Уничтожение бухгалтерских документов

Конфиденциальное уничтожение бухгалтерских документов защищает ваши данные от возможности их использования мошенниками или конкурентами.
Зачастую утечка персональных данных вызывает катастрофические последствия для организации — защитите персональные данные своих клиентов и сотрудников в соответствии с законодательством РФ, используя услуги ОСГ.
Воспользуйтесь рядом услуг ОСГ по уничтожению документов для обеспечения максимальной безопасности ваших данных. Услуги по уничтожению в ОСГ гибко настраиваются, вам удобно использовать наши услуги конфиденциального уничтожения документов.
Для конфиденциального уничтожения всех документов мы предлагаем вам установить контейнеры с современным дизайном в разных частях вашего офиса. В эти контейнеры следует помещать все документы дня, не отправленные в архив.
Заполненные контейнеры с документами для конфиденциального уничтожения наши курьеры заменят на новые по вашей заявке через i-Архив уже на следующий день, или по заранее установленному вами графику.
Сократите расходы на содержание своего архива - ОСГ проведёт экспертизу ценностей документов вашего архива, в результате которой вы узнаете какие документы уже можно уничтожать. Любой объём документов мы уничтожим быстро и безвозвратно, наши технологии позволяют обеспечивать лучшие сроки и качество для вас.
ОСГ работает во всех городах России. Закажите услугу конфиденциального уничтожения в ОСГ и будьте уверены, что ваши данные защищены во всех ваших офисах и точках обслуживания клиентов.
Конфиденциальное уничтожение документов сохраняет деньги вашей организации. Вам больше не нужны офисные шредеры, расходы на содержание бумажных документов значительно сокращены, отсутствуют риски уплаты штрафов за неправильное уничтожение документов.
Шредированный материал отправляется на вторичную переработку. Уничтожая документы в ОСГ вы участвуете в программе социальных инициатив по сохранению экологии.

Уничтожение бухгалтерских документов

Ведение бухгалтерской документации — один из важнейших бизнес-процессов любой компании. Ежедневно в бухгалтерский отдел поступают документы самых разных типов. Но вопросы хранения и уничтожения документации не являются профильными для сотрудников бухгалтерии. Работа с архивом документов бухгалтерского отдела — отдельный, сложный пласт задач. Его масштаб обусловлен как объемом поступающей документации, так и требованиями законодательства относительно того, когда и как должно производиться уничтожение бухгалтерских документов.

Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения требует знания нормативно-правовых актов. Основная законодательная база о хранении и уничтожении бухгалтерских документов описывается двумя законодательными актами:

  • Федеральный закон N 129 "О бухгалтерском учете". Обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
  • "Налоговый кодекс Российской Федерации" предписывает налогоплательщикам в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.

Отдельный часто задаваемый вопрос — уничтожение первичных документов. Любая проводимая компанией операция сопровождается оправдательными документами, служащими для первичного учета при ведении бухгалтерии. Соответственно, объем такой документации очень велик и нарушение своевременного ее уничтожения – чревато созданием хаоса и перегрузкой бухгалтерского архива. Важно своевременно уничтожать всю первичную документацию с истекшим сроком хранения!

Опасность несвоевременного уничтожения бухгалтерских документов

Статья 120 «Налогового кодекса Российской Федерации» гласит, что отсутствие требуемых первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым налоговым правонарушением.

Государством не регламентированы максимальные сроки того, сколько должен храниться тот или документ. Оговариваются только минимальные сроки хранения. Окончательное же решение об уничтожении документов с истекшим сроком годности принимает руководство компании. Если бухгалтерский документ с истекшим сроком хранения еще может служить для подтверждения каких-либо финансовых операций, его удобно сохранить в i-Архиве. Таким образом документация гарантированно сохранится и будет в любой момент доступна для работы.

Аусторсинг при уничтожение бухгалтерского архива — часть комплексной программы ОСГ по работе с документацией структурных подразделений всех сфер бизнеса.

Важно помнить: бухгалтерская документация — это и документы в бумажном формате, и электронная база данных документов. Хранение такой документации в электронном формате регламентировано статьей 29 Федерального закона 402 «О бухгалтерском учете». «…средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз».

Уничтожение данных в электронном формате производится с применением спецсредств, обеспечивающих удаление данных с информационных носителей без возможности их восстановления.

Бухгалтерские и налоговые документы могут служить источником Персональных данных! В этом случае их хранение и уничтожение регламентировано требованиями законодательства по работе с Персональными данными. Уничтожение кадровых документов – сложный и многоступенчатый процесс, требующий высокой квалификации исполнителей.

Преимущества клиентов ОСГ при уничтожении бухгалтерской документации:

  • Сотрудники бухгалтерии освобождаются от непрофильной деятельности по обработке документации;
  • Исключен риск нарушения действующего законодательства, ошибочного уничтожения документов;
  • Оперативность обработки и уничтожения документов.

Как уничтожаются бухгалтерские документы

1.

Экспертиза ценностей документов
Закажите в ОСГ экспертизу ценностей документов своего архива. В ходе экспертизы архивисты ОСГ опишут ваши документы и сроки их хранения. Если вы проводите эту процедуру впервые - наверняка в вашем архиве есть документы, срок хранения которых уже истёк и их можно конфиденциально уничтожить. В результате экспертизы ценностей вам будет предоставлен список выделенных к уничтожению документов, которые вы можете конфиденциально уничтожить, или продолжать хранить в Архивах ОСГ, если считаете, что эти документы могут вам понадобиться.

2.

Уничтожение документов
Конфиденциальное уничтожение документов в центрах ОСГ осуществляется на промышленном шредере, с третьим уровнем секретности. Третий уровень секретности - уровень секретности уничтожения конфиденциальных документов. Уровни секретности четвёртый и пятый - для секретных и совершенно секретных документов. В ОСГ вы можете заказать любой уровень уничтожения документов независимо от типа уничтожаемых вами документов. По вашему желанию мы можем записать процесс уничтожения документов на видео, или обеспечить ваше посещение Центра уничтожения документов ОСГ в момент уничтожения документов вашей организации.

3.

Предоставление акта
Документы уничтожаются конфиденциально и безвозвратно. Чтобы подтвердить уничтожение документов фискальным органам ваша компания должна иметь акт об уничтожении документов, установленный Основными правилами работы архивов организаций. В противном случае государственные органы могут затребовать предоставление документа, уничтожение которого не подтверждено законодательно. В акте от ОСГ, который вы получаете после уничтожения документов, указаны дата, количество документов, и, по вашему желанию, описание уничтоженных документов. Если документы уничтожаются из Архива ОСГ, указаны номера штрихкодов архивных коробов.

4.

Обеспечение офиса
Установите в отделе бухгалтерии, кабинете руководителя, финансовом департаменте, а также возле принтеров контейнеры для конфиденциального уничтожения документов. Вся бумага, оставленная на принтере, документы не прошедшие согласование руководителя или требующие правки и перепечатывания документы следует отправлять в контейнер для конфиденциального уничтожения документов. Контейнеры опломбированы, документы опускаются в контейнер через узкую щель. Когда контейнеры близки к заполнению, закажите их замену в i-Архиве. Наши курьеры вывезут полные контейнеры на конфиденциальное уничтожение и на их место установят новые - пустые контейнеры.

5.

Получение сертификата экоменеджмента
Уничтожая документы конфиденциально в ОСГ вы участвуете в программе по сохранению экологии. Переработанный материал передаётся на вторичную переработку. Уничтожение документов в ОСГ - отличный способ для вас внести свой вклад в сохранение природы, а также возможность рассказать своим партнёрам и клиентам о том, что вы заботитесь об окружающей среде. Получите в ОСГ сертификат, подтверждающий, что вы уничтожаете документы в соответствии со стандартами экологического менеджмента ISO 14000, разместите его электронную версию у себя на сайте и бумажный сертификат на стене в переговорной или у ресепшена.

6.

Уничтожение документов из архива
После экспертизы ценностей документов те документы, которые подлежат дальнейшему хранению передайте в Архивы ОСГ. Мы сохраним ваши документы в течение всего срока обязательного хранения и дольше - если вы считаете, что документы пригодятся вам в будущем. Сроки уничтожения документов, выясненные в результате экспертизы ценностей документов, вносятся в описание, которое загружается в i-Архив. В i-Архиве вы видите описание ваших документов и можете заказывать уничтожение документов каждый год, срок хранения которых подошёл к концу, просто применив фильтр к полю с указанием срока хранения. Управлять документами с ОСГ - легко.
Сделать запрос сейчас

Полезные ссылки по уничтожению бухгалтерских документов

Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.

Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: 8 800 200 10 10

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
ОСГ Рекордз Менеджмент 8 800 200 10 10.