Экспертиза ценности документов
Согласно действующему законодательству РФ и нормативным актам, установлен чёткий порядок создания, регистрации, учёта, хранения документов, а также уничтожения документов и передачи документов в Федеральный архив. Хранение документов в организации обеспечить самостоятельно сложно. Компании нужно знать досконально все типы своих документов, для этого минимум каждые 5 лет нужно обновлять номенклатуру дел организации. Когда типы документов определены, устанавливаются сроки хранения для каждого типа документа. Сроки хранения базовых учётных документов организации указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В перечне присутствует указание сроков хранения для стандартных документов обществ с ограниченной ответственностью, однако, например, для документов организаций, занятых в медицинской деятельности существуют отдельные указания к срокам хранения части документов, то же самое касается и акционерных обществ, компаний, обладающих документами, входящими в архивных фонд РФ и ряда других компаний и документов. Для того, чтобы систематизировать скопившиеся документы организации по типам, сформировать дела, проверить: все ли нужные документы о деятельности организации присутствуют в компании, установить сроки хранения документов, составить опись документов осуществляется архивная обработка документов.
Архивная обработка документов включает в себя множество архивных работ, в том числе экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности проводится для того, чтобы точно определить составляющую документа, его ценность, и установить что нужно делать с этими документами: хранить документ в профессиональном архиве, передать документ на постоянное хранение в государственный архив или конфиденциально уничтожить. Эту сложную и трудоемкую процедуру должен выполнять только профессиональный архивист. Архивисты ОСГ – профессионалы, обладающие многолетним опытом архивной обработки документов различного типа компаний из всех индустрий бизнеса. Услуги по архивной обработке документов заказывают у ОСГ как гиганты российского и международного бизнеса, так и малые и средние организации. Закажите и вы услугу экспертизы ценности документов в ОСГ. Работая с ОСГ, вы соблюдаете архивное законодательство Российской Федерации, защищаете себя и свой бизнес от наказаний со стороны закона. Сделать запрос стоимости экспертизы ценности документов
Ответственность за учёт и хранение документов
Ответственность за неправильный учёт, хранение или уничтожение документов несёт лично руководитель организации, а также главных бухгалтер – в случаях, когда неправильный учёт и хранение документов отражается на финансовых показателях организации, несвоевременной отчётности в налоговые органы, приводит к занижение налоговой базы и так далее. Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена ст. 27 Федерального закона №125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Руководитель организации несёт ответственность за наличие всех бумажных документов в организации, обязан сохранить документы в течение всего установленного срока хранения и имеет право уничтожить документы конфиденциально после окончания срока хранения документа. Уничтожать документы можно только после выделения дел к уничтожению, на основании акта об уничтожении документов, который руководитель подписывает, согласовывая их уничтожение.
Статья 120, главы 16 Налогового кодекса Российской Федерации устанавливает, что отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учёта или налогового учёта – является грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и влечёт взыскание штрафа в размере 10 тысяч рублей за первое нарушение и 30 тысяч рублей за каждое нарушение после первого. В среднем первичные документы должны храниться в организации 4 года. В случае проверки, отсутствие первичных учётных документов даже за короткий период деятельности, может привести к штрафам, сумма которых составляет сотни тысяч рублей. И это при условии, если нарушение не привело к занижению налоговой базы.
Организации, согласно статье 13.25 Административного кодекса при нарушении обязанностей по хранению документов обязаны будут уплатить штраф от 200 000 тысяч рублей. Должностные лица также уплачивают штраф ( ст15.11 КоАП РФ ).
Чтобы избежать вышеперечисленных и других наказаний, сохранить деньги организации и защитить руководителей и сотрудников от административной, налоговой или даже уголовной ответственности, важно иметь документы бухгалтерского, кадрового учёта в полном объёме, как и другие документы о деятельности организации, в течение всего установленного срока хранения. Проверить комплектность всех документов можно проведя экспертизу ценности всех документов организации. В результате экспертизы ценности вы точно знаете какие документы отсутствуют и принимаете управленческое решение, основываясь на результате экспертизы ценности документов. Экспертизу ценности документов должны проводить только профессиональные и опытные архивисты. В ОСГ работают профессионалы архивного дела. Экспертизу ценности документов мы проводим для организаций любого объёма, в любых масштабах.
Экспертиза ценности документов проводится архивистами всегда при выделении дел к уничтожению и при передаче документов в государственный архив. Экспертиза ценности документов обязательна для ликвидирующихся компаний, так как компания передаёт документы длительного и постоянного срока хранения в государственный архив, в том числе и документы кадрового учёта, на основании которых сотрудникам организации начисляется пенсия. Приказы, расчётные ведомости, карточки Т2 обязательно должны быть сформированы и подшиты в дела сотрудников.
Также экспертиза ценности документов – лучшее решение для приёма дел организации при смене руководителя. Заступающий на должность руководитель организации принимает документы по акту. Поставив свою роспись на акте новый руководитель несёт полную ответственность за наличие, а также правильные учёт и хранение документов, сформированных до его вступления на должность. Работайте, соблюдая закон – заказывайте услугу экспертизы ценности документов в ОСГ. В 1998 году мы начали свою деятельность по хранению и управлению документов, и сегодня ОСГ обладает самым большим опытом предоставления архивных услуг в России и странах СНГ. Экспертизу своих документов доверяйте только ОСГ, так как мы обладаем знаниями и наибольшим опытом оказания архивных услуг компаниям из различных индустрий бизнеса. После экспертизы ценностей освободите себя от сложностей обеспечения сохранности всех документов – передайте документы на хранение в Архивы ОСГ. В профессиональных Архивах мы надежно, безопасно, конфиденциально сохраним документы на протяжении всего срока хранения по закону и больше – если вы этого пожелаете.
Результат экспертизы ценности документов вы получите сразу и в виде сохранения денег своей компании, так как часть документов будет выделена к уничтожению, и расходы на хранение и обслуживание таких документов прекратятся. Соблюдение архивного, административного, налогового законодательства, чистая репутация, отсутствие штрафов, сохранение денег, личная безопасность руководителя организации и должностных лиц, гарантию сохранности документов вы получаете, заказав услугу экспертизы ценности документов в ОСГ.