к передаче сотрудники ОСГ регистрировали документы поштучно – тем самым проверяя, что передаваемые досье полнокомплектные.

Что касается бумажных оригиналов документов, прямо в архивных хранилищах ОСГ по всей России, где уже находились документы банка, специалисты ОСГ провели переупаковку и перерегистрацию досье для передачи коллекторскому агентству. Поскольку агентство также являлось клиентом ОСГ, это позволило исключить затраты на логистику.

В итоге, банк передал агентству 123 000 досье, соответствующих требованиям комплектности за 3 месяца, в то время как в договоре цессии был обозначен срок 2 года. Коллекторы готовы платить банкам за быструю и полноценную передачу досье больше, что и произошло в данном случае — благодаря сокращенным срокам передачи документов банк смог получить большую сумму за долговые документы, его сотрудники были освобождены от выполнения непрофильных задач, а затраты на административную организацию процесса и логистику были исключены. По подсчетам банка, экономия составила 25% от стоимости самостоятельного исполнения. 

Коллекторское агентство в свою очередь получило полный комплект документов недобросовестных заемщиков для взыскания задолженностей в судебном порядке и смогло раньше приступить к работе без дополнительных действий и затрат на оценку качества и комплектности полученных документов. Сотрудники агентства продолжили работу уже с электронными версиями документов. Таким образом:

  • В условиях высокой конкуренции на рынке необходима цифровизация и оптимизация рутинных непрофильных бизнес-процессов, в частности документооборота. 
  • Применение новых подходов и стратегий позволяет оставаться конкурентоспособными в изменчивой реальности.
  • Использование аутсорсинга по организации потоков электронных и бумажных документов не только сокращает издержки, но и повышает производительность и перераспределяет ресурсы на профильные задачи внутри финансовой организации. 
  • Использование накопленного многолетнего опыта и экспертизы узкоспециализированных компаний в ближайшей перспективе будет еще более актуально и востребовано.
Примечание
ОСГ - лидирующая архивная компания в России и СНГ. Имея за плечами более, чем 20-летний опыт работы в данной отрасли, ОСГ обслуживает тысячи российских и иностранных организаций. Деятельность компании была неоднократно отмечена профессиональными наградами. На сегодня ОСГ хранит и обрабатывает более 12 миллиардов документов в 5 странах мира. Услуги, предоставляемые компанией, включают в себя управление как бумажным архивом - архивное хранение документов, архивная обработка документов и их конфиденциальное уничтожение, так и электронным архивом - сканирование документов, автоматическое распознавание данных и их оцифровка, создание полноценного электронного архива и многое другое.
Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10

    Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
    ОСГ Рекордз Менеджмент 8 800 200 10 10.