В новом е-Архиве используйте функции, которые помогут вам работать быстрее и легче. Например, сканирование и сохранение документов сразу в е-Архив, индексирование полей кликом мыши по тексту отсканированного документа и многие другие.
Поиск любого документа в е-Архиве быстр: все необходимые данные для качественного обслуживания клиентов и эффективной работы с партнерами всегда под рукой. Через е-Архив можно оперативно получать согласования внутри компании и сразу же отсылать электронные документы контрагентам.
Электронный архив документов освобождает дорогое офисное пространство от бумаг и избавляет от необходимости управлять бумажными архивами. Рабочее время сотрудников используется эффективно, поиск любых документов занимает минуты. Доступ к единому архиву документов компании из любого филиала и представительства сокращает операционные расходы. Быстрое управление документами помогает исключить выплату пеней контрагентам и даже получить от них специальные условия.
Интерфейс е-Архива прост и интуитивно понятен, вы и ваши сотрудники можете приступить к работе в е-Архиве сразу – без специальной подготовки или обучения. Любые документы вы можете найти за минуту и прямо через е-Архив работать с ними: редактировать их, добавлять комментарии, выгружать на свой компьютер, пересылать и распечатывать, визировать и штамповать электронными печатями.
Все данные е-Архива хранятся на защищённых серверах ОСГ и всегда имеют резервную копию. Все сотрудники вашей компании получают авторизованный доступ к е-Архиву, с разными уровнями полномочий – для просмотра, редактирования, распечатки, пересылки и визирования документов. Уровень доступа сотрудников вы определяете самостоятельно, и с учётом своего опыта мы вам можем в этом помочь.
С е-Архивом все документы компании находятся в одном месте. Легко контролировать их наличие, движение и историю работы с ними. е-Архив позволяет даже отследить, какие сотрудники и в какое время просматривали или редактировали определённый документ. Это выводит операционный контроль работы компании на новый уровень.
ОСГ сканирует ваши документы и создаёт электронный архив, в котором вы легко сможете найти документ любой давности. Вы решаете где, когда, как и с какого устройства вы работаете с вашими документами, потому что мы обеспечим вам возможность работать в любом месте, в любое время, с любого устройства, сохраняя конфиденциальность!
е-Архив работает вместе с вами на достижение целей вашего бизнеса. Документы индексируются для быстрого поиска по нужным именно вам параметрам. Доступ к архиву регулируется в соответствии с задачами и полномочиями ваших сотрудников. Вы определяете, кто из ваших сотрудников к каким документам будет иметь доступ, и устанавливаете уровень доступа: от минимального – просмотра документа, – до полного доступа, включающего загрузку и удаление документов из е-Архива.
Наши возможности позволяют создавать е-Архив для любого объема документов. Сегодня ОСГ сканирует 2 млн. документов в день, и мы обладаем достаточными навыками и опытом, чтобы увеличить это число до любых объемов. 16 000 сотрудников разных компаний уже пользуются е-Архивом ОСГ. ОСГ хранит и обрабатывает более 10 млрд документов в 5 странах мира.
е-Архив — электронный архив документов
Только представьте — все ваши бумажные документы отсканированы и помещены в безопасную базу данных, доступ к которой предоставляется круглосуточно и постоянно. Это значит, что ваши сотрудники смогут найти, передать и обработать файлы одним щелчком мыши. Организация электронного архива помогает воплотить эти мечты в реальность, а благодаря «безбумажной» форме хранения в вашем офисе еще и освобождается много места. Хранение данных не традиционным, бумажным способом, а использование современных достижений, позволит вам максимально оптимизировать рабочий процесс.
Электронный архив документов для огромных архивов
Технические специалисты ОСГ упакуют и перевезут ваши документы в наш Центр Управления Данными. Мы используем высокоскоростные потоковые сканеры для создания цифровых копий любых документов. Данные индексируются и помещаются в ваши новые электронные базы данных с незамедлительным доступом к ним. Этот процесс занимает немного времени и доступен по цене даже для огромных архивов.
Простота использования системы электронного архива
Для работы с системой электронного архива вам не понадобится новое оборудование, программное обеспечение или дополнительное обучение персонала. Просто введите логин и пароль, и вы можете искать, извлекать, редактировать данные по своему усмотрению. Вы можете даже распечатать копии или отправить документы коллегам. (см. Интерфейс e-Архива)
Круглосуточный ежедневный доступ к документам из любого места
Доступ в электронный архив документов осуществляется через Интернет, поэтому ваш персонал получает полную свободу доступа к общим файлам из любого филиала офиса. Это также позволяет сотрудникам эффективно работать из дома или любого другого места.
Безопасность системы электронного архива
Предоставляя свои онлайн-сервисы, ОСГ использует те же технологии, что и банки, обеспечивая повышенную безопасность электронного архива своих документов. Сертификат SSL обеспечивает зашифрованную передачу данных. Кроме того, ваша база данных хранится на специальном сервере, расположенном в охраняемом Центре управления данными ОСГ. К нам обращаются клиенты практически из всех отраслей экономики, а уровень поддержки, предоставляемой компанией ОСГ, соответствует статусу лидера рынка.
Создание электронного архива не помешает вашей работе. В целях соблюдения законодательства вы можете пожелать оставить некоторые печатные оригиналы документов после их сканирования. Их также можно передать на безопасное хранение в ОСГ. Документы с вышедшим сроком хранения можно уничтожить, воспользовавшись услугой конфиденциального уничтожения ОСГ.
Как работает электронный архив документов
1.
Доступ к е-Архиву
е-Архив создаётся под запросы вашей организации. Мы понимаем специфику вашего бизнеса и знаем что вам нужно для эффективного управления вашей информацией. Оцениваем объём и типы ваших документов и даём советы: какие параметры стоит учесть при создании е-Архива для самого лёгкого, быстрого и удобного управления документами. Вы определяете поля документов для индексации и дальнейшего поиска документов, и уровень доступа ваших сотрудников к документам в е-Архиве.
2.
Сканирование документов
Ваши документы мы доставляем в один из наших центров сканирования. Инвестиции в мощное, профессиональное оборудование, позволяют нам обрабатывать и переводить в электронный вид миллионы документов ежедневно. Сегодня мы сканируем 2 млн страниц в день и можем увеличить это количество до любого нужного объема. Точность так же высока, как и скорость: только проверенные данные попадают в е-Архив, и вы работаете с документами легко!
3.
Индексирование и загрузка в е-Архив
После сканирования каждый документ индексируется, то есть описываются ключевые данные документа для его последующего быстрого поиска в е-Архиве. Например, дата, адрес офиса, департамент, ФИО клиента, номер договора и т.д. После индексации документ загружается в е-Архив. Данные документа могут быть считаны автоматически системой OCR (оптического распознавания данных). Если же нужная информация не может быть распознана автоматически, документы вручную индексируют сотрудники Центра ввода данных. То есть абсолютно любые документы могут стать частью е-Архива.
4.
Пользование Архивом
Как только документ загружен в е-Архив, ваши сотрудники могут работать с ним в соответствии со своим уровнем доступа: быстро находить, просматривать, сохранять на свой компьютер, распечатывать и пересылать. В е-Архиве заложен богатый функционал редактирования: можно выделять фрагменты, добавлять комментарии и метки.
е-Архив идеально подходит для быстрого согласования документов внутри компании: на электронном документе можно ставить штампы отделов и личные печати. При этом сохраняется вся история работы с документом и даже его просмотра.
5.
Добавление и удаление документов
Архив любой организации пополняется буквально каждый день. При надобности ваши сотрудники могут сами отсканировать документ, проиндексировать его и оперативно добавить в е-Архив. Сотрудники вашей компании с соответствующим уровнем доступа могут также удалять документы из е-Архива, если в них больше нет надобности.
6.
Хранение, возвращение или уничтожение оригиналов
После того, как бумажные оригиналы документов вашей организации отсканированы и загружены в е-Архив, мы переправляем их в соответствии с вашими указаниями: переносим на хранение в наши профессиональные архивные хранилища или возвращаем вам.
Полезные ссылки по услуге e-Архив
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.
