Ретроконверсия документов и библиотечных фондов
«Краткий словарь терминов по библиотековедению и информатике» дает следующее определение: «Ретроспективная конверсия — это конверсия записей из существующего каталога в машиночитаемую форму, а также процесс, с помощью которого библиотека приобретает копии существующих машиночитаемых записей для собственного использования». Объектом ретроконверсии является бумажный архив документов, а результатом ретроконверсии становится электронный архив документов.
Особо отметим, что ретроспективная конверсия не предполагает обязательного уничтожения прежних форм каталогов, поскольку они могут представлять собой важный архивный источник. В таком Архиве содержатся ценнейшие документы, предоставляющие историческую значимость, поэтому компания ОСГ не рекомендует уничтожать документы после их перевода в электронный архив.
Преимущества ретроконверсии
Большой поток бумажных документов в организациях уже давно определил растущую потребность бизнеса в создании электронного архива документов. ОСГ предлагает эффективную, полную и качественную конверсию карточных и печатных каталогов, отражающих совокупный фонд российских библиотек. Создав е-Архив, электронный архив документов, с помощью ретроконверсии, заказчик получает быстрый и удобный способ работы с потоком документации. Ретроконверсия эффективна и актуальна, т.к. при применении этой технологии используется поточное сканирование, что существенно сокращает время работы с каждым документом.
e-Архив сокращает время сотрудников на выполнение задач, которые являются непрофильными — например, поиск документов. Электронный архив позволяет мгновенно находить информацию, сохраняя бесценное рабочее время, и освобождает дорогую офисную площадь.
Виды ретроконверсии
Своим клиентам компания ОСГ предлагает 3 варианта ретроконверсии документов и возможной обработки информации при переводе ее в электронный вид:
- Имиджинг
Имиджинг — это процесс получения изображения. В данном случае, это сканирование документов и информации и перевод каждого отсканированного документа в электронный вид, т.е. создание «образов». Документы хранятся в виде набора графических образов отсканированных страниц. Имиджинг не позволяет сканировать документы в высоком разрешении. Этот способ подойдет компаниям, желающим перевести большой архив бумажных документов — договоров, актов, заявок и тд., в электронный архив.Для организации доступа к документам в этом случае производится индексация документов по минимальному набору полей, идентифицирующих документ или даже группу документов. Имиджинг — самый простой и наименее затратный способ ретроконверсии документов. - Идентификационная конверсия
Идентификационная конверсия (точная графическая ретроспективная конверсия) — перевод большого количества графических данных в электронный вид без потери в качестве.Если вам нужно перевести в электронный вид огромный массив информации, в который входят каталоги библиотек, музеев, научных центров, т.е. содержат кроме текстовой графическую информацию, способ «идентификационная конверсия» подойдет вам наибольшим образом. Качество документов, используя «идентификационную конверсию», повышается в несколько раз. Формирование базы данных в данном случае происходит на основе входных документов, после чего образы уже не нужны, а возможности поиска определяются программным обеспечением, работающим с базой данных. Данный вид идентификационной ретроконверсии документов осуществляется для более точного поиска документации. - Индивидуальный вариант
Для организаций, в которых поток текстовой информации перемежается с графической, ОСГ предлагает индивидуальный вариант ретроспективной конверсии, при котором производится индексация полей для увеличения возможностей поиска. Результат поиска — просмотр имиджей. Остановив выбор на этом способе, вы получите возможность мгновенного доступа к текстовой и графической информации — в первом случае используя преимущества имиджинга, а во втором — идентификационной конверсии.Перед тем, как начать процесс создания е-Архива, определите концепцию вашего будущего электронного архива документов. Мы настоятельно рекомендуем обратить внимания на этот этап, поскольку смена целей, задач и методики достижения цели в процессе работы значительно усложнит работы и увеличит их время.
Этапы проведения ретроконверсии
Эксперты ОСГ тщательно изучают ваш бумажный архив на предмет определения технологических параметров: количество и номенклатура документов, качество бумаги, сложность структуры документов, их читаемость и т.д. На основе результатов экспертизы уточняется постановка задачи и определяются состав и характеристики этапов работ:
- Сканирование документов на специальных поточных сканнерах компании ОСГ.
- Индексация документов по заданным параметрам.
- Приведение формата полученных данных к требованиям e-Архива / синхронизация обработанных данных.
Наши специалисты проведут анализ состояния ваших документов и предоставят вам полную информацию о необходимых работах и сроках исполнения. Вы можете быть уверены в высоком качестве предоставляемых услуг.
Ретроконверсия документов с компанией ОСГ — это прозрачный и надежный способ сохранения ценнейшей информации, а также экономия средств на хранение документов в собственных архивах.
ОСГ также предлагает уникальную возможность — осуществление работ на территории заказчика: ретроконверсия в библиотеке, в музее и т.д.