Сроки хранения документов

Сроки хранения документов в нормативно-правовых актах РФ

Чем регламентируются сроки хранения документов в организации

В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков хранения документов, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (скачать .DOC)

Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации

Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами.

Документы временных сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются на хранение в Архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы, передаваемые в архив, имеют свои сроки хранения, соблюдение которых обязательно законодательством. Документы, с истекшими сроками хранения рекомендуется выделять на уничтожение.

В целом документы по сроку хранения делятся на группы:

1. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно)
2. Дела временного срока хранения (свыше 10 лет)
3. Дела постоянного срока хранения

Кадровая документация обычно хранится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно — в профессиональном коммерческом архиве. Порядок хранения кадровой документации регулирует трудовое законодательство.

Определенные кадровые документы относятся к группе «документы со сроком хранения до востребования».

В сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши. Эти документы входят в список документов строгой отчетности, поэтому к их хранению предъявляются строгие правила.

Первичные документы, бухгалтерские отчеты и регистры подлежат передаче в архив. 

Ответственность за сохранность документов организации

За нарушение сроков и порядка хранения документов установлена административная ответственность согласно КоАП РФ. Ответственность за хранение бухгалтерских документов несет руководитель компании.

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 N 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей. (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ).

Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах
(в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 222-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
(введена Федеральным законом от 09.02.2009 N 9-ФЗ)

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, а также непринятие страховщиком мер по обеспечению хранения информации, содержащейся в информационных системах, ведение и обеспечение сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, (в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 222-ФЗ) (см. текст в предыдущей редакции) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей. (часть 3 введена Федеральным законом от 23.07.2013 N 249-ФЗ)

Статья 325 УК РФ. Похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия

4. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Законодательные требования к срокам хранения документов в организациях

Сроки хранения документов организаций определяются следующими основными законами и нормативно-правовыми актами:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77)

3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Приказ ФАС от 28.12.2021 № 142)

4. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения (12 июля 2022 года)

Руководитель организации:

• обеспечивает хранение документов организации. Как должностное лицо несет ответственность за сохранность документов организации по ст. 13.20 и 13.25 КоАП.
• создает своим приказом экспертную комиссию организации
• утверждает решения, принятые экспертной комиссией
• утверждает номенклатуру дел и описи дел
• утверждает положение об архиве
• утверждает акт проверки наличия и состояния архивных документов
• утверждает акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению
• утверждает график передачи дел в архив
• утверждает и подписывает акт об утрате документов
• утверждает акт приема-передачи архивных документов на хранение
• устанавливает порядок сдачи под охрану и снятия с охраны архивохранилища
• дает письменное согласие на выдачу документов из архивохранилища
• подписывает архивные справки.