Создание номенклатуры документов

Создание номенклатуры документов

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, выстроенный по отделам, с указанием сроков хранения документов, согласно законодательству РФ.

В номенклатуре дел указываются все подразделения организации и все документы, которыми они обладают – в том числе и электронные. Таким образом, имея на руках профессионально составленную номенклатуру дел, вы точно знаете с какими проектами и задачами работают различные подразделения в вашей организации, и кто, как руководитель, ответственен за наличие документов по проектам. Номенклатура дел является основой для составления описания документов организации, систематизации и упорядочения существующего архива организации. Профессионально составленная номенклатура дел может применяться для построения и организации эффективной системы документооборота и работы канцелярии в компании. Описанные отделы и принадлежащие им документы помогают построить систему движения документов так, чтобы сократить время на доставку, обработку, согласование и передачу документов в архив.

Номенклатура дел - эффективный помощник в управлении проектами

Согласно Федеральному Закону №125 «Об архивном деле», номенклатура дел организации должна обновляться минимум 1 раз в 5 лет, или при существенном изменении структуры организации. Используйте составленную архивистами ОСГ номенклатуру дел своей организации, как элемент управления проектами компании. Так как в номенклатуре дел указаны все типы документов организации – и бумажные, и электронные – руководство может воспользоваться номенклатурой дел для управления проектами, запущенных в различных департаментах. Номенклатура дел поможет проанализировать работу департаментов компании на основании документов, сосредоточенных внутри отделов, и, при надобности, изменить схему работы для ещё большего успеха организации.

Как происходит создание номенклатуры документов