Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
Ретроспективная конверсия – сканирование больших объёмов бумажных носителей с использованием специального оборудования. ОСГ в день сканирует более 2 000 000 страниц, и ваш архив или даже библиотечный фонд мы переведём в электронный вид быстро.
Сканирование сшитых документов и книг – задача для профессионалов. ОСГ имеет знания, технологии и опыт, которые позволяют нам отсканировать ваш библиотечный фонд и документы быстро и качественно.
Опыт, знания и технологии позволяют нам осуществить для вас потоковое и полистное сканирование документов, сканирование чертежей размером шириной до 1189 мм, сканирование книг и ветхих документов.
Ретроконверсия документов и библиотечных фондов
Перевод в электронный вид большого количества текстовой документации, библиотечных и научно-исследовательских каталогов с помощью технологии «ретроконверсия» становится с каждым днем все актуальнее. Ретроконверсия или ретроспективная конверсия — это один из самых эффективных способов заполнения и создания электронного архива для вашей компании.
Ретроконверсия — это процесс преобразования информации, перевод документов из одной формы в другую, например, каталога в карточной форме — на микроносители, компакт-диски или в форму книжного издания. Ретроконверсия — это не обычная оцифровка документов, это поточное сканирование с использованием специального оборудования. Используя ретроконверсию документов, вы освобождаете себя от риска потерять документ и освобождаете сотрудников от его долгих поисков. Переведя архив в электронный вид, у вас появится возможность осуществлять поиск документов по любым ключевым параметрам за любую дату.
«Краткий словарь терминов по библиотековедению и информатике» дает следующее определение: «Ретроспективная конверсия — это конверсия записей из существующего каталога в машиночитаемую форму, а также процесс, с помощью которого библиотека приобретает копии существующих машиночитаемых записей для собственного использования». Объектом ретроконверсии является бумажный архив документов, а результатом ретроконверсии становится электронный архив документов.
Особо отметим, что ретроспективная конверсия не предполагает обязательного уничтожения прежних форм каталогов, поскольку они могут представлять собой важный архивный источник. В таком архиве содержатся ценнейшие документы, предоставляющие историческую значимость, поэтому компания ОСГ не рекомендует уничтожать документы после их перевода в электронный архив.
Преимущества ретроконверсии
Большой поток бумажных документов в организациях уже давно определил растущую потребность бизнеса в создании электронного архива документов. ОСГ предлагает эффективную, полную и качественную конверсию карточных и печатных каталогов, отражающих совокупный фонд российских библиотек. Создав е-Архив, электронный архив документов, с помощью ретроконверсии, заказчик получает быстрый и удобный способ работы с потоком документации. Ретроконверсия эффективна и актуальна, т.к. при применении этой технологии используется поточное сканирование, что существенно сокращает время работы с каждым документом.
e-Архив сокращает время сотрудников на выполнение задач, которые являются непрофильными — например, поиск документов. Электронный архив позволяет мгновенно находить информацию, сохраняя бесценное рабочее время, и освобождает дорогую офисную площадь.
Виды ретроконверсии
Своим клиентам компания ОСГ предлагает 3 варианта ретроконверсии документов и возможной обработки информации при переводе ее в электронный вид:
Имиджинг — это процесс получения изображения. В данном случае, это сканирование документов и информации и перевод каждого отсканированного документа в электронный вид, т.е. создание «образов». Документы хранятся в виде набора графических образов отсканированных страниц. Имиджинг не позволяет сканировать документы в высоком разрешении. Этот способ подойдет компаниям, желающим перевести большой архив бумажных документов — договоров, актов, заявок и тд., в электронный архив. Для организации доступа к документам в этом случае производится индексация документов по минимальному набору полей, идентифицирующих документ или даже группу документов. Имиджинг — самый простой и наименее затратный способ ретроконверсии документов.
Идентификационная конверсия (точная графическая ретроспективная конверсия) — перевод большого количества графических данных в электронный вид без потери в качестве. Если вам нужно перевести в электронный вид огромный массив информации, в который входят каталоги библиотек, музеев, научных центров, т.е. содержат кроме текстовой графическую информацию, способ «идентификационная конверсия» подойдет вам наибольшим образом. Качество документов, используя «идентификационную конверсию», повышается в несколько раз. Формирование базы данных в данном случае происходит на основе входных документов, после чего образы уже не нужны, а возможности поиска определяются программным обеспечением, работающим с базой данных. Данный вид идентификационной ретроконверсии документов осуществляется для более точного поиска документации.
Для организаций, в которых поток текстовой информации перемежается с графической, ОСГ предлагает индивидуальный вариант ретроспективной конверсии, при котором производится индексация полей для увеличения возможностей поиска. Результат поиска — просмотр имиджей. Остановив выбор на этом способе, вы получите возможность мгновенного доступа к текстовой и графической информации — в первом случае используя преимущества имиджинга, а во втором — идентификационной конверсии. Перед тем, как начать процесс создания е-Архива, определите концепцию вашего будущего электронного архива документов. Мы настоятельно рекомендуем обратить внимания на этот этап, поскольку смена целей, задач и методики достижения цели в процессе работы значительно усложнит работы и увеличит их время.
Этапы проведения ретроконверсии
Эксперты ОСГ тщательно изучают ваш бумажный архив на предмет определения технологических параметров: количество и номенклатура документов, качество бумаги, сложность структуры документов, их читаемость и т.д. На основе результатов экспертизы уточняется постановка задачи и определяются состав и характеристики этапов работ:
- Сканирование документов на специальных поточных сканерах компании ОСГ.
- Индексация документов по заданным параметрам.
- Приведение формата полученных данных к требованиям e-Архива / синхронизация обработанных данных.
Наши специалисты проведут анализ состояния ваших документов и предоставят вам полную информацию о необходимых работах и сроках исполнения. Вы можете быть уверены в высоком качестве предоставляемых услуг.
Ретроконверсия документов с компанией ОСГ — это прозрачный и надежный способ сохранения ценнейшей информации, а также экономия средств на хранение документов в собственных архивах.
ОСГ также предлагает уникальную возможность — осуществление работ на территории заказчика: ретроконверсия в библиотеке, в музее и т.д.
Как работает ретроконверсия документов и библиотечных фондов
Определите объём документов для оцифровки самостоятельно и оформите заказ на сканирование в ОСГ. Или обратитесь к нам за помощью, мы поможем вам выявить типы документов, которые нужно отсканировать для реализации ваших задач, увеличения продуктивности вашей работы и вашего успеха.
Сделайте заказ через Клиентский Портал, и мы приедем быстро, чтобы аккуратно доставить ваши документы в центр сканирования ОСГ. Мы обладаем собственным автопарком и способны вывезти для обработки и хранения любой объём документов, из любого города России и стран СНГ. Передайте на оцифровку и хранение документы и всех офисов, и филиалов вашей компании и получите преимущества профессионального управления документами.
Метод сканирования, применяемый к документам зависит от типа документов. При ретроконверсии мы построим наиболее эффективный процесс по подготовке документов к сканированию и их оцифровке. Для последующей загрузки документов в е-Архив и лёгкого поиска нужного документа внутри электронного архива, мы проиндексируем отсканированные документы по согласованным с вами полям: название документа или книги, дата составления документа, номер документа, тип документа, название контрагента или другое. Наслаждайтесь современностью вашей работы, применяя гениальные решения ОСГ Рекордз Менеджмент
