Зачем нужна оцифровка документов?
Важный шаг при оптимизации бизнес-процессов – оцифровка документов. Работа с бумажными документами замедляет работу вашего бизнеса, влечёт экономические потери и увеличивает риски нарушения конфиденциальности данных. Хватит скапливать документы на своём рабочем столе. Начните оцифровку информации через сканирование документов, индексирование и перевод бумажных документов в цифровые сразу после их создания.
ОСГ сканирует документы и создаёт электронный архив для компаний во многих городах России: Москва, Лобня, Барнаул, Владивосток, Волгоград, Воронеж, Домодедово, Екатеринбург, Иркутск, Казань, Калининград, Краснодар, Красноярск, Минеральные Воды, Нижний Новгород, Новосибирск, Омск, Пермь, Ростов-на-Дону, Самара, Санкт-Петербург, Саратов, Среднеуральск, Сургут, Томск, Тюмень, Уфа, Хабаровск, Челябинск.
Сокращение затрат
Оцифровка документов – это метод сократить расходы организации на оплате рабочего времени сотрудникам, которое они тратят на поиск бумажных документов, а также на аренде и обслуживании помещений, занимаемых бумажными документами. Сотрудники в своё рабочее время заняты основными бизнес-задачами, а освободившуюся площадь можно использовать более рационально или отказаться от неё вовсе.
Доступ из любого места
Когда документ сформирован в одном регионе страны, а необходимость в работе с ним возникает в другом, на помощь приходят услуги сканирования документов организации от ОСГ. ОСГ работает по всей России и может обеспечить сканирование документов сразу после их создания и предоставить доступ авторизованным лицам. Это обеспечивает быстрый доступ к документам всех участников процесса независимо от их местоположения.
Консолидация данных
Как правило, бумажные документы не нужны для работы физически, а нужны данные, расположенные на этих документах. Услуги по сканированию документов в ОСГ можно использовать отдельно для Ваших задач или в комплексе услуг ОСГ для создания электронного архива (е-Архива) документов, который можно подключить к вашим основным бизнес-приложениям, например, 1С, CRM и другие через API и работать с данными в одном ресурсе.
Современные технологии
Когда вы решаете произвести оцифровку документов, обратитесь в ОСГ. Центры ОСГ оснащены разноформатными сканерами и обеспечивают сканирование документов разных размеров и качества. После сканирования документов мы применяем OCR, самообучающиеся нейросети и другие алгоритмы для автоматического распознавания данных и создания е-Архива ваших документов.
Подготовка к оцифровке документов
Независимо от масштаба вашей задачи – скопировать данные отдельного департамента в электронный вид или организовать электронный архив для компании на федеральном уровне, мы поможем реализовать вашу цель.
В любом случае, сканирование документации пройдёт быстрее и дешевле, если предварительно подготовить документы к сканированию:
- определение параметров сканирования документов: цветность, разрешение, формат сохранения файлов
- определение полей индексирования для создания базы данных
- раскрепление документов, освобождение от скрепок и скоб (кроме сшитых документов), освобождение от файлов и папок
- штрихкодирование документов
- сканирование документов
Как эксперты в сканировании документов, мы предложим вам настройки сканирования и поможем выбрать поля для индексации, основываясь на ваших целях. Всю работу с документами – от снятия скрепок до сканирования документов и создания базы данных – мы возьмём на себя.
Как мы осуществляем сканирование документов
Уникальный подход
В процессе подготовки к оказанию услуги по сканированию документов мы вместе с вами выявляем типы документов к сканированию, устанавливаем требования к качеству и цветности скан-копий, и определяем данные, которые нужно проиндексировать. На основании полученной информации разработчики настраивают программные алгоритмы для сканирования конкретно ваших документов, что даёт вам высокое качество скан-копий документов и точность базы данных.
Профессиональное оборудование
Центры сканирования документов ОСГ, расположенные по всей России, оснащены разноформатным оборудованием для сканирования документов разного размера и качества – от копий анкет на оформление сим-карт, размера А6, до широкоформатных чертежей размера А0 и толстых сшивов книг. В день ОСГ может сканировать до 1 000 000 документов и предоставить защищённый доступ к данным через е-Архив.
Этапы услуги сканирования документов
Настройка сканирования документов
Подготовка документов к сканированию
