Архивная обработка документов и соблюдение федерального законодательства

Соблюдение законодательства

Ответственность за хранение документов устанавливается российским законодательством. Архивная обработка документов – это гарантированный метод соблюсти требования об учёте, комплектовании, хранении документов и других законов.

Чёткая систематизация дел

Услуги по архивной обработке документов преследуют цели как соблюдения законодательства, так и точного контроля и управления документами. Обработка архивных документов помогает проверить комплектность документов организации, восстановить отсутствующие документы и уничтожить те, которые уже можно не хранить.

Экономия рабочего пространства

Архивная обработка также сокращает пространство, занимаемое документами на ваших рабочих местах, шкафах и тумбах офиса. В результате архивной обработки часть документов перемещается на хранение в Архив или уничтожается, если срок хранения документа уже истёк.

Заказать консультацию

Зачем нужна архивная обработка?

Документы, образующиеся в процессе деятельности организации составляют документальный фонд и являются одним из базовых активов компании.

Исполнение требований законодательства

Административный кодекс РФ, а также другие законодательные акты, такие, ФЗ №125 «Об архивном деле» и другие регламентируют правила хранения и документов в определённом порядке, соблюсти которые легко, когда в компании применяется обработка архивных документов. Для некоторых документов, например, для документов по личному составу обязательна архивная обработка не реже одного раза в 2 года.

Сокращение рисков

Ответственность за хранение и архивную обработку документов возложена на сотрудников организации, чаще всего руководителей. Во избежание возложения штрафов на организацию, а также гражданско-правовой и уголовной ответственности на руководителя или других лиц организации, крайне важна профессиональная архивная обработка документов компании.

Сокращение расходов

Архивная обработка документов включает в себя комплекс работ. Например, благодаря экспертизе ценности документов вы знаете какие документы разрешено уничтожить и перестать платить за их хранение. Архивная обработка документов по личному составу убережёт вас от расходов на хранение документов, которые уже можно уничтожить и сократит риски получения штрафов от надзорных органов за утерю и не предоставление документов.

Чёткий контроль деятельности

Разнообразные услуги по архивной обработке документов, помогут вам составить карту деятельности организации. Например, с номенклатурой дел вы точно будете знать чем занимался каждый департамент вашей организации в течение года, и сможете обоснованно принимать важные для развития организации решения.

Архивная обработка документов – защита от штрафов

Государством предусмотрены штрафные санкции за несоблюдение требований к организации и хранению документов. В таблице перечислены наиболее популярные статьи, по которым организации подвергаются штрафу. Их легко избежать, используя услуги по архивной обработке документов.

Источник	Нарушение	Когда возлагаются	Сумма штрафа	Причина штрафа
Статья 120 Налогового кодекса	Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета	Один случай в течение одного налогового периода	10 000	Отсутствие информации о комплектности документов, потеря контроля формирования дел и движения документов
		Более 1 случая в течение одного налогового периода	30 000
		Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы	20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей
Статья 13.24 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Административный Кодекс	Неисполнение обязанности по хранению документов, нарушение установленных порядка и сроков хранения документов	Для Акционерных Обществ	От 200 000 рублей	Игнорирована, либо проведена неправильно обработка архивных документов
Статья 13.24 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Административный Кодекс	Неисполнение обязанностей по хранению документов	Для Обществ с ограниченной ответственностью	От 200 000 рублей	В компании не проводится архивная обработка, отсутствие понимания срока хранения документов
Статья 13.24 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Административный Кодекс	Неисполнение обязанности по хранению документов в соответствии с требованиями к обеспечению сохранности	Для страховщиков	От 100 000 рублей	Незнание порядков и сроков хранения документов

Этапы архивной обработки документов в ОСГ

Составление описи документов

Сначала мы рекомендуем провести экспертизу ценности документов, которая даст понимание о составе вашего архивного фонда и сроках хранения ваших документов, что сразу сократит часть рисков по выплате штрафов, которые влечёт несвоевременное уничтожение документов.

Обработка архивных документов

Документы, которые подлежат долгосрочному хранению, архивисты сформируют и переплетут в архивные дела. Архивная обработка документов также включит в себя формирование дел, архивный переплёт, составление титульного листа и описи с указанием места хранения и возможного срока уничтожения документов.

Хранение документов в соответствии с законом

После того, как архивная обработка завершится, часть документов по личному составу будет передана на долгосрочное хранение в государственный архив, документы с истёкшим сроком хранения по вашему желанию могут быть уничтожены, остальные же документы будут перемещены на хранение на срок, указанный в описи.

Сделать запрос сейчас

Перейти

Полезные ссылки по архивной обработке документов

Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.

Посетите раздел Инструкций