Зачем нужна архивная обработка?
Документы, образующиеся в процессе деятельности организации составляют документальный фонд и являются одним из базовых активов компании.
Исполнение требований законодательства
Административный кодекс РФ, а также другие законодательные акты, такие, ФЗ №125 «Об архивном деле» и другие регламентируют правила хранения и документов в определённом порядке, соблюсти которые легко, когда в компании применяется обработка архивных документов. Для некоторых документов, например, для документов по личному составу обязательна архивная обработка не реже одного раза в 2 года.
Сокращение рисков
Ответственность за хранение и архивную обработку документов возложена на сотрудников организации, чаще всего руководителей. Во избежание возложения штрафов на организацию, а также гражданско-правовой и уголовной ответственности на руководителя или других лиц организации, крайне важна профессиональная архивная обработка документов компании.
Сокращение расходов
Архивная обработка документов включает в себя комплекс работ. Например, благодаря экспертизе ценности документов вы знаете какие документы разрешено уничтожить и перестать платить за их хранение. Архивная обработка документов по личному составу убережёт вас от расходов на хранение документов, которые уже можно уничтожить и сократит риски получения штрафов от надзорных органов за утерю и не предоставление документов.
Чёткий контроль деятельности
Разнообразные услуги по архивной обработке документов, помогут вам составить карту деятельности организации. Например, с номенклатурой дел вы точно будете знать чем занимался каждый департамент вашей организации в течение года, и сможете обоснованно принимать важные для развития организации решения.
Архивная обработка документов – защита от штрафов
Государством предусмотрены штрафные санкции за несоблюдение требований к организации и хранению документов. В таблице перечислены наиболее популярные статьи, по которым организации подвергаются штрафу. Их легко избежать, используя услуги по архивной обработке документов.
| Источник | Нарушение | Когда возлагаются | Сумма штрафа | Причина штрафа |
|---|---|---|---|---|
| Статья 120 Налогового кодекса | Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета | Один случай в течение одного налогового периода | 10 000 | Отсутствие информации о комплектности документов, потеря контроля формирования дел и движения документов |
| Более 1 случая в течение одного налогового периода | 30 000 | |||
| Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы | 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей | |||
| Статья 13.24 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Административный Кодекс | Неисполнение обязанности по хранению документов, нарушение установленных порядка и сроков хранения документов | Для Акционерных Обществ | От 200 000 рублей | Игнорирована, либо проведена неправильно обработка архивных документов |
| Статья 13.24 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Административный Кодекс | Неисполнение обязанностей по хранению документов | Для Обществ с ограниченной ответственностью | От 200 000 рублей | В компании не проводится архивная обработка, отсутствие понимания срока хранения документов |
| Статья 13.24 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Административный Кодекс | Неисполнение обязанности по хранению документов в соответствии с требованиями к обеспечению сохранности | Для страховщиков | От 100 000 рублей | Незнание порядков и сроков хранения документов |
Этапы архивной обработки документов в ОСГ
Составление описи документов
Обработка архивных документов
Хранение документов в соответствии с законом
Полезные ссылки по архивной обработке документов
Получите консультацию ОСГ уже сегодня
Полный спектр услуг по работе с документами. Задайте вопросы консультанту: