Зачем использовать конфиденциальное уничтожение документов
Существует ряд значимых причин, по которым следует обратить внимание на то, как вы организуете уничтожение документов вашей компании. Если ваши сотрудники до сих пор выбрасывают документы в мусорную корзину, вы подвергаете себя большому риску.
Законодательные требования
Государство требует охранять конфиденциальные данные тщательно, в т.ч. осуществлять конфиденциальное уничтожение документов, содержащих такие данные. Степень ответственности за неправильное уничтожение документов, варьируется от административной до уголовной. В ОСГ после уничтожения вы получаете акт об уничтожении документов.
Защита данных
Уничтожение документов в ОСГ осуществляется методом шредирования на 3м уровне секретности (фракции 4 мм × 6 см) и выше. В процессе шредирования измельчённая бумага перемешивается, что делает невозможным восстановление документов. Уничтожение документов в профессиональной архивной компании защищает вас от рисков обнародования данных.
Сохранение экологии
После шредирования документы отправляются на вторичную переработку, в результате которой полученный материал используется как вторсырье. Для производства товаров из вторсырья необходимо меньше ресурсов. Таким образом, заказывая уничтожение документов в ОСГ вы сохраняете деревья, воду и электроэнергию. По итогу уничтожения вы получаете эко-сертификат.
Экономия бюджета
Услуги по уничтожению документов включают в себя уничтожение документов дня и уничтожение архивных документов. Уничтожение архивных документов происходит по окончанию установленного законом срока хранения документов. Вовремя уничтожив архивные документы, вы перестаёте платить за хранение документов и сокращаете свои затраты.
Уровни секретности уничтожения документов
ОСГ Рекордз Менеджмент осуществляет услуги по конфиденциальному уничтожению документов, уничтожая документы до 3го уровня секретности включительно. Ознакомьтесь с возможными уровнями уничтожения документов в таблице:
| уровень секретности | ширина фрагментов, мм | длина фрагментов, мм | площадь фрагментов, мм² | для каких документов подходит | метод резки | кол-во фрагментов на выходе |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 уровень | 12 | - | 2000 |
|
продольный | 30 полос |
| 2 уровень | 6 | - | 800 |
|
продольный | 35 полос |
| 3 уровень | 4 | 80 | 320 |
|
продольный/перекрестный | 300 частей |
| 4 уровень | 2 | 15 | 30 |
|
перекрестный | 390 частей |
| 5 уровень | 0.8 | 12 | 10 |
|
перекрестный | 2000 частей |
Правила уничтожения документов
Уничтожение документов в компании должно осуществляться в соответствии с регламентом. Нельзя вывезти документы в складское помещение и забыть о них, выбросить, сжечь или просто уничтожить на офисном шредере, т.к. законом предусмотрена ответственность организации. Например, ст. 13.25 КоАП РФ налагает штраф на организацию от 200 до 300 тысяч рублей в случае, когда компания не может подтвердить факт уничтожения документа, запрашиваемого контролирующим органом.
Порядок уничтожения архивных документов
- Формирование экспертной комиссии
- Выделение дел к уничтожению
- Согласование списка документов на уничтожение
- Конфиденциальное уничтожение документов
- Составление акта об уничтожении документов
Этапы уничтожения документов в ОСГ
Выделение дел к уничтожению
Конфиденциальное уничтожение документов
