Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
Состав номенклатуры документов
В номенклатуре дел указываются все подразделения организации и все документы, которыми они обладают – в том числе и электронные. Таким образом, имея на руках профессионально составленную номенклатуру дел, вы точно знаете с какими проектами и задачами работают различные подразделения в вашей организации, и кто, как руководитель, ответственен за наличие документов по проектам. Номенклатура дел является основой для составления описания документов организации, систематизации и упорядочения существующего архива организации. Профессионально составленная номенклатура дел может применяться для построения и организации эффективной системы документооборота и работы канцелярии в компании. Описанные отделы и принадлежащие им документы помогают построить систему движения документов так, чтобы сократить время на доставку, обработку, согласование и передачу документов в архив.
Номенклатура дел - эффективный помощник в управлении проектами
Согласно Федеральному Закону №125 «Об архивном деле», номенклатура дел организации должна обновляться минимум 1 раз в 5 лет, или при существенном изменении структуры организации. Используйте составленную архивистами ОСГ номенклатуру дел своей организации, как элемент управления проектами компании. Так как в номенклатуре дел указаны все типы документов организации – и бумажные, и электронные – руководство может воспользоваться номенклатурой дел для управления проектами, запущенных в различных департаментах. Номенклатура дел поможет проанализировать работу департаментов компании на основании документов, сосредоточенных внутри отделов, и, при надобности, изменить схему работы для ещё большего успеха организации.
Как происходит создание номенклатуры документов
- Опрос руководителей подразделений
Перед тем, как создавать номенклатуру дел нужно твёрдо знать какие именно документы создаются в организации. Для этого архивисты проводят опрос ключевых специалистов и руководителей структурных подразделений организации, согласно штатному расписанию. Руководители заполняют опросный лист, в котором указывают наименования документов, образующихся в их подразделении. Таким образом обнаруживается полный список дел, образующихся в организации.
- Создание номенклатуры дел
Каждому подразделению присваивается номер структурного подразделения. Затем документам подразделений присваивается индекс, уточняются наименования дел, количество единиц хранения каждого дела, их сроки хранения и какому подразделению они принадлежат. В номенклатуре дел указываются все подразделения организации, даже те, в деятельности которых не предусмотрены учёт и хранение документов.
- Определение сроков хранения документов
Профессиональные архивисты ОСГ определяют срок хранения для каждого уточнённого заголовка документа в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558). Храните документы в Архивах ОСГ на протяжении всего установленного срока хранения и больше - это надёжно!
Преимущества создания номенклатуры документов
Вам точно известны за какие важные документы отвечает тот или иной департамент компании. Вы точно знаете у кого в компании можно получить тот или иной документ, который срочно понадобился, например, для участия в тендере.
По указанным срокам хранения документов в номенклатуре дел вы точно знаете какие документы можно отправить на выделение дел к уничтожению с последующим конфиденциальным уничтожением. Номенклатура дел – основной документ при сдаче дел в архив, в том числе и документов длительного срока хранения.
Профессионально составленная номенклатура дел – это сильный помощник в управлении структуры деятельности компании. По номенклатуре дел вы видите над какими процессами работают все отделы организации. Используйте номенклатуру дел как ещё один инструмент управления бизнесом.
Чтобы получить консультацию по созданию номенклатуры документов, обратитесь в архивную компанию ОСГ, заполнив форму или позвонив по телефону: 8 800 200 10 10.
Полезные ссылки по подготовке документов к передаче на государственное хранение
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.
