Получите консультацию ОСГ сегодня
Конфиденциальное уничтожение документов повышает уровень защиты данных и исключает риск выброса документов с конфиденциальными данными на свалку.
Применяя конфиденциальное уничтожение документов, вы соблюдаете требования законодательства о защите информации.
Уничтожение документов в ОСГ осуществляется методом шредирования, после чего документы отправляются на вторичную переработку.
Правила уничтожения документов
Уничтожение документов в компании должно осуществляться в соответствии с регламентом. Нельзя вывезти документы в складское помещение и забыть о них, выбросить, сжечь или просто уничтожить на офисном шредере, т.к. законом предусмотрена ответственность организации. Например, ст. 13.25 КоАП РФ налагает штраф на организацию от 200 до 300 тысяч рублей в случае, когда компания не может подтвердить факт уничтожения документа, запрашиваемого контролирующим органом.
Порядок уничтожения документов
- Формирование экспертной комиссии
- Выделение дел к уничтожению
- Согласование списка документов на уничтожение
- Конфиденциальное уничтожение документов
- Составление акта об уничтожении документов
Уровни секретности уничтожения документов
ОСГ Рекордз Менеджмент осуществляет услуги по конфиденциальному уничтожению документов, уничтожая документы до 3-го уровня секретности включительно. Ознакомьтесь с возможными уровнями уничтожения документов в таблице:
| Уровень секретности | Ширина фрагментов, мм | Длина, мм | Площадь, мм² | Для каких документов подходит | Метод резки | Кол-во фрагментов на выходе |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 уровень |
12 | - | 2 000 |
общая переписка; черновики без конфиденциальных данных; |
продольный | 30 полос |
| 2 уровень | 6 | - | 800 |
документы с общей информацией, без коммерческих данных |
продольный | 35 полос |
| 3 уровень | 4 | 80 | 320 |
коммерческие предложения; презентации; учётные документы; договоры; прайс-листы; |
продольный/перекрестный | 300 частей |
| 4 уровень | 2 | 15 | 30 |
документы со строго конфиденциальными данными; выписки из банков и т.п. |
перекрестный | 390 частей |
| 5 уровень | 0.8 | 12 | 10 |
подходит для уничтожения государственных документов с грифом "совершенно секретно" |
перекрестный |
2 000 частей |
Этапы уничтожения документов в ОСГ
- Выделение дел к уничтожению. Профессиональные архивисты изучают ваш Архив и составляют список документов, срок хранения которых истёк и их уже можно уничтожить. Вы утверждаете список полностью, либо оставляете часть документов, если они нужны вам для дальнейшей работы.
- Конфиденциальное уничтожение документов. Уничтожение документов в ОСГ происходит на промышленном шредере на 3-м уровне секретности и других. Фрагменты шредированной бумаги составляет 4 мм × 6 см.
- Вторичная переработка сырья. Шредированный материал отправляется на вторичную переработку. Каждые 60 кг уничтоженной бумаги сохраняют 1 дерево, 1800 литров воды и 120 кВт электроэнергии. По запросу вы получаете сертификат о сохранении экологии.
Полезные ссылки по конфиденциальному уничтожению документов
- Хранение документов в Москве
- Хранение документов в Санкт-Петербурге
- Обратитесь к специалисту ОСГ за консультацией
Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.
