Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
Архивная обработка документов – это гарантированный метод соблюсти требования об учёте, комплектовании, хранении документов и других законов.
Обработка архивных документов помогает проверить комплектность документов организации, восстановить отсутствующие и уничтожить с истекшим сроком.
В результате архивной обработки часть документов перемещается на хранение в архив или уничтожается, если срок хранения документа уже истёк.
Преимущества архивной обработки ОСГ
Зачем нужна архивная обработка
Документы, образующиеся в процессе деятельности организации составляют документальный фонд и являются одним из базовых активов компании.
- Исполнение требований законодательства. Административный кодекс РФ, а также другие законодательные акты, такие, ФЗ №125 «Об архивном деле» и другие регламентируют правила хранения и документов в определённом порядке, соблюсти которые легко, когда в компании применяется обработка архивных документов. Для некоторых документов, например, для документов по личному составу обязательна архивная обработка не реже одного раза в 2 года.
- Сокращение рисков. Ответственность за хранение и архивную обработку документов возложена на сотрудников организации, чаще всего руководителей. Во избежание возложения штрафов на организацию, а также гражданско-правовой и уголовной ответственности на руководителя или других лиц организации, крайне важна профессиональная архивная обработка документов компании.
- Сокращение расходов. Архивная обработка документов включает в себя комплекс работ. Например, благодаря экспертизе ценности документов вы знаете какие документы разрешено уничтожить и перестать платить за их хранение. Архивная обработка документов по личному составу убережёт вас от расходов на хранение документов, которые уже можно уничтожить и сократит риски получения штрафов от надзорных органов за утерю и не предоставление документов.
- Чёткий контроль деятельности. Разнообразные услуги по архивной обработке документов, помогут вам составить карту деятельности организации. Например, с номенклатурой дел вы точно будете знать, чем занимался каждый департамент вашей организации в течение года, и сможете обоснованно принимать важные для развития организации решения.
Процесс архивной обработки документов в ОСГ
Этапы архивной обработки документов в ОСГ
- Составление описи документов. Сначала мы рекомендуем провести экспертизу ценности документов, которая даст понимание о составе вашего архивного фонда и сроках хранения ваших документов, что сразу сократит часть рисков по выплате штрафов, которые влечёт несвоевременное уничтожение документов.
- Обработка архивных документов. Документы, которые подлежат долгосрочному хранению, архивисты сформируют и переплетут в архивные дела. Архивная обработка документов также включит в себя формирование дел, архивный переплёт, составление титульного листа и описи с указанием места хранения и возможного срока уничтожения документов.
- Хранение документов в соответствии с законом. После того, как архивная обработка завершится, часть документов по личному составу будет передана на долгосрочное хранение в государственный архив, документы с истёкшим сроком хранения по вашему желанию могут быть уничтожены, остальные же документы будут перемещены на хранение на срок, указанный в описи.
Архивная обработка документов – защита от штрафов
Государством предусмотрены штрафные санкции за несоблюдение требований к организации и хранению документов. В таблице перечислены наиболее популярные статьи, по которым организации подвергаются штрафу. Их легко избежать, используя услуги по архивной обработке документов.
|
Источник |
Нарушение |
Когда возлагается |
Сумма штрафа |
|---|---|---|---|
| Статья 120 Налогового кодекса | Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета | Один случай в течение одного налогового периода | 10 000 |
| Более 1 случая в течение одного налогового периода | 30 000 | ||
| Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы | 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей | ||
| Статья 13.24 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Административный Кодекс | Неисполнение обязанности по хранению документов, нарушение установленных порядка и сроков хранения документов | Для Акционерных Обществ | От 200 000 рублей |
| Статья 13.24 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Административный Кодекс | Неисполнение обязанностей по хранению документов | Для Обществ с ограниченной ответственностью | От 200 000 рублей |
| Статья 13.24 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Административный Кодекс | Неисполнение обязанности по хранению документов в соответствии с требованиями к обеспечению сохранности | Для страховщиков | От 100 000 рублей |
Полезные ссылки по архивной обработке документов
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.
