При принятии решения о ликвидации компании необходимо предусмотреть передачу документов по личному составу на хранение в государственный архив и место для хранения документов временного хранения до окончания их срока хранения.
Оставить заявку На момент ликвидации в компании есть документы, которые нужно хранить даже после того, как компания ликвидировалась . Условно такие документы можно разделить на 3 группы:
Документы по финансово-хозяйственной деятельности – документы, отражающие деятельность предприятия.
Например, некоторые договоры, первичная документация.
Срок хранения этих документов регламентируется архивным законодательством РФ и может быть разным – от 1 года до 45 лет.
Документы по личному составу – документы, которые подтверждают трудовые отношения между сотрудником и работодателем.
Например, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые договоры и соглашения к ним и т.д.
Эти документы нужны для подтверждения трудового стажа при начислении пенсии. Срок хранения этих документов может достигать 75 лет.
Документы по основной деятельности – документы, отображающие историческое развитие организации.
Например, приказ о создании обособленного подразделения, утверждение штатного расписания.
Срок хранения этих документов – постоянный для компаний с гос. участием и до 10 лет для коммерческих компаний.
Если компания реорганизована, то документы этой компании передаются правопреемнику. В государственный архив документы по личному составу реорганизованной компании не передаются.
Если компания ликвидируется, то документы по личному составу передаются в муниципальный или государственный архив по месту регистрации компании в налоговом органе. Документы по личному составу (из второй группы) необходимо упорядочить для передачи в муниципальный или государственный архив, а документы временного срока хранения (из первой группы) могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив до конца срока хранения с последующим уничтожением.
Когда начинать подготавливать документы для передачи в государственный архив?
Мы рекомендуем регулярно проводить процесс упорядочения документов по личному составу ещё в период функционирования компании. Это позволит своевременно выявить недостающие документы внутри дел, и вы всегда будете готовы.
ОСГ оказывает услуги по передаче документов на хранение в государственные архивы. Архивисты с многолетним опытом подобных проектов будут представлять вас официально при всех коммуникациях с государственными архивами, подготовят дела к передаче и освободят вас полностью от волокиты взаимодействия с государственными органами и служащими.
Оставить заявку
Процесс подготовки документов к передаче в архив при ликвидации
Сомневаетесь, нужна ли вам помощь профессионалов ОСГ при передаче документов в государственный архив? Ниже мы описали поэтапный процесс подготовки документов - проверьте, насколько вы готовы к самостоятельному прохождению процедуры.
1
Экспертиза ценности документов
– изучение ценности документов с целью определения их сроков хранения. Одним из результатов экспертизы ценности документов станет опись дел, которая поможет выявить недостающие документы по личному составу. Наши архивисты Вам обязательно предоставят справку о недостающих документах, чтобы вам было легко восстановить их.
2
Проведение научно-технической обработки дел по личному составу
– после определения сроков хранения документов, документы временного срока хранения (свыше 10 лет) формируются в дела – это комплексная систематизация и оформления дел по Правилам архива (должен быть соблюден порядок документов в деле, пронумерованы листы, сделан архивный переплёт, оформлены обложка и титульные листы, составлена внутренняя опись и т.д.).
3
Восстановление недостающих документов
– выявленные на первом этапе недостающие документы необходимо восстановить иначе кадровые документы будут неполными и могут быть не приняты на хранение в госархив.
4
Составление письма-запроса на назначение куратора
– после проведения НТО, необходимо отправить письмо директору архива того города, в котором зарегистрирована ваша организация, с запросом на назначение куратора от госархива. ОСГ составит такое письмо для вас, вам останется только подписать его.
5
Проверка документов куратором гос. архива
– так как каждый муниципальный архив может иметь свои особенности приёмки документов, то от вашего архива приедет куратор и проверит корректность подготовки документов для передачи в конкретный архив. Далее куратор пишет заключение о готовности документов к проверке экспертом.
6
Назначение эксперта
– эксперт также назначается муниципальным архивом. Задача эксперта – написать заключение для экспертной комиссии, в котором эксперт подтвердит корректность подготовки документов.
7
Прохождение экспертной комиссии
– после заключения эксперта архивом назначается экспертная комиссия, которая выносит решение – принять ли документы на хранение или нет. Даже на этом этапе, после всех проверок, могут быть выдвинуты корректировки к оформлению и их придётся внедрять.
8
Заключение договора и оплата госпошлины
– теперь, когда архив готов принять документы, между архивом и вашей компанией заключается договор на хранение документов. Перед сдачей документов в архив необходимо оплатить госпошлину. Госпошлина не является фиксированной, цена хранения в каждом архиве разная и рассчитывается исходя из стоимости хранения 1 дела, умноженной на количество передаваемых дел.
9
Подписание научно-справочного аппарата (НСА) ликвидатором
– перед тем, как фонд будет передан на хранение в архив, ранее назначенный ликвидатор (обычно это генеральный директор, главный бухгалтер или представитель по доверенности), подписывает научно-справочный аппарат к фонду. Без НСА госархив не примет документы на хранение. Научно-справочный аппарат подготовят для вас эксперты ОСГ, вам останется только подписать его.
10
Передача дел в архив
– только на этом этапе, когда экспертная комиссия приняла решение о приёмке документов в архив, заключен договор и оплачена госпошлина, компании назначается день для передачи документов. По факту приёмки документов государственным архивом составляется акт приёмки-передачи дел, который и будет вашим гарантом того, что документы были переданы корректно и в полном объёме.
Документы временного срока хранения (меньше 10 лет) мы предлагаем хранить в архивах ОСГ до окончания срока хранения.
Переложите работы по передаче документов в архив на плечи профессионалов – обратитесь в ОСГ. Гарантированно передадим документы на хранение.
Связаться с ОСГ
Преимущества передачи документов в госархив с помощью ОСГ
Полезные ссылки по передаче документов в архив при ликвидации организации
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.
