Уничтожение архива документов

Уничтожение архива документов

Утилизация любых типов документов — сложный, многоступенчатый процесс. На протяжении которого требуется и знание законодательной базы, и опыт решения специфических задач. Доверить задачу организации по уничтожению документов — значит существенно оптимизировать бизнес-процессы. Уничтожение архива документов в организации силами внутреннего персонала — это непрофильное использование сотрудников компании и дополнительные издержки на обработку документов. За преждевременное уничтожение документов предусмотрена административная (ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ) и налоговая (ст. 120 НК РФ) ответственности. При совершении организацией двух или более правонарушений — штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение.

Уничтожение архива документов производится согласно строго регламентированной законодательством процедуре. Порядок действий такой же, как и при обработке меньшего количества документации. Проводится экспертиза ценности документов, выделяются дела постоянного и длительного хранения. Архивная документация с истекшим сроком хранения может быть направлена на уничтожение. Для того чтобы гарантированно убедиться в том, что на уничтожение направлены только документы с истекшим сроком хранения — требуется провести полистный просмотр всех архивных дел. Статистика показывает, что при ведении архива силами внутреннего персонала компании до 25% документации лежит в папках, название корешков которых не соответствует их содержимому. В такой ситуации полистный просмотр — единственная возможность избежать риска уничтожения документов длительного или постоянного хранения.

Как происходит уничтожение архива документов

1. Выделение дел к уничтожению.

Перед тем, как заказать уничтожение архива документов, нужно провести выделение дел к уничтожению. Можно организовать отдельные работы по выделению дел к уничтожению или заказать профессиональную услугу экспертизы ценности документов. В результате экспертизы ценности вы обладаете и списком документов, которые уже можно уничтожить, и информацией о сроках хранения всех остальных документов, уничтожить которые по закону можно после окончания срока хранения. Дата, после которой разрешено уничтожить документы из архива будет указана в описи. Закажите экспертизу ценностей документов, чтобы получить знания о точных сроках хранения для каждого своего документа.
Экспертиза ценности документов

2. Уничтожение архива документов

После выделения дел к уничтожению и подписания акта с указанием дел руководителем организации, документы сотрудники ОСГ переместят в центр конфиденциального уничтожения документов. В Центре уничтожения данных документы уничтожают методом шредирования на специальном шредере, с уровнем уничтожения от третьего и выше. Документы уничтожаются методом шредирования. Шредированный материал передаётся на вторичную переработку. Документы уничтожены безвозвратно. Данные защищены. Законы соблюдены.
Центры уничтожения документов

3. Сохранение экологии

Вторичная переработка бумаги сокращает вырубку лесов, потребление воды и электроэнергии, и, как следствие – сохраняет природу. Уничтожение документов в ОСГ – отличный метод для вас внести свой вклад в сохранение природы и позаботиться о будущих поколениях, а также рассказать своим партнёрам о вашей социальной ответственности. Получите сертификат экологического менеджмента в ОСГ после передачи документов на уничтожение, повесьте его в офисе, разместите на сайте и сообщите о своём вкладе партнёрам и коллегам из индустрии.
Лучшие социальные проекты

Узнайте подробнее об уничтожении архива документов по телефону: 8 800 200 10 10