e-Архив: электронный архив

Зачем нужен электронный архив документов?

Объём документов растёт, и растёт необходимость быстро получать и обмениваться документами. Множество компаний воодушевлены идеей создания безбумажного офиса, но реальная задача заключается в быстром поиске и защите данных, которые часто являются конфиденциальными.

Быстрый поиск документов

Система электронного архива обеспечивает быстрый поиск нужного вам документа независимо от даты его составления и местонахождения. Поиск бумажного документа – долгий и дорогостоящий процесс в сравнении с поиском в электронном архиве, где вы находите скан-образ документа по любому ключевому слову, характеризующему ваш документ, за считанные секунды.

Качественная защита информации

Наряду с очень сложными процессами шифрования передачи данных, бэкапирования и защиты серверов, электронный архив от ОСГ обеспечивает гибкую систему распределенных доступов сотрудников к документам, которые вы определяете самостоятельно с учетом операционных особенностей вашей компании.

Оптимизация расходов

Применяя электронный архив документов в своей организации, вы экономите до 35% на рабочем времени сотрудников, которое они тратили на поиск и доставку бумажных документов и сокращаете до 20% арендуемой площади, ранее занимаемой документами. Также вы экономите на логистике документов, подключая к электронному архиву удалённые департаменты вашей компании.

Увеличение операционной эффективности

Создание электронного архива в первую очередь упрощает и ускоряет ваши повседневные рабочие процессы, предоставляя вам время и пространство для новых проектов и успеха в бизнесе. Организация электронного архива помогает вам быстрее обслуживать клиентов, завершать операционные сделки, что способствует повышению эффективности и доходности вашего бизнеса.

Процесс создания электронного архива

Электронный архив от ОСГ – это удобный интерфейс, в котором вы видите скан-образы оцифрованных документов, осуществляя поиск по ранее проиндексированным нами ключевым полям. Система электронного архива документов от ОСГ также может быть интегрирована с помощью API в приложения, где вы работаете каждый день, и доставлять скан-образы документов прямо в 1С, CRM или другие программы.

Организация электронного архива пошагово:

Как происходит создание электронного архива в ОСГ

Масштабы ОСГ позволяют оцифровывать до 1 миллиона документов ежедневно по всей России и предоставлять вам доступ к вашим документам быстро. Скорость и качество создания е-Архива возможны благодаря нашим знаниям, опыту и применяемым технологиям.

Современное оборудование

Оборудовали центры сканирования высокоскоростными сканерами промышленного масштаба, планшетными сканерами для сканирования сшитых документов, широкоформатными сканерами для технической документации, а также планетарными – для сканирования библиотечного фонда и ветхих книг.

Применение нано-технологий

Для быстрой и точной автоматической индексации применяем технологии по распознаванию скан-образов документов, обучаем нейросети типизации документов, применяем OCR и другие системы автоматического распознавания данных, линейных штрих-кодов и QR-кодов.

Абсолютная конфиденциальность

В процессе создания электронного архива документов специалисты по обработке документов не имеют доступа к полным данным. Когда необходимо применение ручной индексации, мы разрабатываем собственные приложения так, что сотрудники дата-центров видят только 1 поле для индексации, не имея полных данных документа.

Защита данных

Доступ в е-Архив обеспечивается с использованием протоколов шифрования просмотра данных, а сервера ОСГ находятся в защищённой от несанкционированного доступа сети, надёжно закрытой по периметру при помощи современных аппаратных средств и методов. Все данные, содержащиеся в е-Архиве хранятся на разных серверах, расположенных в разных дата-центрах и регулярно бэкапируются.

Видео про электронный архив документов (е-Архив) от ОСГ

ОСГ Рекордз Менеджмент создаёт электронные архивы документов методом оцифровки и индексирования документов. Посмотрите в видео, как мы создаём электронный архив.

Этапы создания электронного архива