Deloitte
Хранение кадровых документов
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами. Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа. Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать — временные (до 50 лет) и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению.
Ответственность за сохранность кадровых документов, а также правильную организацию хранения кадровых документов несёт руководитель организации. Кадровые документы — документы, содержащие персональные данные сотрудников, к организации учёта, хранения и уничтожения которых государство предъявляет особенные требования. ОСГ Рекордз Менеджмент - архивная компания, которая обеспечивает архивное хранение кадровых документов организациям малого, среднего и крупного бизнеса по всей России. Архивное хранение кадровых документов осуществляется в профессиональных архивах документов, которые ОСГ оборудовала в соответствии с Правилами работы архивов организаций, международными стандартами организации высококлассных архивов. Доверьте и вы архивное хранение кадровых документов своей организации ОСГ Рекордз Менеджмент и мы сохраним ваши документы в соответствии с требованиями архивного законодательства, трудового кодекса и закона о персональных данных Российской Федерации.
Как осуществляется архивное хранение кадровых документов
1.
Сделайте заказ
Закажите перемещение своих документов в архивы ОСГ на профессиональное хранение через свой уникальный доступ к системе интеллектуального управления документами - i-Архив. Мы придем к вам на следующий день, и вывезем документы их вашего офиса в современный и безопасный архив. В архивах хранения документов ОСГ ваши документы в полной безопасности, и конфиденциальность данных защищена.
2.
Перемещение документов
Курьеры ОСГ приедут к вам по заказу и вывезут документы на хранение в профессиональные архивные хранилища ОСГ. Мы сформировали собственную курьерскую службу с современным автопарком и способны принять документы на хранение из любого города страны, в любом объёме. Просто сделайте заказ и получите свободу, будучи спокойными за сохранность ваших документов.
3.
Регистрация документов
Уже перед тем, как вывезти документы от вас, на каждый комплект документов мы клеим уникальную наклейку - штрихкод, который сразу же регистрируем в базе данных ОСГ, фиксируя факт приёма от вас и перемещения документов в ОСГ. Все штрихкоды сканируются на каждом этапе перемещения документов - от вашего офиса до конкретного места на стеллаже в архиве ОСГ.
4.
Надёжное хранение
Архивы ОСГ оборудованы централизованной системой безопасности, системами контроля температурно-влажностного режима и доступов на территорию. Системы безопасности и процессы работы ОСГ защищают ваши документы на всех этапах хранения. Вам больше не нужны громоздкие металлические шкафы и связки ключей для защиты документов - ОСГ обеспечивает безопасность данных документов и вашу.
5.
Архивная обработка документов
Чтобы убедиться, что все кадровые документы на сотрудников присутствуют в вашем архиве, для правильного формировании сшива дел, структуризации и упорядочения кадрового архива закажите архивную обработку в ОСГ. У нас работают профессиональные архивисты первого класса. Мы упорядочим и опишем ваш архив. В результате обработки вы будете иметь полное представление о состоянии своего архива кадровых документов.
6.
Управляйте документами
Когда вам понадобится документ, или дело сотрудника, просто закажите скан-копию нужного документа в е-Архив, или доставку бумажного оригинала прямо к вам в офис. После работы с документом верните его в архив. Заказы делать легко в i-Архиве. Передайте все свои документы на хранение в архивы ОСГ - подключите региональные офисы к услуге внеофисного хранения документов в ОСГ и обеспечьте безопасность персональных данных во всей компании.
Узнайте больше о компании
Обратитесь в ОСГ сегодня
Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом:
