Создание номенклатуры документов
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, выстроенный по отделам, с указанием сроков хранения документов, согласно законодательству РФ.
В номенклатуре дел указываются все подразделения организации и все документы, которыми они обладают – в том числе и электронные. Таким образом, имея на руках профессионально составленную номенклатуру дел, вы точно знаете с какими проектами и задачами работают различные подразделения в вашей организации, и кто, как руководитель, ответственен за наличие документов по проектам. Номенклатура дел является основой для составления описания документов организации, систематизации и упорядочения существующего архива организации. Профессионально составленная номенклатура дел может применяться для построения и организации эффективной системы документооборота и работы канцелярии в компании. Описанные отделы и принадлежащие им документы помогают построить систему движения документов так, чтобы сократить время на доставку, обработку, согласование и передачу документов в архив.
Номенклатура дел - эффективный помощник в управлении проектами
Согласно Федеральному Закону №125 «Об архивном деле», номенклатура дел организации должна обновляться минимум 1 раз в 5 лет, или при существенном изменении структуры организации. Используйте составленную архивистами ОСГ номенклатуру дел своей организации, как элемент управления проектами компании. Так как в номенклатуре дел указаны все типы документов организации – и бумажные, и электронные – руководство может воспользоваться номенклатурой дел для управления проектами, запущенных в различных департаментах. Номенклатура дел поможет проанализировать работу департаментов компании на основании документов, сосредоточенных внутри отделов, и, при надобности, изменить схему работы для ещё большего успеха организации.