Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
Заказывая экспертизу ценности документов в ОСГ, вы работаете, соблюдая требования законов об учёте, комплектовании, хранении документов.
Все документы в наличии, хранятся в течение всего установленного архивным законодательством срока. Вы защищены от налоговой, административной, уголовной ответственности.
Проведите экспертизу ценностей и храните документы в ОСГ, документы надёжно сохранены в течение всего срока хранения в архивах ОСГ.
Для чего необходимо проведение экспертизы ценности документов?
Согласно действующему законодательству РФ и нормативно-правовым актам, установлен чёткий порядок создания, регистрации, учёта, хранения документов, а также уничтожения документов и передачи документов в Федеральный архив. Хранение документов в организации обеспечить самостоятельно сложно. Компании нужно знать досконально все типы своих документов, для этого минимум каждые 5 лет нужно обновлять номенклатуру дел организации. Когда типы документов определены, устанавливаются сроки хранения для каждого типа документа. Сроки хранения базовых учётных документов организации указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В перечне присутствует указание сроков хранения для стандартных документов обществ с ограниченной ответственностью, однако, например, для документов организаций, занятых в медицинской деятельности существуют отдельные указания к срокам хранения части документов, то же самое касается и акционерных обществ, компаний, обладающих документами, входящими в архивных фонд РФ и ряда других компаний и документов. Для того чтобы систематизировать скопившиеся документы организации по типам, сформировать дела, проверить: все ли нужные документы о деятельности организации присутствуют в компании, установить сроки хранения документов, составить опись документов осуществляется архивная обработка документов.
Архивная обработка документов включает в себя множество архивных работ, в том числе экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится для того, чтобы точно определить составляющую документа, его ценность, и установить, что нужно делать с этими документами: хранить документ в профессиональном архиве, передать документ на постоянное хранение в государственный архив или конфиденциально уничтожить. Эту сложную и трудоемкую процедуру должен выполнять только профессиональный архивист. Архивисты ОСГ – профессионалы, обладающие многолетним опытом архивной обработки документов различного типа компаний из всех индустрий бизнеса. Услуги по архивной обработке документов заказывают у ОСГ как гиганты российского и международного бизнеса, так и малые и средние организации. Закажите и вы услугу экспертизы ценности документов в ОСГ. Работая с ОСГ, вы соблюдаете архивное законодательство Российской Федерации, защищаете себя и свой бизнес от наказаний со стороны закона.
Ответственность за учёт и хранение документов
Ответственность за неправильный учёт, хранение или уничтожение документов несёт лично руководитель организации, а также главных бухгалтер – в случаях, когда неправильный учёт и хранение документов отражается на финансовых показателях организации, несвоевременной отчётности в налоговые органы, приводит к занижению налоговой базы и так далее. Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена ст. 27 Федерального закона №125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Руководитель организации несёт ответственность за наличие всех бумажных документов в организации, обязан сохранить документы в течение всего установленного срока хранения и имеет право уничтожить документы конфиденциально после окончания срока хранения документа. Уничтожать документы можно только после выделения дел к уничтожению, на основании акта об уничтожении документов, который руководитель подписывает, согласовывая их уничтожение.
Статья 120, главы 16 Налогового кодекса Российской Федерации устанавливает, что отсутствие первичных документов, счет-фактур, регистров бухгалтерского учёта или налогового учёта – является грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и влечёт взыскание штрафа в размере 10 тысяч рублей за первое нарушение и 30 тысяч рублей за каждое нарушение после первого. В среднем первичные документы должны храниться в организации 4 года. В случае проверки, отсутствие первичных учётных документов даже за короткий период деятельности, может привести к штрафам, сумма которых составляет сотни тысяч рублей. И это при условии, если нарушение не привело к занижению налоговой базы.
Организации, согласно статье 13.25 Административного кодекса при нарушении обязанностей по хранению документов обязаны будут уплатить штраф от 200 000 тысяч рублей. Должностные лица также уплачивают штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).
Чтобы избежать вышеперечисленных и других наказаний, сохранить деньги организации и защитить руководителей и сотрудников от административной, налоговой или даже уголовной ответственности, важно иметь документы бухгалтерского, кадрового учёта в полном объёме, как и другие документы о деятельности организации, в течение всего установленного срока хранения. Проверить комплектность всех документов можно проведя экспертизу ценности всех документов организации. В результате экспертизы ценности вы точно знаете какие документы отсутствуют и принимаете управленческое решение, основываясь на результате экспертизы ценности документов. Экспертизу ценности документов должны проводить только профессиональные и опытные архивисты. В ОСГ работают профессионалы архивного дела. Экспертизу ценности документов мы проводим для организаций любого объёма, в любых масштабах.
Экспертиза ценности документов проводится архивистами всегда при выделении дел к уничтожению и при передаче документов в государственный архив. Экспертиза ценности документов обязательна для ликвидирующихся компаний, так как компания передаёт документы длительного и постоянного срока хранения в государственный архив, в том числе и документы кадрового учёта, на основании которых сотрудникам организации начисляется пенсия. Приказы по личному составу, расчётные ведомости по заработной плате, личные карточки Т2 уволенных работников обязательно должны быть сформированы и подшиты в дела сотрудников.
Также экспертиза ценности документов – лучшее решение для приёма дел организации при смене руководителя. Заступающий на должность руководитель организации принимает документы по акту. Поставив свою роспись на акте, новый руководитель несёт полную ответственность за наличие, а также правильные учёт и хранение документов, сформированных до его вступления на должность. Работайте, соблюдая закон – заказывайте услугу экспертизы ценности документов в ОСГ. В 1998 году мы начали свою деятельность по хранению и управлению документов, и сегодня ОСГ обладает самым большим опытом предоставления архивных услуг в России и странах СНГ. Экспертизу своих документов доверяйте только ОСГ, так как мы обладаем знаниями и наибольшим опытом оказания архивных услуг компаниям из различных индустрий бизнеса. После экспертизы ценностей освободите себя от сложностей обеспечения сохранности всех документов – передайте документы на хранение в архивы ОСГ. В профессиональных архивах мы надежно, безопасно, конфиденциально сохраним документы на протяжении всего срока хранения по закону и больше – если вы этого пожелаете.
Результат экспертизы ценности документов вы получите сразу и в виде сохранения денег своей компании, так как часть документов будет выделена к уничтожению, и расходы на хранение и обслуживание таких документов прекратятся. Соблюдение архивного, административного, налогового законодательства, чистая репутация, отсутствие штрафов, сохранение денег, личная безопасность руководителя организации и должностных лиц, гарантию сохранности документов вы получаете, заказав услугу экспертизы ценности документов в ОСГ.
Как работает экспертиза ценности документов?
Легко начать работать с ОСГ. Просто позвоните нам на единый бесплатный номер телефона – 8 800 200 10 10 – и закажите услугу экспертизы ценности документов. Мы проведём экспертизу ценности у вас в подразделении или переместим документы в центры обработки ОСГ. Обращаясь в ОСГ, свои документы вы доверяете лучшим профессионалам архивного дела в России. Если вы уже обрабатываете и храните документы в ОСГ просто сделайте заказ через Клиентский Портал – профессиональную систему по управлению документацией.
Профессиональные архивисты ОСГ проанализируют каждый ваш документ. Сделайте заказ на создание номенклатуры дел организации и описание сформированных дел сразу, в этом случае вы выполняете требование Правил учёта хранения документов организации и имеете все документы в удобном и аккуратном формате: каждое дело сшито, пронумеровано, имеет свой уникальный штрих-код, описание каждого штрих-кода занесено в Клиентский Портал, и вы надёжно храните, легко управляете, своевременно уничтожаете документы организации. В дальнейшем документы могут быть переведены в электронный архив, что значительно упростит их учет, поиск и обработку.
Документы после архивной обработки перемещаем в современные, надёжные, профессиональные архивы ОСГ, где мы сохраним их на протяжении всего установленного законом срока. Свои документы, которые образовались уже после проведения экспертизы ценности документов, вы просто передаёте в ОСГ, заказав для них обработку и последующее хранение. Регулярно проводите экспертизу ценности документов, обновляйте номенклатуру дел и передавайте документы на хранение в ОСГ сразу. Такая схема работы защищает вас от нарушения архивных законов и дарит лёгкость в работе с документами. Для оптимизации хранения и ускорения доступа к информации ОСГ предлагает сканирование архива, которое позволяет оцифровать бумажные документы и перевести их в цифровой формат.
